数字化校园建设背景下中职学校档案利用融合策略探究

杨亮 广西交通运输学校 广西南宁 530007

引言

随着信息时代的来临,无纸化办公已经由概念逐渐应用到多个行业领域中,全国各个中等职业学校纷纷建立自己的数字化校园平台,在数字化校园平台的条件下,如何做好档案的管理与利用是一项新的课题.中职学校档案数字化利用是完善数字化平台的重要一个环节,提升和完善档案数字化利用就能有效提高校园数字化平台的开发和使用,两者融合才能使教学工作更便捷,教师工作效率更高.

一、中职档案利用管理现状

1、档案利用申请程序繁琐,以我校为例,教职工为了不走申请程序,宁可上网找资料,也不愿意到档案室借阅文件.

2、档案知晓率低,网络化水平不高.教职工对档案的数量、结构、种类等无从知晓,档案部门也没有主动公示有关内容和条目,导致教职工查寻档案无从下手.

3、档案管理员负担重,很多学校的档案员肩负着上课、带班等任务,当遇上职称评定或上级评估时,档案利用工作压力瞬间提升,找目录、找文件、审批等工作使档案员应接不暇.使用旧式的档案利用方式不仅不能提高工作效率,而且加重了档案员的工作量.

4、中职学校档案室储存空间有限,为节省空间,一些综合性的文件材料临时存放在相关科室,导致学校档案散落在各部门,给利用工作带来不便.

5、档案利用者借阅档案,需要填写纸质申请表、复印相关文件、填写档案交还记录等,各环节需要消耗一定的科室经费,不能实现无纸化办公的要求.

6、随着时间流逝,一些旧文件纸质已发生变化,长期的原件利用给档案带来不同程度的损坏.

7、档案利用只能在学校档案室进行,在校外、假期、周末就不可进行相关档案的利用工作,极大的降低了学校工作效率.

二、中职档案利用与数字化校园建设融合的必要性

1、提高档案利用率

校园平台数字化目录的建设能有效提高档案利用率,定期更新校园平台档案目录,方便教职工根据目录查找档案,党政、人事、设备、教务、科研等相关资料均可以通过电子目录查询,教职工不必自己上网到处搜索浪费时间,只用在档案模块内通过目录查找即可.

2、减少档案管理人员工作量

若将学校各类文件电子化,并上传数字化校园平台档案室专用模块内,不仅释放实物文件存放空间,更重要的是通过站内搜索引擎,可以瞬间找到想要寻找的文件,档案员可以不需要找到实物去复印,只需通过网络流程审批后,就可以直接在校园平台内下载了.当然,保密文件、机要文件、不可复印文件还需手动申请.

3、节省储存空间

目前,教育厅等上级单位下发的文件均是电子版,若我们再将电子版打印储存,那会占用大量的空间,有价值的原件才是我们首要储存对象,对于此类电子文件,完全可以通过数字化平台档案管理模块将其存储.

学术期刊仅仅从制度和管理上反学术不端行为还不够，必须深入研究反学术不端行为的技术，作到“知己知彼，有的放矢”。

4、有效融合能节约经费,达到无纸化办公要求

各科室到档案室查询资料,各类申请表、文件、资料,只要不是原件,都是不必要打印的,一些借阅者查询文件只为一两个数据,往往需要档案室复印整套文件,这造成了浪费,要实现无纸化办公就要与数字化校园平台融合,既能节约经费,又便捷.

5、保证档案的完整性

档案原件长时间多次借阅、复印,有可能造成文件的损坏,通过扫描建立目录,可以在数字化校园内申请查阅文件,省去了查找原件去复印和翻阅环节,对文件原件起到了极大地保护作用.

6、改进了中职学校档案利用工作地点的单一性

三、中职档案利用与数字化校园建设融合策略

首先,要有学校领导班子参与,分管领导进行总体规划、拍板和协调.融合必须在现有的设备、网络资源背景下进行,所用资金不能超过科室预算 抓好时机,最好在数字化校园建设初期,提交方案,及时将各类有价值的文件、图片、影音等档案转换成电子数据 与各科室沟通协调,转变教职工工作思维,接受新科技、新方法,处理好各部门在融合中的矛盾.

其次,融合要体现学校的特色,能让广大教职工接受和满意,体现校园文化传统的同时突出服务功能.融合过程中要多听各部门意见,如何便于档案利用最重要,结合学校实际情况满足各部门要求.

在教学方面,突出档案利用的便捷服务性特点,前期收集好各专业科每门课程的教学资料,收集每位教师的课程标准、教学计划、教案、授课PPT等,按目录分门别类上传至数字化校园平台档案管理模块中,形成大数据,保证随时查阅、随时下载,这样有利于学校教学发展建设,随时为教师授课提供有利的资料参考.

在科研方面,要利用数字化平台促进教科研的资源共享,教职工的专著、专利、经验、学术成果等通过网络,开放利用,随时为教职工提供参考,促进学校科研能力发展,提高教职工科研水平.

在学校行政管理方面,融合能有效提高各部门之间档案交流,获取数据快速便捷,教师评职称也不用到处查找文件,每位教师的资格证、出版物、教学资料等均在档案利用模块内,随时提供查询.评估时相关资料也均可在档案利用模块内下载,实现不同部门之间的数据共享,提高工作效率.

最后,提高网络安全,保证档案资料利用的规范性和安全性.根据《档案法》档案利用申请要有流程,需经过网络档案利用审批,相关负责人批准,才可下载相关文件,因此网络档案利用审批表要结合学校实际情况,精简设计,符合规范.数字化校园网络安全需与网络建设单位沟通,按合同要求,保证学校数据不外泄、不丢失、不乱传.

四、结语

综上所述,档案利用与数字化校园建设融合符合现代化管理需要,是提高工作效率、节省劳动力的有效措施,但实行起来需要我们共同努力,结合科学管理,乘坐科技的顺风车,将其发展起来!