浅议办公室接待工作的细节管理

武庚昕

摘要：办公室接待看似简单，却也可能处处成为雷区。必须要以谨慎之心处理、关注、精雕细节，在细节的把握中提升工作水平。企业日常经营管理工作复杂，其中一项比较基础、重要的工作便是办公室管理工作。细节管理便是企业管理工作的发展方向，这有利于提高工作的效率，因此结合实际的情况，制定出合理的措施便能实现细节管理，因此在具体的实际工作中一定要努力仔细。企业实现办公细节管理是顺应当前形势的需要，可以提高员工工作效率，同时也能节约人力、物力成本，这样便能完善企业管理水平，不断提高企业综合实力。鉴于此，文章结合笔者多年工作经验，对办公室接待工作的细节管理提出了一些建议，仅供参考。

关键词：办公室;接待工作的细节;管理

所谓“天下大事，必作于细”，面对纷繁复杂的办公室管理工作，就亟须引入细节管理理念，以通过对规范化流程和细节的把握来将细节要求落实于各项工作中，并通过规章制度的完善来让细节管理意识深入人心，只有这样才能全面提高办公室管理的工作水平。

一、准确定位办公室接待工作管理范围

之所以办公室管理工作十分繁杂，其很大程度上是由综合类工作的性质所决定的，同时从现阶段各单位的实际情况可以看出，普遍存在办公室事务管理范围模糊的现象，因为并未明确划分办公室事务管理范围，造成办公室事务管理工作人员在开展工作的过程中对诸多工作范围之外的工作负责，从而严重影响了工作效率，并且还会导致工作缺乏秩序性，发生责任模糊的问题。就此现象，各单位必须引起高度重视，对工作范围予以明确，对办公室事务管理工作有全新认识，不任意安排工作。同时，还要立足于单位的实际情况对工作职责予以明确，做到人人都有事做，事事都有人管，将责任落实到具体人头上。此外，还要大力宣传，让单位所有人都能将办公室事务管理工的重要性充分认识到，以让所有人都积极配合办公室事务管理工作。

二、当前办公室管理出现的问题

（一）管理方式混乱

传统的办公室管理方法比较老旧，不能满足当前企业发展的需求。就这些工作而言，仍然存在不少的管理盲区，按照传统方法努力开展工作，依然不会收到特别理想的情况。为了解决这个问題，必须实行细节管理，这样便能促进量化管理，增添管理新方法。将细节管理引入办公室管理当中，很难从多种角度考虑到各方面的因素。为了推进办公管理流程，可以将和业务管理相结合，区别划分作风、考勤、监督等多种方法，弄清楚具体的工作内容。

（二）管理制度落后

为了顺应办公室接待工作的基本要求，必须完善合适的管理制度，便于办公工作的顺利进行，现阶段，我国企业办公室工作制度出现了不少问题。部分公司没有将办公室接待工作隔离开来，存在着责任不清、职责不明的现象，这便很难激发工作人员的工作热情，各种职能部门划分不明确，不同的部分也可能存在相同或类似的工作，一时之间不知道派给谁做比较合理。这肯定会影响办公的效果，影响其效率。管理制度因为不够精细、全面，没有考虑到公司的具体要求，可以根据公司的实际情况，针对各部门制定出不同的管理措施。就管理模式而言，整个管理制度无序混乱，绩效考核制度不够全面，没有完全按照能者多劳的原则实行，为了使工作权责分明、合理有序地开展，可以实现细节管理制度。

三、提高办公室接待工作的细节管理的有效措施

（一）做细做实接待工作，始终做到“五个一”

一是做好一桌土菜，挖掘地方特色菜，整合各种特色菜品资源，打造多层次地方特色菜谱。二是布置好一间客房，注重客房的文化内涵，尊重客人的个性化需求，体现驻点酒店的规范化服务。三是当好一个宣传员，积极推介本地文化特色，展示发展成就。四是规范每一次接待流程，都要规范接待流程。五是做好每一次工作总结，每次活动接待任务完成后，及时总结经验教训，提升综合水平。

（二）提升协调能力

办公室是一个需要高度协调的部门。一方面，办公室要协调好其他部门之间的工作，要发挥上传下达和彼此联系的功能，这就要求办公室人员能够积极地与其他部门的人员进行沟通。另一方面，办公室内人员彼此之间也需要协调合作，通过提升办公室人员的协调能力，从而相互帮助，彼此协作，才能够共同处理好工作中的问题，共同提升办公室工作效率。

（三）把握重大接待任务的主导权和主动权

一是统筹和协调，集中调度参与接待的各单位和部门的接待人员，科学分工，成立接待工作组，充分发挥接待的辅政作用。二是接待业务指导，对所有参与接待的工作人员进行接待业务指导，提升整体接待服务水平。

（四）富余

搞对接和服务，有可能要准备到2或3套方案，充分的准备才能有效应付各种状况。就像有时候安排车辆，在不确定的情况下，安排一个商务车，会比安排一个轿车更合适，因为，那两个多余的位置，说不准什么时候就会派上用场了。

四、结束语

综上所述，在目前的办公室接待工作的细节管理工作当中，细节管理有着十分重要的意义，通过精细管理能够给整个办公室的管理工作效率带来充分提升，并且也能够让整个办公室得到充分改变，给员工带来更多的优秀工作习惯，让办公室接待工作得到充分体现，提高整个办公室的管理品质。

参考文献：

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