论信息环境下纸质档案管理的创新探索

孙海刚

摘要：档案管理是一项重要的工作，其管理方式也在信息技术的推动作用下发生了改变和革新。在信息环境下，传统的纸质档案管理方式已经逐渐难以适用，而是需要将纸质档案与电子档案相互结合，积极认识到不同管理方式的优点，从而更好的管理纸质档案，使这项工作能适应信息化时代的发展。本文就信息环境下纸质档案管理的创新方法展开了一系列的探索。

关键词：信息环境;纸质档案管理;创新方法

当前，信息化和自动化成为了各行各业的发展新趋势，无纸化成为了档案管理的新方向。越来越多的档案存储和管理方式得到應用，都记载了社会经济发展的过程。尽管电子档案的应用得到普及，但是纸质档案是在特定时期的记录载体，具有不可忽视的价值，电子档案无法完全取代。在信息环境中，对纸质档案实施有效管理，融入更多创新理念具有重要的意义。

一、建立健全化的纸质档案管理制度

尽管随着社会的发展档案管理机制也不断革新，但是制度化、规范化以及标准化等原则仍然是档案管理的核心。档案管理制度能保障对其规范和标准得到落实，且应该具有较强的前瞻性[1]。首先，应该提升管理人员的信息化和现代化意识;其次，建立兼具前沿性和健全性的档案管理制度。档案的收集、留存以及管理应该形成体系，并对每个环节作出针对性规定，向相关人员落实责任。这样才能使档案管理人员在工作中有明确的依据。

二、提高档案管理人员的专业素质

电子档案的优势不容小觑，能使档案信息的使用者随时快速获取，这是传统纸质档案管理所无法实现的。当前，纸质档案管理面临着重大的挑战，其管理质量得不到提高[2]。这就使得提高档案管理人员的专业素质成为了一项重要工作。首先，应该将档案管理人员纳入到单位建设当中，为其提供专项经费，以对现代化档案管理模式实施革新，为纸质档案管理提供相应的基础设施条件。其次，明确档案管理工作的重心。安全和长久保存是纸质档案管理的一个重点，管理人员应该运用信息技术对纸质档案进行分类和加工，使其能更好发挥档案的利用率而服务为档案的使用者提供服务;最后，档案管理是历史的记录也是知识管理的一种形式。管理人员应该不断接受信息化和专业化方面的培训，提高自身的工作技能以及业务能力。

三、促进电子档案与纸质档案协同管理

将电子档案和纸质档案进行“双套制”管理具有非常重要的意义，不仅有利于提高档案的检索效率，还能将纸质档案的优势体现出来。运用信息技术对纸质档案进行管理能避免由于长期留存和借阅而出现的褪色、字迹模糊、缺损等问题。信息技术能对档案进行修复，使其检索更加便捷，还能使很多“孤本”能被更多人所使用[3]。在纸质档案的信息化管理水平得到提升的条件下，档案管理的开放程度得到提高，使得档案信息查询不再受到时间和地点的限制，避免由于原档案被多次传阅而造成的损坏，使纸质档案能更好的被保存下来。另外，将纸质档案以扫描的方式转化成电子档案可以实现对副本异地保存。即使发生意外，也能保证档案的完整性。将电子档案与纸质档案协同管理已经成为这项工作的发展趋势。运用信息技术可以将纸质档案的内容存储到云空间，使其得到“变身”，促进这项工作的信息化发展。“双套制”管理方式是一种电子和纸质档案共存的形式，有利于使纸质档案更好的留存下来。

四、合理运用纸质档案管理新技术

在信息化环境中，档案管理人员应该在落实管理规范的同时，严格执行相关的条例，重视运用新技术合理管理纸质档案。首先，相关人员应该对纸质档案管理技术发展和创新给予高度关注，掌握其动向，了解更多新理念和新技术;其次，侧重提高纸质档案管理质量和使用寿命。当前，可以将一些新技术实际应用于纸质档案管理工作当中：第一，OCR技术。利用云脉纸质文档在信息技术的支持裁剪、调亮纸质档案，以及进行一些其他处理。这样的方式能使纸质档案的内容得到识别后，对其进行编辑，纠正其中存在的一些错误;第二，RFID技术。也就是无线射频识别技术，以条码技术为基础的延伸技术。其构成元素包括读写器、电子标签、互联网。运用这种技术可以更加便捷的查找档案的目录，提高纸质档案管理工作的精准化程度;第三，纳米技术。这项技术的应用特点是能更加长久的保留纸质档案上的字迹，使档案管理环境中的空气质量得到提高，能利用信息技术控制和调节档案管理环境的温度和湿度。

五、结论

综上所述，信息化发展趋势为纸质档案管理工作提出了更多新思路。在这样的技术发展背景下，应该建立健全化的纸质档案管理制度;提高档案管理人员的专业素质;促进电子档案与纸质档案协同管理;合理运用纸质档案管理新技术。通过本文对信息环境下纸质档案管理的创新方法展开的一系列探索，希望能为促进档案管理工作得到发展提供一些参考。

参考文献：

[1]吴艳群.“互联网+”背景下事业单位档案信息化安全建设研究[J].传播力研究，2019，3 （35）：291.

[2]吕航.数字时代下会计档案管理体系构建研究[J].现代经济信息，2019 （22）：127-128.

[3]郭丽敏.提高档案管理科学化水平的路径选择[J].管理观察，2019 （32）：82-83.