浅谈档案工作的意义

陈小红

摘 要：作者作为央企建筑行业下属单位的专职档案工作人员，结合自身的工作实际，浅谈了自己对档案工作的理解以及重要性的认识，对广大新从事档案工作的同仁有一定的激励和指导意义。

关键词：档案;工作;意义

6月9日是国际档案理事会确定的国际档案日，该纪念日的设立旨在进一步唤起全社会的档案意识，增强档案机构与社会公众的良性互动。从2013年开始，国家档案局决定把“国际档案日”作为档案部门的宣传活动日，以此为契机宣传档案工作价值，增强公众档案意识，推动档案事业的发展。2019年是新中国成立70周年，是全面建成小康社会、实现第一百个奋斗目标的关键之年，因此，今年国家档案局（馆）将“国际档案日”的宣传主题定为“新中国的记忆”，以档案事业的发展成就庆祝新中国成立70周年。我作为一名专职从事档案工作的员工，也是企业中的一员，从企业档案的角度谈谈档案工作的意义。

我从事档案工作才刚刚一年，在这之前我认为档案工作就是资料保管员，没啥技术含量，在单位也是比较简单不受重视的工作，可是经过一年的工作实践，我对档案有了更多直观、鲜活的认识和了解。

近年来，公司对档案管理的基础建设始终坚持高标准、高起点，不断加大投入力度，大大改善了档案工作的环境和条件，做到了档案库房与办公室、阅览室三分开，购置密集架、空调机、复印机、除湿机、防磁柜、温湿度记录仪、火灾自动报警系统等设备，并落实了防火、防盗、防光、防尘、防温、防有害气体、防潮、防虫、防磁九防措施，有效改善了档案库房的硬件条件。目前，公司档案库房整洁、宽敞，使用面积达到120平方米，密集架达到14组28列，能够保障近10年的档案资料的安全保管与利用。同时为提高档案信息化建设，购置了档案管理软件及配套服务器，还有两台高拍扫描仪、一台打孔器、一台电动缝纫机。齐全的软硬件设施既是做好档案工作的物质保证，也是档案等级达标的基本要求。

公司室存纸质档案主要包括文书档案、科技档案、会计档案、照片档案、实物档案、已故员工档案等类型，时间跨度从1967年到2018年，从接手档案工作开始，我每天都在汲取档案业务知识，不断提高自己对档案工作重要性的认识。在档案整理方面，结合公司实际，认真仔细整理，统计和测量，重新一项一项地统计了各类档案数量，及时更正已往档案台账中存在的统计数量错误，对档案的存放情况做到心中有底;在档案保管方面，定时检查档案保存状况、定量控制库房温湿度，不定期开展消防及卫生检查，在档案查阅利用方面，热情服务，为借阅者提供良好的借阅环境和服务体验，高效率地达到利用效果。具体的做法如下：一是每天两次记录档案库房温湿度，随时根据温湿度变化进行环境调节，达到要求。二是认真做好日常的档案管理，规范档案借阅及登记制度，经统计仅2018年度共调阅档案93人次，查阅516卷。特别是在与外单位发生经济纠纷时，已归档的合同成为重要证据。在审计和纪委工作中，档案资料利用频繁，效果显著。对借阅的文书档案及时登记，并按期收回，确保档案的完整性和保密性。三是做好档案备份工作。将纸质档案扫描电子版分别备份在两个不同的硬盘里，极大限度避免由于设备损坏造成的电子档案丢失。四是通过登录清华紫光档案管理系统，实现了档案电子自动化管理，使档案资料的查找利用更加方便、快捷。一年来，公司文书档案录入档案系统990件，挂接电子文件740个，电子文件容量达9.026GB;会计档案录入档案系统736条。一个档案工作者必须不断学习档案领域的新理论、新知识、新技能，才能充分发挥档案服务企业的功能。

从事档案工作以来，我越来越体会到档案的重要性，从而感觉肩上担子之重，这就是档案工作意义之所在。利用档案，一是可以帮到需要帮助的人，通过查阅已故职工档案的亲属关系，为家属解决房产继承难题;二是可以帮助企业解决和同纠纷问题，通过查阅文书档案解决合同仲裁管辖权争端以及违约赔偿问题，为企业挽回了较大经济损失;三是为项目通过业主检查提供材料，通过查阅文书档案为配送物资的项目提供相应的材料质量证明文件原件，积极配合集团公司项目部顺利通过业主检查;四是档案助力公司审计工作，通过查阅会计凭证档案，查清了供应商与公司的债权债务数据，推动了公司的审计整改工作。每当查阅人员查询到所需档案资料并顺利解决问题时我感到非常满足，内心充满自信、自豪。

档案工作关系到企业的发展，与每一个员工都息息相关，做好档案的宣传工作同样重要，2019年6月份，为进一步提高公司全体员工对档案工作的认识，结合“国际档案日”宣传活动要求，公司办公室制定了切实可行的宣传活动方案，档案室围绕方案开展了以“新中国的记忆”为主题的一系列宣传活动。一是在公司醒目位置张贴国際档案日宣传挂图;二是精心制作“纪念国际档案日”宣传展板;三是组织公司全体员工参加国家档案局“新中国的记忆”主题征文活动;四是通过公司的电梯视频宣传“国际档案日”，通过循环播放的方式，让更多的员工在潜移默化中增强档案意识，普及档案知识;五是积极组织全体员工参加集团公司2019年“国际档案日”微信答题活动。通过一系列宣传活动，丰富了员工档案知识，增加了全员归档意识，让员工感受到了公司档案文化，为公司的档案事业发展营造良好的氛围。

众所周知，档案是历史的真实记录，是确凿的原始材料和历史证件。如果没有档案工作，一个过去发生的重大事件就没有记录，更无从考证，历史就可能会被歪曲;如果没有档案工作，过去取得的经验教训就没有记载，更不会总结提高;如果没有档案工作，很多涉及的资料就无从查找，就不能及时帮助企业排忧解难。因此，做好档案工作是对历史负责，为现实服务，替未来着想，每每想起这些，一种档案工作者的使命感和责任感油然而生。

当我看着档案库房里那一排排排列整齐的档案，平时可能并不引人注目，但当真正需要它的时候，它就会变得弥足珍贵，就会产生巨大的作用，起到了关键性的效果。每当有人抱着试试看的态度来到档案室查阅档案，拿着想要的材料满意而归时，我会觉得这不仅仅是一份职业，收获到更多的是一份快乐。