文书档案管理存在的问题及对策研究

摘 要：文书档案工作是档案工作的重要组成部分，是一项政治性、服务性、技术性较强的工作。本文阐述了文书档案管理工作的重要性，通过分析文书档案管理工作中存在的主要问题，并就如何创新文书档案管理提出了现实可行的意见和建议。

关键词：文书档案;现代化管理;规范化;信息化

办公室文书档案管理工作是办公室工作的一项重要内容，对于其他各项工作开展具有重要意义。为适应时代发展形势，办公室档案管理部门应主动提升对文书档案管理工作的重视程度，对如何提升办公室文书档案管理工作进行细致思考，构建完善的办公室文书档案管理制，加强在办公室文书档案管理人员教育的培训，打造一支符合时代发展趋势，打造满足办公室各项工作需求的高素质档案管理队伍。

1 文书档案管理的必要性

第一，文书档案管理能够为组织内部其他科室提供信息检索服务[1]。办公室文书档案管理的对象主要是办公室进行的各项活动宣传的相关文件材料，通过文书档案整理和资料挖掘能够对活动开展的内容及意义进行梳理，同时也能够有效记载单位和相关部门发生的业务，通过对这些业务资料进行科学合理的挖掘和利用，能够为单位内部的其他活动提供相应支撑，为需要相关机构提供各类检索服务，有效提升文书档案资料的利用效率。

第二，文书档案管理工作能够为组织其他工作开展提供法律凭证。很多文书档案资料对于单位建立、变更、注销等相关信息进行了详细记载，真实反映了单位的运转状况和活动开展的各项内容，而这些详实具有事实根据的资料能够成為各级管理部门和纪检监察部门对本单位发生的违法乱纪事情查处的重要依据，且这些文书档案其自身也具有良好的法律凭证效力，能够很好地指导组织其他工作开展。

2 文书档案管理存在的问题

1）文书处理程序存在不规范现象。具体来说表现为以下几个方面：第一，在文书文件处理工作过程中，很多单位普遍存在“倒流”情况，违背了文书处理程序的流程，甚至文稿拟制不经办公室审核直接送领导签发，然后再转送办公室进行核稿操作;第二，越级行文的情况时有发生，单位领导没有掌控文件的审核和盖章过程，打印文件材料较为随意，最终导致越级行文现象的发生;第三，发文处理过程中如果涉及多个部门，未进行会签，或者仅仅主发单位盖章，文件的效力从而大打折扣[2]。

2）档案管理制度不健全现象。第一，档案管理缺乏标准化、规范化。当前大多单位档案管理模式老套，技术陈旧落后，案卷质量不高，各类档案整理不符合国家标准要求。例如，各单位制定的《文件材料归档范围保管期限表》不够明确，不清楚哪些档案应移交档案室存档，使得档案未能集中统一管理。第二，档案管理缺乏科学化。有些单位档案管理不够规范，建立了相关档案管理制度如岗位责任制、归档、保管、借阅、保密、鉴定销毁等，也有档案工作领导小组、管理体制、分类方案，但是在执行过程中却流于形式，制度不完善也未装裱上墙。大多数单位档案人员未经过专业档案知识培训而且身兼数职，对管档要求、档案材料收集、整理、归档等业务了解不深，对档案工作精力投入不足，对本单位各部门的文件材料形成、归档工作及所属单位的归档工作不能进行很好的监督指导、业务培训。

3）档案信息化管理水平有待提高。档案计算机管理软件系统，缺乏统一标准，在实际管理中缺乏通用性，档案管理的标准化、规范化水平有待提高。如：有些档案管理软件，仅仅着眼于档案专业流程研究，而忽视了档案与文件的衔接，特别是实行办公自动化后，档案管理软件无法实现与OA系统的无缝衔接，导致许多电子文件无法及时、准确地归档

3 文书档案管理存在的对策

1）对文书处理程序予以严格规范。文书的处理工作应始终保持合理、连贯、递进的程序，为此制定严格、详细的文书处理流程规范十分必要[3]。在实际工作过程中，公文处理流程十分复杂，且环环相扣，无论哪个环节、哪个科室出现问题都会对整个文书处理流程产生严重影响。这就要求单位内部不同科室之间应该相互配合、协调运行，有效提升文书处理的合理性和科学性。此外，办公室主要负责文书的收发、传递、催办、批办等工作，且需要将这些工作落到实处，对文书的处理情况予以及时掌握，而不是表面的收发工作，为确保单位健康、可持续发展打下坚实基础。

2）构建和健全文书档案收集与归档工作的管理制度。首先，档案管理人员必须明确文书档案收集的时间、归档范围、保管期限及注意事项，保证档案收集与整理工作的正常有效地开展。根据单位自身的实际情况，依照相关法规与职责分工的制度，合理确定切合实际的档案文件材料归档范围，同时给予相应的业务指导，促进档案收集的工作顺利进行。另外，还应明确规定档案的归档期限，通常要求办公室的文书档案必须在档案形成后的次年首季度完成收集与归档，集中统一进行保管，不得私自留作它用。明确规范文书档案的归档期限，能显著提升其的收集效率，激发档案收集人员的工作积极性。各单位各公司应根据自身的发展情况适时更新文书档案的管理制度，以满足不同阶段的档案管理需求。

3）利用现代化设备，改善档案保管条件，不断提升档案室规范化、信息化管理水平。随着电子文件档案管理工作的逐步开展，计算机已运用于档案整理工作中，将电子信息化运用于档案管理工作的各个环节，做到及时分类归档、及时更新数据信息，处理好档案管和用的关系，既保证档案不损坏、不丢失、不泄密，又便于档案的日常查询利用。同时，加强软硬件环境建设力度，配齐空调、去湿机、温湿度计、铁质档案柜等硬件设备，配备标准合的档案室，及时配备档案现代化所必有的计算机、扫描仪、光盘刻录机等现代化办公设备，使档案达到“九防”安全保护措施，确保档案收集、保管、查询等各个环节的规范和安全。此外，严格实行档案专人保管，集中归档，检索工具、全宗指南等软环境更新及时落实到位。

4）加强档案管理人员业务技能的培训，有效提升档案管理队伍的综合素养。新时期，为有效提升单位文书处理效率和处理水平，单位应加大对文书档案管理工作人员的管控力度，切实提升他们的信息化操作水平和档案管理专业技能。具体来说，主要表现为以下几个方面：第一，单位相关管理部门应加强对档案管理人员的督促和管理，切实提升他们的理论知识，有效提升单位档案管理人员的业务素养和政策水平;第二，在实际工作过程中，培养档案管理人员形成精益求精、一丝不苟的工作态度，切实提升他们的职业道德和敬业精神，让档案管理人员能够对文书处理工作的重要性予以充分认识，有效调动工作的积极性和主动性;第三，加强培训，积极开展一系列丰富多彩的业务交流活动，并采取以会代训、业务技能大赛等方式，为单位打造一支业务素质过硬、思想政治素质好的档案管理队伍提供强有力的技术支撑。

4 结束语

文书档案清楚记载社会发展历程，所以其能够客观反映出某个社会、组织及团体在一定时期内出现的问题、问题的改进方案以及改进成果等。办公室档案管理中文书档案占据重要地位，文书档案的收集和归档属于一种服务型与高技术性的工作，其作用在各个单位都得到充分肯定。为使文书档案发挥出最佳的服务社会的作用，我们应努力保障各单位文书档案的真实性以及完整性，提高文书档案的质量，使档案的信息资源能够得到合理的开发和利用。

参考文献

[1]邓小慧.关于提升办公室文书档案管理工作的几点思考[J].传播力研究，2019（24）：298.

[2]甘霖芳.浅析文书档案管理工作暴露的问题及新路径[J].才智，2019（22）：221.

[3]张海艳.机关文书档案管理工作开展现状、存在问题及对策[J].档案天地，2018（11）：50-53.

作者简介

孙树萍，女，山东招远，本科，助理馆员。