关于如何做好公路工程档案管理工作的讨论

徐东 伊鹏翀

摘要：公路工程档案是公路规划、建设、管理活动中形成的具有保存价值的文字材料、图纸照片、声像制品等档案资料，它们是公路工程建设的真实记录，是记载公路建设事业发展的宝贵资料，是反映公路工程质量和解决合同纠纷的必要依据，其重要性不言而喻。做好公路工程档案管理工作是公路管理工作的一项重要内容，采取各种有效措施把公路工程档案管理工作做好，对公路长远的规划和完善公路工程项目管理都具有十分重要的作用。基于此，本文就如何做好公路工程档案管理工作展开了讨论。

关键词：做好；公路工程；档案管理

1公路工程档案对于公路工程的重要性

当前公路工程建设对于地方经济的发展有着重要的影响，而建立健全一套全面的公路工程档案，对于公路工程的科学化管理也有着重要的意义。公路工程档案中包含了公路工程建设过程中一些重要的技术资料以及工程施工的整个过程，它是日后对公路施工质量进行评价以及公路改建、扩建、维护等工作的重要依据，不仅关系着公路的日常管理维护，还涉及到相关科技资料的保管，因此相关部门应该重视对公路工程档案的管理工作。

2公路工程档案管理中存在的问题

2.1薄弱的档案管理意识

（1）忽视档案管理工作的重要性，很多单位都只注重工程建设的进度、质量与资金投入等，认为档案工作不会带来直接经济效益，故而重视程度不高。即使个别单位有专门的档案管理机构，但是未能在实际工作中落实，如同虚设，整体上表现为说起来重要，干起来次要，忙起来不要的局面。（2）缺少完善的体制机制，激励保障措施不到位，很难将档案管理人员的主动性与积极性有效调动起来，导致档案管理人员工作整体效率不高。（3）忽视对档案管理工作的学习与宣传，大多数工程技术人员不能正确认识档案工作，认为档案管理工作有专人负责，与自己不相干，从而导致档案管理脱节于工程项目。

2.2未能严格落实规章制度

（1）受到经费、人员等众多因素影响，很多公路工程单位缺乏专门的档案管理部门，也未能安排专职档案人员，并且也没有建设专门的档案管理设施与场地，导致很难保证档案的安全与质量。（2）缺乏健全的制度，档案缺乏规范的操作流程与管理方法。主管单位档案管理部分未认真履行指导、检查和监督的职责，造成档案资料与工程验收要求不符。比如因为工程技术人员的频繁流动，工程档案资料没有第一时间归档，从而对工程档案真实性造成严重影响。

2.3档案人员素质急需提高

从具体工作中可知，公路工程档案管理对人员要求比较高。在公路工程建设时，经常会涉及到填写施工技术表格、整理竣工图纸、归档往来文件、对资料进行专业分类组卷等工作，这要求公路工程檔案人员不仅要掌握工程专业技术，还要提高档案业务技能。但是，现阶段符合公路工程档案管理要求的人才十分匮乏。因此，需要不断提升档案人员的综合素质。

3做好公路工程档案管理的对策

3.1从思想上加强对公路工程档案管理工作的重视程度

在现在的公路工程建设过程中，对档案管理工作的不重视现象普遍存在，很多工程都是在工程即将完工时才开始档案相关工作的整理，这种应付差事的现象使得档案的整理变得更加困难。造成这种现象出现的主要原因就是，相关的工程管理部门对于档案管理的重视程度不够。档案整理工作往往比较琐碎，而且并不能给施工企业带来现实的经济效益，而且在施工现场施工人员的主要精力都放在了工程上，即使对档案资料进行整理，也往往是马马虎虎，资料的完整性较差，因此，相关的部门应该定期对档案资料进行检查，提高施工人员对档案整理的重视程度，避免档案整理工作的长期积累现象。如果有必要的话，可以采取强制的办法如计量支付挂钩的方法，来提高档案管理工作的正常开展。此外，相关的管理部门和人员还应该重视对施工企业相关人员的档案知识输送，提高他们的法制观念。

3.2创新体制机制

（1）规范工作标准。交通部根据公路工程项目特点与档案管理要求，制定了公路工程竣工文件材料立卷归档管理办法，全面系统地对公路工程档案工作职责、文件材料收集、竣工文件整理、文件管理移交等作出规定，是公路工程档案管理的统一工作标准。在实际工作中，必须将该办法落到实处，从细节处入手，突出重点，有序实施，让公路工程档案管理工程更加科学、标准与规范。（2）加强检查指导。建设单位档案部门是公路工程档案的主管部门，应承担其相应责任，做好对建设、施工等单位档案工作的指导工作。可以建立档案管理台账，及时了解档案管理动态信息，并到工程现场开展指导工作，妥善解决档案管理总存在的问题。另外，要分清重点环节与薄弱环节，细致开展各阶段验收检查工作。档案人员要积极参与工程调度会、技术研讨会和设计交底会，准确掌握工程整体进度，提高档案工程的实效性。

3.3利用先进技术手段，加快公路工程档案管理现代化步伐

现代信息技术的出现和普及给公路工程档案管理工作带来了深刻的影响，传统的公路工程档案保存及管理技术正面临着越来越大的挑战。在信息技术应用日益普及的今天，利用全新的信息技术去研究和探索公路工程档案管理的新理念、新方法正逐步被人们所重视。各级公路工程档案部门积极开展了档案管理现代化的相关工作，计算机、扫描仪、管理软件等现代化手段在公路工程档案管理工作中得到了大量应用，使文档管理实现了现代化。这种现代办公系统使用方便快捷，避免了原始书面材料的易丢失损毁等缺点，大大提高了工作效率。

3.4不断加强学习，提高公路工程档案管理人员的素质

提高公路工程档案管理人员各方面素质是做好公路工程档案管理工作的前提条件。公路工程档案管理部门应重视公路工程档案管理人员的培养，加强培训，不断提高公路工程档案管理人员的素质和能力。不仅要对档案专业知识进行学习，还要学习工程建设专业各项技术知识，而且要认真学习领会各级主管部门制定的各项关于公路工程档案的法规，如档案法及其档案法实施办法、国家重点建设项目档案验收规范、公路工程竣工文件材料立卷归档管理办法等，同时更要掌握管理公路工程档案所需要的相关知识和计算机管理档案的技能，使公路工程档案管理人员能切实保证公路工程档案的完整、准确、系统以及安全保管和有效利用，更好地为公路工程建设服务。

4结束语

总的来说，做好公路工程档案管理工作意义重大，加强对公路工程档案的利用与管理，有利于进一步促进公路工程建设事业的发展。因此，身为档案管理人员，要始终保持认真踏实、爱岗敬业的精神，认真做好公路工程档案管理中的各项工作，为工程建设管理提供优质高效的服务，从而创造出更大的社会与经济效益。

参考文献：

[1]新时期公路工程档案管理的探讨[J].林涛.四川水泥.2017（08）.

[2]浅谈公路工程档案管理中的几个重要环节[J].高灵芝.办公室业务.2014（17）.

（作者单位：兴安盟鼎诚路桥有限公司）