办公自动化的影响研究

王辉

摘 要：计算机技术已应用于办公任务的自动化。虽然很多该技术的出发点可能不是提高现行办公程序的效率，但却改变了办公室工作方式。办公自动化的发展给公司和组织带来了许多问题。公司里的员工将如何学习该技术？它将如何影响传统意义上的办公室工作？它对个人有什么影响等等。本文从需求出发，讨论在推广和实施自动化办公系统时，可能潜在的积极和消极的影响。

关键词：办公自动化;办公系统;影响

一、总述

通常认为“办公自动化”一词指使用计算机和通信软件来管理办公环境，优化办公效率。自动化办公系统是指通过网络处理业务，文本，以及通信的结构化方法，该办公网络可能包括用于生成即时通信，电话会议，传真，电子文档系统以及公司对内部和外部的web系统。 在自动化办公室中，不仅办公工作的执行效率更高，而且办公工作的理念将会发生改变。办公自动化的最大潜力其实并不是所谓的改善办公环境，而在于管理效率的大大提升，企业或机构的管理人员可以大大增强对相关单位或组织的有效管理。

两个主要因素促使企业管理者考虑使用自动化办公系统。 首先是利用即时通讯，邮件，电子文档等工具提升办公效率，间接减少办公开支。比如在没有普及办公自动化的1975年到1985年十年间，虽然对办公室的投资费用翻了一番，但实际的办公效率却只提高了百分之四。据估计有多达95%的管理者将时间花在书面和口头交流上，这其实是可以通过办公自动化系统的普及而节省的开销[1]。……