做好事业人事档案管理应树立的“四种意识”认识实践

徐松

摘 要：人事档案管理是事业单位日常管理工作的基础环节，对本单位人力资源管理以及各项事业的建设发展发挥着至关重要的作用。在信息时代背景下，传统人事档案管理模式已经无法适应当前事业单位人力资源管理要求，简而言之，优化事业单位人力资源管理结构，提高人事档案信息管理质量，必须树立使命责任意识、主动服务意识、创新发展意识与动态管理意识，着重创新人事档案管理模式，充分发挥人事档案信息在人力资源管理中的作用。本文将系统论述做好事业人事档案管理应树立的“四种意识”认识实践，希望能为事业单位人事档案管理工作提供参考与借鉴。

关键词：事业单位;人事档案管理;“四种意识”;认识实践

人才的培养与开发是推动事业单位发展的强大动力。我国事业单位管理机构近年来取得了良好的发展成功，人事管理在其中也发挥着十分重要的作用。作为一项基础工作，人事档案能够将事业单位内部员工的详细资料全面反映出来，能够为事业单位评定职称、晋升管理、奖惩工作以及岗位的分配工作提供有效的参考。在信息时代背景下，事业单位人事档案管理工作也需要朝着信息化、科学化方面发展，这样方能为事业单位的可持续健康发展奠定坚实的基础。而完善事业人事档案管理模式，提高档案管理水平，则必须树立“四种意识”，即树立使命责任意识、主动服务意识、创新发展意识与动态管理意识，结合时代发展背景与人事档案管理的基本要求，不断优化人事档案管理体系。

1 使命责任意识

使命责任意识要求工作人员在开展人事档案管理工作的过程中应认清自己的职责，恪守职业道德，认真学习人事档案管理基础知识和操作技能，依法做好本职工作。与此同时，事业单位应重视建设一支高素质的专业人才队伍，使其能够提升电子信息技术的综合应用能力。此外，还要着重提升档案管理工作人员专业素养与使命责任意识，使其能够符合人事档案管理岗位的具体要求。其次，要对在岗人员进行系统的教育培训，使全体人事档案管理人员都能熟练掌握信息软件的相关操作能力，并能在实际的工作中对其进行科学的应用。在对专业队伍进行建设的过程中，要系统的规划事业单位人事档案管理的组织架构，使在岗工作人员能够充分发挥自身的使命责任意识和自觉能动性，不断提升个人职业修养与业务能力，更好的适应当代事業单位人事档案信息化管理发展需求。再次，事业单位档案部门必须重视提高档案管理人员的信息技术操作水平与职业道德素养，通过有效的培训活动加强档案工作人员的专业管理知识以及对人事档案电子信息化管理的正确认知，引导档案管理人员在做好档案信息安全保密工作的同时合理开发档案资源，利用现有的人事档案信息规范本单位日常管理工作，促进事业单位人力资源管理体系的良好发展。另外，事业单位应借助信息技术对人事档案电子信息化管理工作进行定期考核，避免部分档案管理人员在实际工作出现失误与差错，进一步推进档案工作规范化。

2 主动服务意识

主动服务意识要求当管理人员应注意在档案管理工作中充分发挥个人主动性与服务价值，使人事档案管理工作能够服务事业单位的发展。在开展人事档案管理工作的，档案管理人员应协助本单位制定建相关标准制度与准则，打造主动服务文化理念，从而使人事档案服务工作更为规范、有效。从微观视角来看，事业单位人事档案管理工作所制定的规章制均是在日常服务工作中逐步形成的，因而具有科学性、合理性和可行性，能够对工作人员的日常工作提供参考与借鉴，并约束工作人员的行为，形成工作纪律文化。其次，主动服务意识主导下的人事档案管理工作能够为本单位人力资源管理工作提供丰富的参考信息，使人力资源管理拥有物质性保障。而且，主动服务意识主导下的事业单位人事档案管理政策以及规章准则的制定也是以档案信息为参考依据。另一方面，当前事业单位在执行岗位晋升、分配与调整工作中均会参考人事档案信息，充分借助计算机技术设备自动生成详细而完整的信息记录，同时，做好信息编制工作，完整保存信息使之生成人事档案。这些档案资料不仅为人事档案服务管理工作提供了重要参考依据，而且有助于推动事业单位的发展。除此之外，在主导服务意识主导下，人事档案服务平台及其服务工作内容在不断发展，所生成的档案信息也更加丰富，信息量随之骤增。工作人员会通过档案信息归纳与整理来筛选有参考价值的档案信息，做好相关标注工作，以便于为本单位人力资源管理工作提供参考依据。

3 创新发展意识

创新事业单位人事档案管理模式，推动事业单位的良好发展，必须树立创新发展意识，大力加强事业单位人事档案信息化建设，不断创新档案管理技术，充分发挥人事档案管理工作的文化作用。事业单位应根据实际需要加大对本单位人事档案管理信息化建设的资金投入，结合信息化建设的具体要求，对配套的软硬件设备进行及时的更新，为人事档案信息化建设工作的开展奠定好物质基础。需要注意的是，真实性与完整性是档案的两个关键性指标，要对信息设备进行充分的应用，构建完善的人事档案管理信息系统，详细记录员工履历、自传、学历、奖惩信息、职位晋升与任免、考核材料与政审材料等各种信息资料，在保证人事档案准确、真实、全面的基础上，促进其实用性的不断提升，使档案信息查阅工作更加方便快捷，而档案信息化管理平台的建立、创新与完善都需要充足的技术资金支撑。此外，人事档案管理人员应重视促进档案管理文化创新，明确本单位文化建设工作的发展方向，发挥人事档案管理工作的文化宣传教育作用，积极渗透先辈的作风与优秀文化理念，大力推动本单位文化创新，使事业单位文化建设的发展方向更为精准。

4 动态管理意识

在大数据时代，各种信息呈现出“爆炸”特征，信息内容更新速度非常快，人事档案信息自然也不例外，同时，事业单位内部人员流动速度也在不断加快，这对事业单位人力资源管理工作尤其是流动性管理提出了更高的要求。因此，事业单位档案管理人员应树立动态管理意识，把握好大数据时代的信息更新规律，做好人事档案信息的整合、分析与管理工作，根据变动情况，及时更新人事档案信息。其次，对于事业单位职业调整现象，档案管理人员应根据调整结果做好归档工作，将内部员工任免审核表、考察表、退休干部审批表、职称评审表等重要档案资料及时归档。另一方面，档案管理人员应注意确保档案的安全归档，对于档案传递工作，应努力确保档案资料在传递过程中的安全转移，避免档案资料遗失。

5 结束语

综上所述，充分发挥人事档案信息在事业单位日常管理中的作用，必须树立“四种意识”，即秉承使命责任意识、主动服务意识、创新发展意识与动态管理意识，着重优化人事档案信息管理平台，发挥人事档案管理工作的文化宣传教育作用，积极渗透先辈的作风与优秀文化理念，大力推动本单位文化创新，努力维护档案信息的完整性，全面提高档案管理效率。

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