对企业设备档案管理的一些思考

赖文俊

摘 要：本文简要阐述了企业设备档案管理的特点，提出了当前企业设备档案管理中存在的一些问题，并在此基础上，就如何提升企业设备档案管理水平进行了探讨。

关键词：设备档案;档案管理;企业档案

生产设备是现代企业重要的生产资料，对企业生产效率具有至关重要的影响。随着现代企业规模的不断扩大，企业生产设备的种类、数量日益增多，尤其是一些大型生产设备，在企业中的应用不断增多，设备管理也成为企业生产管理的重要内容。设备档案是指作为企业固定资产的仪器、设备，在其购置、调试、验收、运行、管理、维修、改造、报废等全部活动过程中，直接形成的具有保存利用价值文件材料，是企业科技档案的重要组成部分，对企业设备管理具有重要的参考价值。本文基于当前企业设备档案管理的现状，就其存在的一些问题进行探讨。

1 企业设备档案管理的特点

企业设备档案管理的特点主要包括以下三个方面，即动态性特点、综合性特点以及多样性特点。

企业设备档案管理的动态性是指企业各类设备的状态总是处于不断变化的状态，由此形成的档案材料也具有连续变化的特点，可以说，除非设备寿命终结，进入报废状态，否则在设备的使用过程中，总是会不断生成新的档案材料。

企业设备档案管理的综合性特点是指企业的生产设备管理往往涉及多个不同的企业生产部门，只有实行综合性的管理，才能确保设备档案材料收集归档的完整性与真实性。

设备本身的丰富性和复杂性决定了设备档案具有多样性特点。随着企业生产规模的不断扩大以及生产流程的日趋复杂，企业生产设备的种类、型号也日趋繁杂，来源也多种多样，这使得企业设备档案管理也随着呈现出多样化的特点。

综上所述，设备档案管理的动态性、综合性和多样性特点，会给实际工作带来许多具体问题，认识这些特点的目的是更深刻地了解设备档案的本质特征，以便在管理实践中增强针对性，减少盲目性。

2 企业设备档案管理中存在的问题

2.1 设备档案分散保管，档案资料多有散失

企业设备管理主要分为四个阶段，即设备规划、选购及调试阶段;设备运行和维护阶段;设备检修阶段;设备的改造升级及更新阶段。在企业设备管理的不同阶段会生成不同的档案文件，除设备规划、选购及调试阶段生成的档案文件具有稳定性，生成之后一般不会发生变化外，其它三个阶段的档案文件会随着设备状态的变化而发生变化，具有连续性且是动态变化的。由于企业设备管理的四个阶段涉及不同的管理部门，各个部门在设备的使用过程中往往会将经常用到的设备档案资料保留在本部门，以备随时查阅，这就使得企业档案部门对设备档案的收集变得困难，收集到的档案资料往往是不齐全、不完整的，而设备档案的动态性特征也使得收集工作需要多个部门间协调配合才能有效完成，这在一定程度上增加了档案收集工作的难度。设备档案分散保管于企业的多个部门，缺乏统一的收集保管机制，使得档案资料散失风险加大。

2.2 企业设备档案管理意识不足，归档材料不完整

由于企业设备管理各个阶段分属不同的部门管辖，档案资料的接收、生成过程参与人数较多，管理人员档案意识参差不齐，使得档案材料在生成阶段存在诸多漏洞，设备档案材料不完整现象较为普遍。如在设备采购阶段，很多企业的采购人员对于设备采购合同不够重视，存在以传真件、复印件代替原件归档的现象;也有一些企业设备运行管理人员，对于设备的日常维护、检修工作记录不重视，乱丢乱放，不及时保存归档问题也是屡见不鲜;此外，一些企业设备管理人员在进行设备改造时，不重视设备改造验收文件的审核、审查，也使得企业设备改造、更新档案不完整、不规范，存档资料很难全面反映企业设备的真实状况。

2.3 企业设备档案管理缺乏统一的标准规范，归档资料的开发利用服务滞后

对于很多大型工业企业来说，设备种类丰富多样，设备档案多样性特征明显。在设备档案管理过程中，由于缺乏统一的设备档案收集整理、归档标准，使得设备档案的归档保存不够科学规范，一定程度上使得企业设备档案的利用服务效率不尽如人意。造成这一问题的原因是多方面的，最主要的原因是企业设备档案的分散保管在很大程度上制约了统一标准规范的实行，企业档案部门往往只是对一些文书类的设备档案如设备采购合同、售后保障协议、设备验收清单等进行统一的管理，而对于一些过程性的档案文件如检修日志、改造方案、改造效果评估文件等不够重视，大多保存于相关设备运营部门，很大程度上使得企业档案部门设备档案的开发利用服务滞后于企业的实际需求。

3 提高企业设备档案管理水平的相关对策

3.1 对企业设备档案实行全过程统一管理

企业设备档案的分散保管虽然一定程度上有利于设备运行管理等部门的档案利用，但从全局整体的角度而言却是弊大于利，很难在设备全寿命周期内客观的反映设备运行状态，也不利于企业对设备的更新改造进行决策判断。因此，提升企业设备档案管理的水平、效率，首先应对企业设备档案实行全过程的统一管理，即将企业设备管理的各个阶段所形成的档案文件，统一由企业档案部门进行管理，企业设备日常运行、维护、检修、升级改造需要利用设备档案文件的，由档案部门进行协调配合提供，从而确保企业设备档案的完整性与安全性，也有利于档案部门运用科学的方法对企业设备档案进行分类整理存档。

3.2 加强企业设备档案收集的及时性与完整性

加强企业设备档案的收集工作，最关键的是明白企业的设备管理在不同阶段所具有的内在关联性，即企业设备管理的四个阶段所生成的档案文件并不是毫不相干、完全独立的，而是具有很强的相关性，是设备档案“成套”必不可少的组成。基于此，企业应做好设备管理各个部门的协调工作，在档案文件生成后及时移交企业档案部门，尤其是设备运营、维护、检修等相关管理部门，一定要做好设备档案移交的及时与完整，使档案部门接收到的档案文件能够客观及时反映设备的动态变化。对于档案管理部门来说，也不能坐等档案上门，要与其它设备管理部门建立顺畅的沟通协调机制，在设备档案更新时，应及时督促相关部门及时移交，对于常用设备文件，可在部门保留复印件以便随时使用。

3.3 完善企业设备档案管理制度

制度约束人的行为，要提高企业设备档案管理的水平，完善设备档案管理制度是必不可少的关键环节。企业设备管理的全过程涉及多个部门的衔接配合，相应的设备档案管理也不应是档案管理部门一个部门的责任，而应是企业各个部门能力合作方能取得实质性的成效。因此，建立并完善企业设备档案管理制度，针对企业各个部门在设备管理中所处的位置制定具有针对性的规章制度，以企业档案管理部门为核心，以制度建设为基础，促使企业各个部门通力协作配合，使企业设备档案管理水平与能力得到有效提升。

參考文献

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