简析企业公文管理信息化建设的有效路径

刘冰

摘要：公文管理是企业或事业单位维持正常运转所不可缺少的一项重要工作，完善合理又高效的公文管理系统能够有效提升单位的整体工作效率。当今社会正处于互联网和信息技术飞速发展的时代，将先进的信息技术与公文管理结合起来，能够大幅提升公文管理与处理的效率，公文管理实现信息化也是符合时代发展潮流的选择。本文将分析公文管理信息化的主要内容、特点和具体的实施路径，希望能够为有关探讨公文管理信息化建设的实践与研究提供一些帮助。

关键词：公文管理；信息化；路径

随着社会经济、政治和文化建设的发展，大量的行政管理、企业管理工作不断产生，其中为了各项事业顺利进行，公文管理是不容忽视的。公文管理工作主要强调两个方面，一是质量，二是效率。对于各行业的企事业单位，公文管理工作都是确保公司只能顺利履行的重要工具。过去我国大部分公司采用的公文处理方式都是传统的手工管理，鉴于公文管理工作的复杂繁琐性和特殊重要性，建立一个规范化的公文管理处理系统是势在必行的。自从上世纪80年代以来，互联网信息技术的发展与推广为各行各业都带来了机遇，因此利用信息技术建立的公文管理系统是处理大量繁复的公文工作的重要助力，有效促进我国公文管理工作更加制度化、高效化和规范化。

一、公文管理信息化建设的基本内涵

公文管理信息化建设，顾名思义即运用信息化的手段改变原有的管理模式，推动公文管理从传统纸质化、手工化管理向信息化、数字化方向转变，提高公文管理的精确化水平，为公文管理工作注入新的活力。要想促进公文管理的信息化建设，一定要提前做好准备工作，包括完成公文管理的基础设施建设，保证人力物力资源充足、还有信息资源建设，收集和整理已有的全部公文文档，具备相关的应用系统建设，还必须制定相应的标准规范，组织优秀的人才队伍等[1]。

公文管理信息化建设的首要目标是实现公文管理数字化、网络化，减轻人工压力、减少失误率；二是实现公文管理各个流程的一体化建设；三是实现公文管理工作中的信息共享，提高工作效率；四是摆脱传统管理模式，采用更为便捷的信息化管理，激发公文管理工作的潜力。

二、公文管理信息化的特点与优势

（一）增强功能实用性

公文管理工作的信息化建设必须基于实际要求不可盲目跟从，而是在符合本单位办公需求的基础上，这样才能发挥信息管理系统的优势。实现公文管理工作的信息化建设，能够使办公功能得到进一步的扩展，提升工作人员的办公效率与质量。成熟的公文信息化管理系统可以涉及所有的办公部门和办公环节，将各个部门与办公环节有机地结合起来，将公文管理的办公职能最大化發挥出来。

（二）操作方便

公文管理信息化建设的目标之一就是取代传统的手工管理模式，减轻工作人员的工作压力。因此在操作方面，信息化系统为了使人易学入门，不因技术操作问题而造成使用困难，选择以语言开发系统为基础，追求高效、清晰、明白，不仅能够最大程度上保证信息安全，还实现了信息资源共享。公文管理信息化系统能够沟通一个公司的各个办公部门与环节，可以整合单位内大量的公文信息资源，同时应用光纤专线接入的方式上传至系统，工作人员可以随时查阅已有的信息资源。

（三）统一管理

实行公文管理信息化建设能够统一管理公文信息文档，并且在扩展和维护公文文档方面更加便捷。公文信息化系统可以通过建立起专业的用户使用界面，满足工作人员的管理需求，整合公司的公文文档信息，提升公文管理的效率和质量。同时，公文管理信息化系统还在扩展公文功能方面有较大优势，比如可以和公司内部其他业务环节结合起来，将公司市场运营、软件维护、业务扩展、产品开发融为一体，有助于企业整体的经营管理与发展。

三、公文信息化建设的有效路径

（一）设备现代化

实现企业公文信息化建设的首要任务是保证企业的管理设备实现现代化，只有硬件实力有保证，才能进一步追求软实力的提升。现代化设备的性能高、容量大、计算能力优越，能够有效保证信息的安全性。现代化设备主要包括性能优越的计算机，以及相应的扫描仪、光盘刻录机和大功率供电设备。为了使公文管理信息化系统的功能最大化，应选用应用广泛、质量优越、评价优秀、适合本单位的权威软件。

具备现代化的设备是建设公文管理信息系统基本条件，公文管理系统通过计算机等现代设备和先进技术，将传统的纸质类公文文档全部转化成电子文档，大大提高了企业公文文档的安全性。同时，工作人员可以利用手机、笔记本等工具，微信、邮件等现代信息传播技术手段来随时了解和查阅公文信息，有效提升了公文下发和传播的速度。另外，公文管理信息系统所具有的多为非客户端系统，可以协助工作人员随时随地获取有效的公文信息资源，打破了传统的公文文档信息获取的时间与地点限制，增强了公文获取的时效性。

（二）管理数字化

实现公文管理信息化的重要步骤是实现公文的数字化。数字化管理需要将公文信息进行科学分类和归纳，以往公文由专门的办公室进行管理，因此进行信息化管理需要将公文转为数字化录入，这是一个比较繁琐的过程，应该有计划、按部就班的完成。公文信息数字化录入后，初步实现了公文管理信息化的建设，系统自动地分析整合公文资源，能够就某一业务为工作人员提供已有的丰富信息，便于各部门互通有无，实现信息资源的高度共享，有助于公司的管理与决策人员做出科学合理的决策。信息化建设可以有利于上下级的沟通更高效简洁，提升公文传达与查阅的便捷性，促使企业的管理与发展向科学化、规范化进一步迈进[2]。

（三）提升公文管理的服务层次

提升公文信息化管理的服务层次，使得公文管理系统充分发挥作用，能够有效促进公文管理一体化，加强各部门协同工作、互帮互助的能力，提升公司整体的运营与服务水平。由于公文管理信息系统的操作简单易学，工作人员可以节省更多的精力，转而深度分析公文具有的深层信息，为企业的管理与决策提供经验和建议。

结束语：

加强公文管理的信息化建设，可以减轻工作人员的工作量，提升工作效率，为工作人员搜寻、查阅、整理信息提供便捷的通道，同时可以极大地提高公文信息资源的有效利用率，使单位内各部门和工作环节做到有机结合。公文管理信息化建设是顺应时代潮流的必然举措，充分利用现代信心技术手段，能够有效提升公文管理的效率与服务水平，促进单位的健康发展。

参考文献：

[1]宋娟.企业公文管理信息化建设的有效路径探讨[J].企业改革与管理，2018（13）：38+121.

[2]张毅，红轮，关悦.论如何强化公文管理信息化建设[J].办公室业务，2016（01）：73.