新时期机关档案管理工作实践探析

徐红

摘 要：新形势下，机关单位在档案管理工作中存在的不足，逐渐显露了出来，传统机关单位在档案管理方面的理念以及形势等，在时代发展的过程中难以推动单位实现较好的发展，对此我国机关单位需重视档案管理工作，积极探寻科学的档案管理方式，进而让我国机关单位可以在新时期实现稳定、持续的发展。

关键词：新时期;档案管理;机关单位

档案管理属于机关单位管理工作的主要内容，对机关单位的成长和发展历程予以了记录，有利于促进机关单位效益提高。在新形势下，传统机关档案管理工作已经不能使现代化的发展需求得到满足，进而积极革新档案管理工作己成为新时期进行档案管理的重要研究课题。

1 机关单位档案管理的发展趋势

其一，档案信息电子化。现阶段，快速发展的网络技术、数字技术与计算机技术推动了我国档案管理工作的革新，同时也让档案信息载体与传统纸质档案的管理局面被改变，很多时候都是通过电子录入的方式存储信息与数据，使得档案管理的内容越来越丰富，档案管理的内容以各种语音、视频以及音频等资料为主，档案管理的电子化发展，一方面能够使档案管理的成本的有效降低，促进档案管理效率的提高，另一方面也有助于档案管理内容更加丰富。

其二，档案查阅形式变化。不断创新与发展的技术，让电子档案的管理方式发生了很大改变，立足于此，档案查阅形式也发生了改变，人们查询档案信息，只需对档案的电子编码进行搜索，无须再进行纸质档案的查询，这无疑是大大方便了人们查阅档案，也让档案查询不再受限于时间与空间。

2 新时期机关单位档案管理工作的创新

2.1 增强档案管理意识

新经济常态下，单位或企业在管理事务方面愈加复杂，由此也就凸显出机关管理工作中档案的重要作用[1]。为了能够高效开展整个机关档案管理工作，就一定要将机关领导的档案管理意识不断提高。鉴于此机关可以运用开展宣传活动、知识讲座等活动，又或向各部门领导发出邀请，让其积极投入其中，将档案管理工作的重要意义了解到。

为了有效开展新时期的机关档案管理工作，就必须依赖于专业化的管理队伍。着重对管理人员的业务技能和综合素质予以培养，提高其工作效率和管理水平。在日常工作中，应将在职管理人员的继续教育工作做好，确保其知识结构的完善性，并在实践工作中更好地应用。同时，也需全面了解现有管理人员的综合素质，立足于实际需求，定期开展各项专业技能培训，涉及学历、操作技能、计算机知识等，将其工作层次不断提高。

2.2 建立健全档案管理工作制度

档案管理工作的基准就是档案管理制度，且也是保证档案管理工作标准化、规范化发展的一项重要条件，只有对档案管理制度予以不断完善优化，方可与机关单位的发展相适应[2]。在实际工作中，机关单位档案管理部门需以单位业务管理特点为中心，对科学合理的档案管理制度予以制定，同时结合单位工作重点不断的进行修订与完善，让其契合单位的业务发展。第一，机关单位的档案管理人员需充分了解与认识这项工作，在此基础上将档案管理工作制度建立起來，并把结合信息化技术和档案管理工作的创新方向指出。第二，在档案管理工作当中融入创新理念，既要借助相应的制度来约束工作人员的行为，也需对机关单位的领导进行约束。比如，单位内部的工作人员和领导在借助档案管理部门进行档案的查阅时，应出示相关证件，若是在网络系统中查阅，则必须以自己的账号和密码登录。这样做能够让档案管理工作的独立性以及合理性得到保证。第三，为有效落实档案管理制度，档案管理部门应通过有效措施进一步约束与规范资料收集、归档部门，处罚未有效落实制度的部门和人员，让相关部门进一步重视与支持档案管理工作。

2.3 提高档案管理的数据提供服务能力

开发和利用档案是档案管理的重要价值体现，如果只是为了做档案而做档案，档案工作就毫无意义可言[3]。在开展档案管理工作的过程中，可以开发的档案服务内容较为丰富。当前，机关管理日常工作中，经常会对各种突发问题进行抽选，在此过程中需要提供档案资料原始数据。如，退休多年的单位干部要想办理社保手续，但社保卡遗失，就需要由档案管理部门调出原始资料，之后展开认真核对。如果不在本地办理，需要通过诸多审批程序，会花费诸多人力和时间。而档案管理将信息化联网实现后，只需注册信息，便可以在档案管理网络中对相关信息数据予以自行查阅，并对扫描件进行下载，进而使档案管理工作量有效减少，实现最佳化的服务质量和效率，科学合理运用档案资料。就大数据技术而言，其属于运用云计算功能将既定分析目的达到的一种科学技术，档案管理可以将基本数据库提供给大数据分析，如此便可以使机关单位在今后管理中，对发展方向进行模拟，针对学术研究成本科学性展开合理分析，并对人员成本等进行分析，完善档案资料数据的综合利用。

3 结语

综上所述，档案管理工作涉及收集、整理、保管以及鉴定等相关方面，增强档案管理工作人员专业能力，可确保新时期机关单位档案工作开展的有序性。加强机关单位档案管理工作的过程中，相关负责人员需要发挥众人的智慧，建立健全档案管理体系，对档案管理培训机制予以完善，并注重互联网作用的发挥，加大档案管理信息化建设力度。

参考文献

[1]张剑桥.对当前事业单位档案管理的实践性建议[J].卷宗，2017（16）：55-56.

[2]孙丽.新时期政府机关档案管理工作实践思考[J].人力资源管理，2018（1）：213-214.

[3]王克伟.新时期的机关档案管理工作分析[J].劳动保障世界，2016（15）：44-45.