大数据技术在事业单位档案管理中的应用探究

2019-10-19 06:30刘强
企业文化 2019年35期
关键词:大数据技术数据分析档案管理

刘强

摘要:随着时代的不断发展,大数据技术在越来越多的单位及事业团体大量应用,本文详细阐述了大数据技术对于当前档案管理中巨大应用,同时,对于技术的深入探索展开可行性分析,为从事在这一领域的相关人士一些帮助和见解。仅供参考。

关键词:档案管理;大数据技术;数据分析

信息技术带来的大数据时代,彻底颠覆了传统档案管理的形式和内容,同时,也引发了新的技术讨论和安全讨论,因此,新时代的档案管理对于事业单位提出了更好的要求和挑战,也成为了档案管理工作的重要议题。

一、大数据技术之构建云端储存,保障信息安全

档案管理最为重要的就是数据保存工作,因此,在大数据时代,如果建立足够规模的云端储存空间,不仅海量信息和内容都会被有效保护起来,同时,云端储存的建立,不仅为线下空间,也保障了数据信息的安全性。传统意义上的档案保存几乎都是纸质,这种传统保存方式,不仅随着时间的发展,会产生一定模糊和損失,同时,纸质材质容易腐烂、受潮、虫蚀等多种问题。而云端储存技术将更高效率、更高质量、更全面性替代传统档案储存方式。云端储存的空间更为广阔,形式更加保密,提取速度更为迅速,对于特定信息的提取和分析,不仅速度是常规提取速度的上百倍,同时,可以同时处理大量的提取任务和存储任务。云端储存的过程中,要强化硬件的保障工作,同时,要强化设备的配套升级内容,满足对于信息的处理和分析。尤其重要的是,云端储存和国家档案管理系统要实现同步更新,将信息予以双重保护。

二、强化数据分析,强化信息价值

作为事业单位,在面对大量的档案信息资源时,要同时、同步处理大量不同信息,另一方面,要科学分类、有序呈现,将所有得到的信息资源最大程度保存,并提交给内容需求者。同时,收集的海量信息,要集中分析,发掘其内在价值,凸显大数据技术在档案管理的应用。为了提升数据分析能力,提供多样化的信息服务内容,满足所有个性化的不同需求,因此,大数据技术的应用要不断深化和强化,进一步提升事业单位档案管理的总体效率。

大数据技术,要加强云端信息的分类和管理,要将所有档案管理信息,进行系统整理,同时在广度和深度上及时拓展数据的应用范围,及时升级管理系统,保障档案管理工作的总体质量,实现档案管理的稳定、良性发展。为了深化档案数据的有效价值,因此,可以将档案的相关内容设定一些关键词,例如职业特点或者学校名称,这些关键词可以提高信息的综合价值,在未来的某一天可以提高搜索速度和筛选速度。信息价值的重要性在互联网电商平台已经被完美应用,因此,作为档案管理单位也应该用相似的技术手段来提高信息的使用价值,同时,在某一类型的信息数据的记录过程中,利用大数据技术,可以集中处理某一类信息的具体操作,极大的体现了档案管理的最大价值和意义。

三、提升分类模式,加快搜索效率

档案管理的管理方式,总体上都是为了更好地实现需求者对于信息处理、检查索引、便捷查询。传统的档案管理模式,搜索模式极为复杂,并且,同类关键内容重发较多,筛查速度大大降低,耗时耗力,极为繁琐。大数据技术在档案管理工作中,分类进行储存,优化集中处理,提高搜索速度。充分利用大数据搜索云加速技术,将传统的搜索速度上百倍提升,同时,不仅是搜索速度的增加,还有存储速度的增加,因此,随着技术的不断升级,大数据的相应技术可以帮助档案管理方极大的便利和快捷。同时,随着影像技术的进步,不仅可以提高搜索速度,还能将什么时间记录?谁参与记录?什么地点进行记录等等一些类信息都可以被记录下来,不仅信息内容更加丰富,储存类型也多种形式。多元化的信息信息储存模式,可以增加有效内容的录入,对于未来某一类信息的进一步搜索,提供一些保障和帮助。在极为复杂的搜索内容,例如图文搜索,视频搜索等等都有巨大的帮助[1]。

四、大数据对于多元化信息记录更加全面化

当前的档案管理部门,很多保存的档案内容都是较为单一,或者内容偏向统一化,但是由于大数据技术的加入,可以将所有档案人员的影视资料通体记录,例如固定时间的视频内容,或者某一地点的通话内容,这些多元化信息可以极大地帮助信息收集方多元化的内容记录,另一方面,对于未来的搜索方,呈现的内容也更加真实和有效,同时,减少了档案错误或者人员顶替等事情的发生,进一步完善了档案内容的准确定和科学性,也在某一程度上,体现了大数据技术的对于档案管理的革命性改变和突破,虽然这些技术的应用具有一定的延迟性和适应性,但是只要随着时间的发展,大数据技术一定会为档案管理提供更大的价值和意义[2]。

五、结论

综上所述,大数据技术应用于档案管理中的过程虽然是一项持久、艰巨的长期任务,但是,这是时代的要求,也是社会发展的必然,通过深入了解档案管理的重要性,结合大数据技术,极大的帮助档案管理工作进一步深化。

参考文献:

[1]张姝倩.大数据技术在事业单位档案管理中的应用分析[J].黑河学刊,2020 (01):189-190.

[2]马晓娅.大数据技术在事业单位档案管理中的应用研究[J].时代经贸,2019 (18):50-51.

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