水利工程建设项目档案管理的思考

王凡 刘鑫杨 安会静

摘 要：结合海委水利工程建设项目档案管理实际，从同步管理、职责、整编归档移交、归档范围与保管期限、档案验收等方面，对水利工程建设项目档案管理提出观点并可行性建议。

关键词：水利工程;档案管理;建议

1 基本要求

水利工程建设项目档案是指在前期工作、建设管理、施工、监理、竣工验收到试运行等全过程形成的，具有保存和利用價值的文字、图表、声像、电子文件等不同形式和载体的历史记录。项目法人及参建单位应加强领导，明确档案部门或人员及岗位职责，建立档案工作制度，统筹安排档案工作经费， 确保档案工作的正常开展。

大中型水利工程应设立档案室，落实专职档案人员，配备符合规范要求的档案库房、装具和设备。其他工程项目也应配备满足档案工作需要的人员、装具和设备。所需经费可分别列入工程总概算的管理房屋建设工程项目类和生产准备费中。

2 同步管理

工程档案工作应贯穿于工程建设程序的各个阶段。按照项目所属关系，在工程建设前期就应进行文件材料的收集和整理;在签订有关合同、协议时，应对归档文件材料的收集、整理、质量、审核和移交提出明确要求;检查工程进度与施工质量时，要同时检查档案的收集、整理质量和管理情况;在进行成果评审、鉴定及工程项目重要阶段验收与竣工验收时，要同时审查、验收工程档案的内容与质量，并作出相应的鉴定评语。

3 职责

各建设管理部门应积极配合档案业务主管部门，认真履行监督、检查和指导职责：

1）项目法人对工程档案工作负总责。要在认真做好监管档案收集、整理与保管的同时，加强对各参建单位归档工作的监督、检查和指导，并负责开发档案信息资源，提高档案管理水平。

2）勘察设计、监理、施工等参建单位，要切实做好职责范围内工程档案的收集、整理、归档和保管;属于向项目法人移交的档案，由监理审核合格后及时移交。

4 整编、归档、移交

工程档案的归档工作，由产生文件材料的单位或部门负责。各参建单位负责人对其提供的档案内容与质量负责;监理工程师对施工单位提交的归档材料履行审核签字手续，监理单位应向项目法人提交对工程档案内容与整编质量情况的专题审核报告。工程档案的归档一般应在工程竣工验收后三个月内完成。

工程档案质量应符合国家《科学技术档案案卷构成的一般要求》，所有归档文件材料的内容与形式均应满足档案整理规范要求。即内容应完整、准确、系统;形式应字迹清楚、图样清晰、图表整洁、标注内容清楚、签字手续完备。

工程档案的移交必须编制档案目录（含案卷和卷内目录），填写工程档案交接单。交接双方应认真核对目录与实物，并经监理审核后由经手人签字、加盖单位公章确认。

5 归档范围与保管期限

工程档案的归档范围应按照有关规定执行，项目法人可结合工程项目实际情况制定具体的档案分类方案，印发给各参建单位，并报主管单位档案部门备案。工程档案的保管期限分为：永久、30年和10年三种，应按归档要求分别组卷。

6 档案验收

工程档案验收是水利工程建设项目竣工验收的重要内容，应提前或与工程竣工验收同步进行。凡档案内容与质量达不到要求的，不得通过档案验收;未通过档案验收或档案验收不合格的，不得进行或通过工程的竣工验收。

项目法人组织的工程项目阶段验收、专项验收，应由主管单位档案部门人员作为验收委员参加。结合海委实际，大中型水利工程项目且投资在三千万元及以上的，在竣工验收前要进行档案专项验收，其他工程项目与工程竣工验收同步进行，按照竣工验收主持单位有关程序进行。档案验收意见，作为工程验收鉴定书的附件，其主要内容应反映到工程竣工验收鉴定书中。

水利工程在进行档案专项验收前，项目法人应组织档案部门及参建单位对工程档案的收集、整理、保管与归档情况进行自检，确认工程档案的内容与质量达到要求后，可向验收主持单位报送档案自检报告和监理审核报告，并提出档案专项验收申请。

档案验收要注意以下几个方面：

1）档案验收要听取项目法人有关工程建设情况和档案收集、整理、归档、移交、管理与保管情况的自检报告;

2）档案验收要听取监理单位对工程档案整理情况的审核报告，对验收前已进行档案检查评定的应听取被委托单位的检查评定意见;

3）要查看现场，并根据工程规模，抽查各单位档案整理情况;

4）档案专项验收意见应包括工程概况、工程档案管理情况，如工程档案工作管理体制与管理状况，文件材料的收集、整理、立卷质量与数量，竣工图的编制质量与整编情况等。