浅谈如何做好新时代交通部门档案管理工作

都晓京 王珊

摘要：本文就重点对交通单位的档案管理过程做出了阐述。可以说档案管理具有无可替代的现实意义，如果将现代的信息技术运用到档案管理过程中，能够促进交通单位档案管理工作质量和水平的增强。

关键词：新时代；交通部门；档案管理；工作对策

引言

立足交通部门，其拥有多样化档案资料，源于部门管理实践，同时，载体具有多元化特征，涵盖文字、图表以及影像资料等，保存价值突出。基于此，交通部门管理营运部门为了实现对档案的规范化管理，要重视采取更加科学高效的管理模式，增強管理有效性，为经济效益以及社会效益的获取提供有力支持。档案管理规范化水平不高，很难实现对部门管理情况的有效引导，易出现管理无效现象。由此可见，交通部门档案管理的科学化与规范化是保障交通部门可持续发展的根本，可以强化信息依据的可靠性与准确性。

一、交通部门档案管理工作的内容

（一）档案的收集工作

交通单位内勤工作环节多，所产生的信息数据也会非常多，并且这些信息数据都具有非常重要的现实作用，因此，就需要加大对信息数据记录、收集、管理的重视程度。内勤档案的收集是保证相关管理环节高效开展的先决条件。随着社会的发展和文字资料记载形式的更新和变化，现在越来越多的档案文献资料不仅仅局限于纸质的文档记录形式，呈现出记录形式多样化的特征。随着互联网和计算机技术的发展，交通部门档案的记录形式开始以影像作品、图片资料、文字文档等方式记录，这在一定程度上增加了办公室档案收集管理的难度。档案要以各种形式存储在计算机上，形成机读档案数据库，保证档案资料的完整性，这些都是档案的收集工作。

（二）档案的整理工作

交通单位的内勤工作会涉及到各部门的业务，所以其中项目也会非常繁杂。在这样的条件下，其中的档案资料也非常多，那么档案的整理过程也必然会涉及到繁杂的细节，不同形式的资料都会相互掺杂，应该做出高效的整理。也就说结合相关标准对这些散放的资料做出类别的划分，之后再做出装订和归档，以此将原本散乱的资料整理为具有重要价值的档案。在信息技术被广泛运用的现今时期，通常都会利用智能终端设备对资料进行类别划分、并结合信息产生时间、重要等级等进行归档和存储。

（三）档案的鉴定工作

交通部门包含诸多工作组，各工作组的业务项目也非常繁杂，所以其中内勤工作组的档案资料也会非常多，这些档案的类别和重要等级也具有明显差异。那么在具体管理过程中，就可以在信息记录、装订、归档等环节，结合其重要等级做出划分和管理，要想保证其等级划分的科学性，就需要由相关专业人员做出全面的鉴定，之后再对各等级档案确定出管理时间。对档案重要等级进行鉴定，不仅能够促进管理过程的条理化，还能够为后续的信息调取提供便利。

（四）档案的保管工作

在档案管理工作进行中，其管理质量会关系到档案资料的完善性和纸张良好状态的保持，结合相关标准对档案划分出重要等级，能够延缓档案资料的使用期限，促进档案管理工作持续稳定发展。开展档案管理工作是保证相关资料完善、完整的最佳方法，能够充分强化档案资料的运用程度和能力。

二、新时代交通部门档案管理工作对策

（一）结合实际，构建综合高效的档案管理制度

对于交通部门而言，要结合部门发展实际，以运营档案管理文件为基础，合理启动档案工作制度建设，强化综合管理。在制度构建过程中，要囊括整个档案管理流程与各个环节。也就是说，要实现对档案的综合化管理，积极建立档案收集、整理、保管以及开发利用等多方面的工作方法与机制，同时进行不断优化与完善。另外，要做好职权划分，保证分工合理，职责明确，以便为档案管理工作有序开展提供有利条件，维护档案资源的安全性与可靠性，全面提高档案管理规范化水准。

（二）夯实基础，强化电子档案与纸质档案的共存

对于交通部门而言，档案管理工作离不开完善的基础设施。因此，要结合部门发展，在硬件上进行加强，主要涉及专业的管理部门、高性能的档案存储场所以及先进的管理软件等，为档案管理工作的顺利开展创造机会。交通部门档案管理多采取纸质方式。随着行业不断发展，大量信息资料产生于营运过程，信息量规模巨大，信息内容复杂，纸质档案管理凸显滞后性，与行业发展以及资源利用不相适应。因此，要提升档案管理规范化水平，重视传统档案管理模式与现代管理手段的融合，积极引入先进的信息技术，与档案管理实践相结合，实现对信息资料的高效处理，加强标准化与规范化建设，尤其是融入先进的数据库与认证技术，强化前端控制，达到全过程管控的目的，满足动态跟踪与管理的目的，有效维护电子档案的可靠性，实现档案归档与营运的同步性。与此同时，做好电子档案安全管理，正视其在数字化与集约化方面的技术风险，实现纸质档案与电子档案的共存，发挥各自优势，为档案管理规范化水平的提高奠定基础。

（三）重视编研，力求编研精细化、全方位化

首先，落实档案编目工作，做好案卷的目录以及文件目录检索工具建设。其次，要做好台账以及日常编研工作，构建全宗指南，尤其关注项目实例汇编等工作。最后，要结合实际营运情况，编写能够反映实际营运的材料，尤其要关注收费站等特殊事件案例，强化营运情况综合分析，达到对各种编研报告的整编。

（四）加强队伍建设，培养复合型档案管理人才

具体来讲，要以专业化为目标，结合部门管理实际，了解档案管理流程，重视细节管控，促进档案收集与归档的有序推进。另外，立足信息社会，要重视信息素养的增强，以信息技术为支持，构建信息化管理系统，提升管理效率，为档案信息的查询、检索以及利用创造便捷的条件。为了保障管理者符合岗位要求，要做好岗前考核，融理论与实践于一体。只有考核通过的人员才能参与档案管理工作。另外，要重视开展人员培训，强化对档案管理知识以及信息化技术应用的培养，为档案管理工作实效性的增强提供坚实的保障。

结语

在信息化环境中，各地区交通单位也应该以与时俱进的思想，来对档案管理模式做出创新，结合档案管理的项目和流程，对其进行整体上的创新，以强化这方面管理的时效和水平，为交通单位的长远良好发展创造条件。

参考文献

[1] 高真.新形势下事业单位办公室档案管理创新[J].办公室业务，2018（12）：119.