电子化在事业单位人事档案管理中的发展趋势

赵智慧

摘 要：电子化是管理工作的新趋势，电子化已经逐渐深入到社会生活、工作的方方面面，对社会发展产生着重要影响。人事档案管理作为事业单位的重点管理内容，构建电子化档案数据库，开展新型的管理模式，不仅有利于事业单位稳定健康发展，还有利于提升档案工作水平。在此基础上，本文将重点分析事业单位人事档案管理的现状，探索管理工作的新途径，进一步提升其工作效率。

关键词：电子化;事业单位;人事档案管理

事业单位的人事档案中不仅包含员工的个人信息，还详细记载了员工的绩效状况，是员工工作情况基本依据。根据事业单位发展现状来看，传统的档案管理模式无法满足单位发展的时代需求，所以部分单位开始尝试电子化建设。因此，在未来的发展中，如何完善电子化档案模式，如何突破传统管理模式的限制，成为事业单位档案管理的关键。

1 当前人事档案管理的发展状况分析

在互联网信息技术环境下，电子化档案管理工作是发展趋势，因为相对于传统管理模式而言，电子化档案管理容量大，保存、查询更加方便，管理工作效率也比较高。在电子化管理模式下，无论是档案信息采集工作，还是档案查询工作，都可以利用计算机直接完成，这样不仅节约了整理档案的时间，简化了档案管理的流程，还提升了档案管理工作的效率和质量，对事业单位工作开展非常有利。同时，传统纸质的档案管理内容比较复杂，而且纸质档案保存也会占据空间，可谓是既耗时又费力。但是，电子化管理模式就完全颠覆了传统档案方式，可以充分弥补纸质保存不便、查询效率低等等不足，都是利用电子化平台完成。由此可见，电子化档案管理不仅可以缓解档案工作人员的压力，还能顺应时代发展需求，对改善档案管理工作问题具有积极意义。

2 当前人事档案管理的不足点分析

首先：电子化建设尚未完善。电子化檔案管理有利于提升工作的精准性和效率，还可以优化档案保存工作。但是，当前事业单位的人事档案管理电子化建设尚未得到完善，如：软件功能不完善、硬件设施不健全等等，不利于电子化档案管理工作的顺利发展。同时，由于事业单位对电子化档案建设工作的关注程度有限，忽视了电子化基础设施、资金支持以及人才投资等问题，从而制约了档案管理的电子化发展。其次：档案管理人员的能力有限。人才是档案管理工作电子化建设的基础支撑，可以保障电子化档案管理正常开展。但是当前事业单位内部缺乏优秀的电子化管理人才，大部分档案管理人员都是老员工，从而导致电子化档案管理工作开展呈现有心无力的状态。由此看来，人才是电子化档案建设不可或缺的一部分，也是推动电子化建设的关键因素。

3 事业单位人事档案管理电子化建设途径

3.1 健全电子化档案管理系统

事业单位在不断的发展中，应该充分认识电子化对人事档案管理的价值，积极推动电子化档案管理系统建设，才能为人事档案管理奠定基础。首先：基于事业单位内部状况，构建集共通与个性为一体的电子化管理系统，既要设施档案管理的共通功能，又要设置满足单位个性化需求的功能，这样才能增加电子档案系统与人事档案管理工作的契合度，构建出先进的档案管理系统。同时，在电子档案管理建设中，不仅应该注重系统的实用性，确保档案管理人员能够快速运用系统，还应该强调人事档案信息的保密性，确保员工个人的信息安全，这样才是符合事业单位发展需求的电子化系统。

3.2 加强电子化档案的基础设施建设

随着事业单位的不断发展，人事档案所运用的管理工具也应该不断优化升级，将一些陈旧古老设备进行淘汰，配置性价比高、符合档案管理需求的工具，既要充分考虑资金问题，又要极大限度地满足人事档案管理需求，保障档案管理工作质量。另一方面，软硬件设施是电子化档案建设的基础条件，通过提升基础设施的配置能力，才能为档案管理奠定环境基础。例如，对于事业单位而言，可以推动电子化软件更新，建立优质的电子化网络信息，强化管理人员电子化技能。此外，为了保障电子化档案管理的工作质量，还可以将档案管理工作明确化、分层化，通过这样的方式，可以规范管理工作的行为，提升事业单位的档案管理能力。

3.3 培养档案管理者的电子化建设能力

专业的人力资源是电子化档案管理建设的基础力量，也是开展电子化档案管理需要重点关注的问题。由于当前电子化档案管理人员紧缺，部分老员工电子化专业知识欠缺，所以影响了电子化建设工作的开展。因此，事业单位可以基于员工的基础能力状况，聘请专业讲师进行电子化管理技能的培训工作，鼓励内部员工积极参与，这样可以提升档案管理人员电子化管理技能。除此之外，事业单位还可以积极开展电子化技术人才招聘工作，打造专业管理队伍，激发档案管理部门的新鲜动力，活跃管理部门的工作氛围，从而提升电子化档案管理水平。例如，事业单位可以与高校签订人才合同，与优秀的电子化毕业生签订就业合同，积极开展人才储备和培训工作。

4 结束语

总而言之，在信息技术不断发展的进程中，事业单位抢占先机做好电子化档案管理建设工作非常重要。根据分析电子化档案管理的重要性，基于事业单位档案管理现状制定了电子化建设途径，如：完善电子化档案管理系统、加强电子化管理基础设施建设以及提升档案管理人员的电子化建设能力等等，可以从多方面推动电子化档案管理建设工作，为事业单位发展提供保障。

参考文献

[1]张平.谈电子档案在企事业单位档案管理中的运用[J].时代金融（中旬），2018，（5）.

[2]郭思佳.事业单位档案管理的电子化建设研究[J].科学与信息化，2017，（26）.