简论企业档案管理风险防控

陈丽娟

摘要：在企业所进行的日常经营活动中，档案管理是其尤为关键的构成版块。可无论是在企业业务还是实体保管等方面，档案管理工作在开展的过程中均存在这样或那样的问题与风险。因此，需要在经营管理的过程中，提高对档案管理工作与管理风险防控的重视，通过有效可行的办法解决管理过程中存在的问题，增强档案安全程度，进而为企业持续发展提供强大信息支持。文章也会对档案管理风险的有关防控路径进行简要分析。

关键词：企业档案管理;风险;风险防控路径

在信息化技术高速发展的过程中，在企业管理活动中逐渐融入了数字化技术，而且该技术也广泛有效的应用在企业档案管理工作中。由此为企业未来的档案管理工作带去了全新的发展机遇，也有效防控了现阶段在企业档案管理工作中所面临的诸多风险。

一、为企业档案带去风险的主要原因分析

第一，没有完善与健全的档案管理方式及制度体系。现阶段，一些企业在档案管理工作上始终延续着以往的管理方式，并没有把现代化的管理技术融入其中，不仅让管理方式存在一定局限而且也跟不上发展形势。因为管理方式相对落后，使得企业部分档案的查找过程极其不便，一方面拉低工作实际效率，另一方面无法和他部门的工作相协调。就当下实际情况来讲，因为思想认知上存在误区并相对忽视档案管理的重要性，所以一些企业未能依据现实情况形成一套行之有效的档案管理制度，这就导致了档案管理部门及有关人员，在档案管理工作中具有很大的随意性，进而会导致很多问题的存在例如：未能及时整理档案、档案信息缺失或者遗失档案等问题[1]。所以，要想真正避免管理风险并提升其管理水平，就应该进一步完善相关制度体系，进而给规范有序的开展档案管理工作提供重要依据。

第二，档案管理人员没有正确的管理意识。如果要开发企业档案资源，就需要档案资料为其提供一定的参考价值，而且也是制定档案发展规划的关键依据。可是目前企业有关管理人员，还未清楚的认识到做好档案管理工作的重要性，规避档案管理风险对企业发展所发挥的重要作用，所以在企业档案部门所投入的资源相对较少。与此同时，部分档案工作人员没有正确的档案意识，进而无法确保档案资料的完整性以及真实性，很容易使得企业档案管理工作存在着不同程度的漏洞。

第三，未能配备先进的档案管理设施。企业档案管理设施在很大程度上影响着管理水平，可因为企业管理人员相对忽视档案管理，使得没有充足的资金投入。在档案管理设施上，因此呈现出明显的滞后性特别是在档案存储上，部分企业档案室不仅破旧而且室内环境并不适合档案资料的储存，很容易使得档案资料损坏而难以再次利用，或者档案室计算机硬件老化等。除此之外，部分管理人员缺少一定的安全意识，把档案资料和危险品一起放置，加上没有合适的防范设施，严重威胁着档案资料的存放安全。

二、简析防控企业档案管理风险的相关建议

（一）数字化安全管理技术

第一，身份认证以及访问把控技术。因为档案主体和档案客体之间的对应关系十分复杂，因此这一技术是解决这一问题的关键，一方面可以避免企业档案信息存在外泄风险，另一方面还可以避免档案收到外部入侵，在此基础上借助访问日志，能够动态监测网络活动。

第二，信息加密技術[2]。借助核心算法及密钥等方法可以给企业档案资源提供强大的保护，这一技术需要对企业的所有计算机与存储设备进行严格的安全认证，之后在端口上实现针对档案数据的技术“封锁”。在加密后，其中的密钥与核心算法在设备硬件中智能卡进行存放，防治被跟踪或是复制;而且加密之后的档案文件只有在企业内部环境中能够使用，要是脱离企业，只有得到管理人员的密钥不然绝对无法打开档案数据，这样可以对企业档案信息形成全面性保护。

（二）建立完善的档案管理制度

第一，企业应建立科学的权责制度，专门设立档案管理部门，而且要配置专业的管理人员;第二，制定档案管理的具体工作目标，将各部门自身的职责加以明显，从而更好的协调档案管理工作;第三，建立相应的档案工作规范制度，针对档案资料的收集、档案整理、档案存储以及借阅等相关流程都需要给予规定，并保证制度能够被落到实处，针对违反制度规定或是出现重大违规行为的人员应给予适当的惩罚，继而提升档案管理工作的总体效率将档案管理风险扼杀在摇篮。

（三）提高档案管理人员自身的安全意识

在进行企业档案管理工作的过程中，放在首要考虑地位的应是—安全因素。因此，可以在档案管理人员考核内容中加入安全性指标，无论是档案管理人员还是管理层均需要提高对档案管理的重视，有关档案管理人员也应该形成良好的管理风险测评意识，这样安全风险可以牢牢植根于每一位档案管理人员的内心，能够把安全问题放置于首位。针对行政管理人员、档案管理人员组织定期的培训，而且需要把防控管理风险与安全知识作为培训的核心内容，也可以选择具有针对性且典型的案例着重分析，在必要的时候进行安全应急演练，由此进一步提高相关工作人员的风险防控意识并增强其风险应急处理能力。

（四）企业档案应提高信息化水平

基于信息时代，以往的纸质档案已经逐渐过渡发展到电子档案形式，数字档案能够清楚的再现纸质档案，可是因为不同地区的信息化建设水平存在一定差异，这在很大程度上限制了企业数字档案建设的完善程度，不仅对企业档案管理作用的有效发挥造成影响而且也提高了风险程度，例如易受到黑客的恶意攻击等。要是能够提高硬件投资水平，将档案工作人员由繁杂的管理工作中抽离出来，一方面节约了一定的劳动资源，另一方面也避免人为因素给档案带去的风险，借助信息化技术也可以保护档案完整，与此同时也方便查询利用档案。

三、结束语

新时代背景下，企业在发展中会面对诸多挑战，因此提高企业档案管理水平加强风险防控能力关乎着企业发展。文中简要分析了档案管理的数字化技术、加强档案管理制度建设、提高企业档案信息化水平以及管理人员提高自身风险防控意识的防控路径，旨在为企业档案管理工作提供一定的参考性建议。

参考文献：

[1]王巍.论企业档案信息资源管理的风险及控制方法[J].办公自动化，2017，22 （17）：52-58.

[2]刘维红.简论企业档案管理风险防控[J].中小企业管理与科技（上旬刊），2019 （08）：53-54.