探讨施工过程中工程档案动态及信息化管理

张小莉

摘要：工程项目大多具有投资规模大、建设周期长、影响因素多等特点，且一般具有隐蔽性，所以工程档案是记载工程施工全过程的一项重要内容，对工程质量的检查及是否规范就要通过档案来体现，这是评定工程质量、衡量施工单位管理水平的必要条件，也是对工程进行检查、维护、管理、使用、改造的重要依据。工程项目档案是工程建设的真实记录，贯穿于工程建设的全过程。一个工程项目档案的完整与质量的好坏，直接影响到工程项目的好坏。因此本文探讨的目的是如何在施工过程中建立工程项目的动态管理及实现信息化，以此提高档案管理质量，实现档案资源的合理利用。

关键词：工程项目；档案；动态管理；信息化管理

一、施工过程中建立工程档案动态管理的重要性

工程建设主要分为准备阶段、施工阶段、竣工验收阶段。为了确保工程档案的完整性、系统性和准确性，做好档案的资料收集，档案人应事先介入、控制为主，全程参与，形成一条纵向管理链。做到项目档案管理和项目动态管理同步推进，应做好以下几点。

1、工程建设前期阶段做好档案法规的宣传和档案管理制度的建立

为了改变项目档案收集难的状况，自工程立项开始，就要大力宣传并严格执行《中华人民共和国档案法》、《城市建设档案管理规定》、《建设工程质量管理条例》等法规，让其深入人心，逐步变成大家的自觉行动。同时，大力组织档案业务培训，制定项目档案工作的初步计划，建立项目档案管理的各项规章制度、标准和规范。结合实际，制定项目文件的管理细则，逐步建立一套能够基本保证项目档案收集的管理制度和方法，并在具体实践中不断完善。建立工程项目台帐，举办在建工程项目档案员学习班，提出档案的建档、归档的规范、流程和管理程序的具体要求，对工程档案资料实行集中统一管理。

2、工程建设施工阶段要做好现场业务指导和执法检查，保证档案的真實和规范。

档案业务指导部门在工程项目施工过程中，要做到全员参与、跟踪服务，定期深入工地。建立覆盖全项目的档案管理网络，对各工程项目档案管理工作进行跟踪指导、协调、督促检查，发现问题及时解决。建立有效的信息平台，不断交流、反馈问题，及时录入系统和技术资料问题库，实现项目资料信息内部共享。定期为在建工程开展上门服务，进行档案业务指导工作。保证整个工程项目档案的收集、整理、立卷、归档进度与工程建设同步，避免因工程变更造成档案的疏漏和混乱。

3、工程项目档案管理难点分析

工程项目档案的动态管理是一项复杂的、巨大的系统工程，而档案资料的系统性、成套性又是做好工程项目档案的基础。因此，工程项目档案管理的难点主要在于档案资料的收集。但由于工程项目的规模大及其复杂性，加之施工单位多元化，档案管理大多呈现事后管理，导致项目的档案文件收集不全、内容失真或保管不善。加之档案管理工作前期投入不足，信息技术应用、网络管理系统的建设还未普及，档案整理严重滞后，档案管理工作信息化建设缓慢，不仅造成工程文件不准确、不齐全、不规范，而且阻碍了档案信息化的开发利用。

二、利用建立信息化管理来强化工程项目档案的动态管理

通过信息化管理，掌握工程项目档案工作的现状，健全各项规章制度，使档案管理制度化、规范化和标准化。主要体现在三个方面：

1、正确认识档案信息化建设

档案信息化建设改变了传统档案管理方式，是对档案管理服务理念的变革，我们应正确的认识信息技术对档案管理的影响，信息技术对档案管理的影响主要体现在三方面：一、利用信息技术实现档案管理的信息化，能够提高单个部门的职能效率；二、实现档案信息化的管理能够方便档案的管理与查阅，有效提高个人的工作效率，并为民众提供方便；三、有利于实现档案资源的共享，提升组织效率。因此，对档案信息化管理的正确认识是档案管理高效率的重要因素之一。

2、运用信息资源要有正确观念

传统档案管理理念认为，档案管理的目的就是将档案入馆，较好的长期的保存下来，以便以后的查阅。而现代信息化档案管理的核心是实现资源的共享，更好地利用档案资源以服务大众为主要目的，提高档案资源的利用率，发挥档案资源更大的作用与价值。

3、加强档案信息化管理的几点建议

（1）加强电子文件的管理

随着计算机档案网络的建立，越来越多的重要文件以电子文件形式存在。实现档案信息的价值最大化。因此，加强电子文件的管理十分重要，需要做到以下几点：一、建立管理电子信息与维护档案资源网络的技术部门，保证电子文件归档制度化、专业化，从而增强电子文件的管理能力；二、做好电子文件的相关处理工作，在电子文件管理过程中，管理人员需要及时进行电子档案的接收、处理、保存等工作，保证电子文件管理的有效性；三、解决好电子文件的保存问题，电子文件的形成时间短，能否长期储存缺乏验证，因此在电子文件管理过程中需要解决好电子文件的保存、备份问题，避免出现档案信息丢失的情况。

（2）建立网络档案

建立网络档案能够有效提高档案管理的效率，并具有较好效果，建立网络档案需要做到以下两点：一、建立档案网站，发挥网站的优势，通过建立内部服务网站以及公众服务平台，提高档案管理的服务功能，使网络档案成为档案信息服务的平台，大力宣传网络档案信息，实现档案信息的合理利用；二是采购必要的硬件设备，硬件设备是提高档案管理能力的基础，信息化的档案管理离不开计算机设备的支持，必要的硬件设备是保证网络档案信息交换，共享的基础条件。研究表明建立网络档案有助于提高档案管理的安全性与可靠性，具有重要的价值。

（3）提高信息化管理手段

提高信息化管理手段是提高档案管理效率的有效方法，提高信息化管理手段，建立健全管理制度，依照档案管理的规章制度实施档案管理，做到有章可循，依照工作重点提供和组织信息，从而达到提高信息化管理的目的。这些控制措施的实行，不仅仅是技术层面的问题，更重要的是观念问题，档案部门应努力沟通，做好宣传推动工作。

综上所述，通过对工程项目档案动态及信息化的管理，实现了工程项目档案与建设项目管理的紧密联系。不仅简化了工程项目档案资料的收集工作，提高了工作效率和档案的质量，而且有效地实现了对工程项目建设的控制和服务。保证了项目档案内容与其记录的项目业务的一致性，动态及信息化的管理方式不但能适应档案内容不断变化的要求，而且能够反映项目规划审批管理的最新状况，提供及时、有效的档案服务。

参考文献：

[1]张玉洁.信息化工程管理档案管理方法研究【J】.江西建材，2016（22）284+290.

[2]欧阳剑.刍议建筑安装工程档案信息化管理现状与优化控制[J].中国管理信息化，2017（05）189-190.

（作者单位：中铁二十二局集体第二工程有限公司）