关于水利工程档案信息化管理中存在的问题和思考

钱俊惠

摘 要：随着信息技术的不断发展，在档案管理工作中引入信息化技术使得档案管理越来越科学高效，可以说档案信息化建设是未来档案管理的发展趋势，也是档案管理工作适应现代社会发展的必然结果。

关键词：水利刚才；档案；信息化；

目前我国的水利工程档案管理信息化建设也在逐步完善， 但为此所做出的投入也很有限，尤其是一些基层档案管理工作人员所做出的信息化管理仅仅是将计算机与网络结合， 保存水利工程数据等相关信息资料，水利工程档案的信息化管理效果还不能满足需求。

一、目前水利工程档案信息化管理的现状和问题

一般来说，在水利工程建设中，随着工程的可行性研究、设计修改、建设施工、竣工验收、投入使用等阶段工作的进行，参与其中的单位较多、层级复杂，在管理层面上形成了许多具有保存价值的记录文件，其表现形式多样，是水利工程建设和管理的一项重要工作。而随着科技的不断发展和工程建设中的不断创新要求，网络信息技术已在工程建设的各项管理工作中大量使用，很多单位的档案资料都是在档案管理系统中进行传输和保存、利用，不再简单地依赖书面传送方式。

然而在目前来看，还有许多水利工程的档案信息化管理工作因各种原因无法顺应这一改变。比如有些工程的建设单位能够利用较为先进的档案信息化管理系统进行高效的档案信息管理，而其他参建单位因环境条件或管理人员短缺等各种原因不便或不能及时使用网络办公系统，那么势必影响到整个档案信息化管理系统的完整性和及时性。

二、做好工程档案信息化管理工作的几点建议

（一）工程档案信息化管理要投入完备的软硬件设施。

一套档案信息化系统需要由路由器、服务器、存储器、交换机、计算机，以及信息安全系统数据库管理系统、操作系统等软硬件基础设施组成，只有构建现代化计算机网络系统，才能使得档案信息化管理的整体效率发挥出来，同时需要选择安全、适用、先进的档案管理系统软件，这是档案信息资源充分应用和档案信息网络形成的技术基础。

（二）要及时做好工程档案信息资源的收集及录入工作。

为了确保工程档案资料收集的完整性，工程管理人员必须掌握水利工程建设整个环节和具体情况，将建立的具体档案资料和资料的数量、内容进行真实、全面记载，认真核对收集的档案资料，进一步完善档案资料。对工期较短的水利工程，采取追踪收集的方法，对建设期较长的工程采用分阶段收集的方法，对施工单位采取强制性收集方法，对已收集整理好的纸质档案及时进行数字化加工，及时录入档案管理系统，并做好系统数据的备份工作。

（三）要确保工程档案资料信息的完整性。

水利工程档案管理要与工程建设同步进行。工程档案需要系统、准确、完善，并确保书面整洁、装订有序、移交审核手续齐全，照片、图片、视频等需要按人物、地点、事由等六要素进行附加说明；竣工图需要真实反映实际情况，图物相符，做好交接验收记录、检测记录、施工记录和签证，并加盖竣工图章；施工过程中的照片、图片、录像、录音等材料，以及施工过程中的重大事故、事件等，必须附加相关文字进行阐述，并完善档案资料情况登记表。

（四）要确保工程档案信息化的规范和标准化。

构建档案管理网络，首先要确保管理标准化、规范化。加强工程档案工作的集中统一管理是水利工程档案规范、完整、齐全的基础。档案管理工作必须由主要领导组织，专职档案管理人员具体负责，构建上有源头可抓、下游实处可落实的管理模式。在制度建设方面，严格执行岗位管理责任制和档案管理专项制度，相关部门相互协作，各尽其职，确保文件资料在建设过程中不流失、不遗漏，促使档案管理工作更加标准化、规范化、系统化。

（五）要提高档案管理人员的专业素质。

对于档案信息化管理，管理员的能力和素质在一定程度上会影响到档案管理的质量，因此需要对各级档案资料人员进行定期培训，提高其管理水平。档案的信息化管理不仅仅是在網络办公系统上的操作，同时也考验操作者细心和耐心，对于工程建设档案来说，更需要管理员更多地学习和了解工程建设基础知识，以便于更好地进行档案信息化管理工作。

随着科技信息技术的不断提高，水利工程档案的信息化建设将成为工程建设的一项重要工作，也是推动水利工程健康发展的必然方向。目前我国水利工程档案信息化管理虽然取得了一定的成效，但仍然存在一定的问题，需要我们深入分析，找出针对性、有效的解决措施，以确保工程档案资料的完整性和连续性，更好地为水利工程建设服务。

参考文献：

[1]彭柳.档案信息化建设与档案管理的几点思考[J].城建档案，2017（01）：17-18.

[2]王惠萍.关于档案管理信息化建设若干问题的思考[J].办公室业务，2017（20）：83