文书档案管理存在的问题及强化措施

2019-10-21 12:33杨阿娜
青年生活 2019年27期
关键词:文书档案管理强化措施

杨阿娜

摘要:现阶段,随着社会的发展,我国的科学技术的发展也有了很大的创新。文书档案管理工作在现代发展的进程中占据了重要的位置,自文书和档案管理工作进行合并之后,大大地提高了该部门的工作效率,同时一些问题也开始逐渐的显现出来,对今后文书档案管理工作的进行是一个很大的阻碍。在今后发展过程中要不断总结问题,分析出新的路径来解决这些暴露出来的问题,实现可持续化发展。

关键词:文书档案管理;存在的问题;强化措施

引言

当今社会,文书档案管理是一个企业建设与发展的核心,具有较强的技术性、服务性以及监督性。在实际生产管理中,所有企业发展都会涉及文书档案管理工作。该部分内容可以使企业单位的文书档案管理更加规范、科学。尤其是新时期发展背景下,文书档案管理不仅可以提高企业管理水平,同时现代化的管理手段也可以使企业档案管理更具合理性与时效性,是企业未来发展的重要条件。

1信息时代档案管理工作面临的新形势

毫无疑问,伴随信息化时代席卷全世界,随之而来的高科技、现代化信息技术掀起了文书档案管理工作的改革发展新浪潮。文书档案信息资源体量的剧增,信息资源的整合利用、各类电子文书档案管理系统的建立等,都标志着现代社会文化档案管理工作迎来了创新性的管理变革與技术进步。正可谓,机遇与挑战并存。信息化技术在为传统文书档案管理模式注入新活力的同时,也在不断颠覆传统管理的思维方式,这对新时期文书档案管理工作将是一项全新的挑战。

2问题研究

2.1领导重视程度不够

一段时间以来,部分单位对文书档案管理工作没有形成正确的认识。领导和管理员对文书档案管理工作不够重视。一些单位认为文书档案管理工作就是简单的整理文件,只要保证文件不丢就算完成工作了,并没有从信息分类、归档和提取的角度看待文书档案管理工作。正因为领导对文书档案管理工作重视程度不够,各部门在人员配备、经费投入等方面都很少,这不能满足新时代文书档案管理工作的需要。例如,在信息化时代,有些部门没有配备数字化档案管理设施和专业人员,致使文书档案的管理和查阅比较繁琐,一定程度上影响了文书的应用。

2.2文书和档案管理工作存在脱节之处

文书档案管理工作从结合成一个部门到现在的发展时间较短,但是发展的速度是很惊人的。但是虽然在现代化发展的进程中,文书档案管理工作的整体发展处于一个上升的趋势中,但是在发展的过程中还是会有一些细节之处是存在问题的。由于文书和档案管理工作长期有着自己固有的工作模式和工作态度,在相互融合的过程中就会出现一些冲突,虽然现在我们能够忽略这些细节方面的问题,但是在进一步发展的过程中就会演变成为大的问题,从而影响到文书档案管理工作的下一步的发展。

3优化措施分析

3.1加强配合,做好文书档案的对接

机关、团体和企事业单位的各个部门都会有很多文书,强化文书档案管理必须要加强各部门的协调配合,确保文书档案的收集和管理工作有序开展。1.文书档案管理员要积极主动收集文书档案。文书档案管理员要及时地收集整理各个部门的文书档案,避免遗漏或者丢失。2.各部门要配合文书档案管理工作。当一些文件审阅之后应自觉地将其送到档案管理室保存,以确保文书档案的完整。3.查阅人员要配合文书档案管理员的工作。文书档案管理有其规章制度。例如,在查阅文书档案时要登记,查阅人员就应该按要求登记,不得随意翻阅。再如有些文件不能带出档案管理室,这就要求查阅人员配合文书档案管理工作,不得强行带走文件,使文书档案管理工作在规范的制度下运行。

3.2更新管理系统重新制定管理细则

针对于管理系统方面的问题,要请专业化的人员来根据文书档案管理工作的内容来制定出相关的管理和办公系统,新的管理系统要具备一定的安全性和便捷性。这样定制化的工作系统能够大大提高工作效率。同时也提高了保密性,对于不同级别的档案采取分级权限的保护模式。使得文书档案管理更加正规化。对于职员管理细则方面要重新规定,将每一个职员的工作责任落到每一个人的身上,那么出现问题就能够第一时间找到负责人。这样一来每一名员工对于自己的工作内容就能够有一个更加清晰的了解。同时赏罚制度也要坚决的落实到实处,使得员工时刻处于一个良好的工作状态中。从而更好地来约束职员的工作行为,端正员工的工作态度。

3.3强化队伍,提升文书档案管理员素质

在新时期,强化文书档案管理工作必须要提升文书档案管理员的综合素质。1.要引进和选拔一批专业的档案管理人员。档案管理工作需要一定的专业知识和技能,各单位要通过选拔、人才引进等形式把档案管理专业的人才纳入档案管理工作中,打造一支专业素质过硬的文书档案管理队伍。2.要加强对档案管理人员的培训。在信息化时代,文书档案管理工作要适应时代发展变化,加强档案数字化建设,这对档案管理员提出了新的要求。所以,各部门要建立文书档案管理人员培训制度,定期组织文书档案管理员进行培训学习。通过外出学习交流和网络学习等形式使文书档案管理人员提高计算机运用能力和文书档案管理能力,从而发挥好文书档案管理工作的积极作用。

3.4科学严谨,确保文书档案信息化建设稳步推进

数字化和信息化,是信息时代档案管理工作面临的必然趋势。这也是文书档案管理从传统模式向智能化方向转型的必经阶段。近年来,云计算、人工智能、大数据、区块链等新兴技术对文书档案的信息化建设,将产生变革性的影响,要确保文书档案管理的稳步推进,必须要有科学严谨的意识,制定文书档案事业信息化发展建设规划,逐步实现OA办公自动化系统、电子政务等信息资源之间实现有效联接。

结语

综上所述,文书档案管理关乎一个企业的长远发展,为了使企业办公更加科学化、规范化、信息化,企业除了要提高自身管理意识之外,还要不断提高管理人员的综合素质,创新文书档案管理制度,加强现代化技术的运用,从而使文书档案管理更好地为企业发展服务。

参考文献

[1]罗文妍.做好文书档案管理工作之我见[J].黑龙江生态工程职业学院学报,2011(03).

[2]李军.加强企业文书档案信息化建设的若干思考及建议[J].中国管理信息化,2019(03).

[3]潘挺.浅谈办公室文书档案的管理及常见问题[J].办公室业务,2018(15).

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