民办高校档案管理之思

曾莉陈

摘 要：档案资料是高校的宝贵财富，民办高校档案管理工作相对薄弱。本文指出了民办高校档案管理工作中存在的一些问题，并对存在的问题提出了解决对策。

关键词：民办高校;档案管理;问题;对策

档案是学校发展的真实记录，是一种十分重要的信息资源，是民办高校的宝贵财富。它记录了民办高校的成长和发展历程，是学校各项工作的综合反映，它既是民办高校教学活动的实践经验和总结，又是促进学校在以后发展中开展各项工作的依据。然而，民办高校办学历史较短，学校又侧重于发展建设，档案管理工作相对薄弱，档案管理工作中存在诸多的问题。民办高校档案管理工作面临着机遇和挑战并存的局面。

1 民办高校档案管理存在的问题

1.1 档案意识淡薄

虽然民办高校对档案工作都有关注，但是重视的程度和意识水平还不够，既不能适应民办高校档案工作发展的需要，也无法适应民办高校管理水平提升的需要。一是高层管理者档案意识不强，对档案工作的重要性認识缺失，忽略了对档案工作的投入和整体规划。二是师生档案意识淡薄，缺乏在日常的工作和学习中的归档意识，同时也缺乏档案规范化意识，造成归档的内容不齐全、完整、规范。三是档案工作人员专业意识不强，各部门的档案工作一般由秘书兼任，没有经过档案专业教育或继续教育，档案专业素养低。

1.2 档案管理规章制度不完善

民办高校档案管理工作经常被忽视，缺乏全面性和整体性的制度建设规划，导致很难形成良好的档案管理制度体系。一是档案管理规章制度不齐全、内容没细化且缺乏系统性。二是档案管理规章制度大而空，没有很好的结合本校的具体情况制定，缺乏有效性和可操作性。

1.3 档案人员队伍建设不合理

民办高校往往对效益不明显的档案工作岗位人员配备上严格把控，尽量缩减，导致学校档案人才队伍建设不合理。档案机构一般挂靠在校办公室，属于科级单位，档案室工作人员极少，同时在各部门设置兼职档案员，负责本部门的档案工作。总之，档案人员队伍结构不合理，档案专业人员缺乏，导致整个学校档案管理水平不高。

1.4 档案信息化程度较低

受主客观因素的制约，与学校其他部门信息化程度相比，档案工作信息化还比较落后。档案信息化设备缺乏，有配置也不完善、不合理;未建立全校性的档案信息管理网络，档案信息管理系统比较单一，未能与学校其它信息化系统对接，功能也比较滞后;对数字化档案信息资源的管理还很欠缺，基本上还停留在纸质档案管理层面。

2 提高民办高校档案管理工作的对策

2.1 加强档案意识

档案意识的高低决定了民办高校档案建设的发展进程。首先要强化学校管理高层的档案意识，树立正确的档案观，让其重视学校档案工作。其次要提升学校师生的档案意识，利用网络、宣传栏等方式开展档案知识文化的宣传，提高全院师生的档案意识，使全院师生能够认识档案、重视档案、支持档案工作。第三要加强兼职档案员的档案意识，提高他们的规范、归档意识，对兼职档案员的定期进行业务培训，组织开展档案工作专题讲座、参观学习等。

2.2 完善档案管理规章制度

民办高校应结合学校自身的办学条件，设立一套科学、合理的档案管理制度。坚持依法依规治档，全面、深入贯彻实施《档案法》、《高等学校档案管理办法》，建立健全有效的各项档案工作规章制度，使档案管理工作规范化、标准化。制度建设按总体规划，分步实施的原则推进，以确保各项工作的开展都有章可循。要对档案的收集、整理、保管、利用、鉴定等工作作出具体、明确的规定，要把档案制度的实施放在重要的位置来抓，明确档案工作人员的职责，强化责任意识，从制度上促进档案管理的规范化和标准化。

2.3 优化档案人才队伍建设

档案管理的关键点在于管理人员的业务水平，需要高素质的档案管理人才，有扎实的专业素质、高尚的职业道德、负责的工作热情才能胜任这项工作。扩大档案专业人才队伍，引进人才，特别是档案信息化技术人才，以辅助档案的信息化建设;不断加强档案人员业务能力的培训与继续教育，加强交流与学习;建立科学的激励机制，为档案工作人员提供良好的发展空间与晋升机会，激发档案人员工作的热情与积极性;加强对兼职档案员的管理，不断提高其档案业务能力。

2.4 加强档案信息化建设

档案信息化建设是民办高校档案工作发展的客观需要，只有抓住信息化建设的方向，才能使档案工作更上一个新台阶。一是把档案信息化建设纳入学校信息化建设总体规划。确保档案信息化建设与学校信息化建设同步规划、同步建设、同步发展;把档案信息化建设作为档案业务基础建设工作来抓，积极推行档案数字化、文档一体化、档案信息利用网络化。有计划、有重点地对各类档案资料进行数字化处理，实现纸质档案与电子档案的同步归档。二是设立档案信息化建设专项经费。加大对档案信息化硬件和软件建设的资金投入，配置所需的技术设备，不断完善档案信息基础设施建设;要建立电子档案接收系统、数字档案存储系统，实现档案信息网上查询服务和资源共享。三是不断优化档案信息管理系统，建立档案管理网络。完成档案管理向信息化的转变，实现档案信息资源的有效共享。不断完善、更新档案信息网站建设，利用网页开展档案信息文化宣传，充分发挥档案的作用。

总而言之，民办高校的档案工作要发展进步，学校领导层必须高度重视起来，并纳入学校数字化校园建设统一规划中，不断加大档案专项经费投入，积极引进人才，建立健全档案工作规章制度体系，大力开展档案信息化、数字化建设。

参考文献

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