解析高职院校档案管理人员的心理表现及解决措施

■王锋华/潍坊职业学院

一、前言

虽然我国高职教育的发展历史较短，但其发展速度异常迅速。随着高校的不断扩招，高职院校的规模迅速扩大，档案管理工作的重要性日益凸显。高校档案管理是对学生、教工、学校乃至社会都具有保存价值的文字、声像以及图标、实物等，是对高职院校的教育、发展全过程进行的原始记录。档案管理工作既有普通行政工作的素养要求，又有其特殊性。档案管理工作者更多地是与档案实物打交道。

二、高职院校档案管理人员的心理表现

（一）缺乏对档案工作的职业认同感

职业认同感是心理学专业术语，员工的积极性、责任感与守信度就是受职业认同感的影响而形成的。在实际调查中发现，高职院校的档案管理人员缺乏对档案管理工作的职业认同感，觉得档案工作可有可无，认为档案工作没有发展性，对自己的工作没有成就感，对自己的未来感到惶惶然，在工作过程中就会寻找机会逃避工作任务，时刻关注各类人事调动信息，寻找机会调整自己的工作岗位。

（二）管理人员存在自卑心理

高职院校领导者重视教学类业务，对档案管理工作不甚重视，或者将档案管理工作全权交给档案管理人员处理，导致档案管理人员不受他人重视。档案管理人员极少有机会去参与培训和进修，专业能力得不到提升，薪酬待遇长期得不到改善。久而久之，档案管理人员很容易产生自卑心理，觉得理想与现实之间存在很大的差距，在工作和生活中没有自信，做事畏手畏脚，对集体生活没有兴趣。

（三）管理人员的情绪起伏较大

高职院校档案管理人员在服务过程中需要面对形形色色的服务对象，面对那些彬彬有礼的服务对象，档案管理人员可以根据他们提供的信息快速找到目标档案，因为工作顺利而感到心情舒畅、思路清晰；面对那些脾气暴躁、素质不高的服务对象，他们提供的信息可能会不全或者错误，需要档案管理人员花费更多的时间和精力解决问题，找到目标档案，在此过程中产生的消极情绪不仅会影响工作成效，还会转移到他人身上，从而影响到同事关系。

三、高职院校档案管理工作中存在的问题

（一）档案需求者缺乏档案意识

经过调查发现，高职院校毕业生存在离校未提走档案的情况，这是因为部分毕业生根本不知道自己的档案还遗留在学校，也就是说他们缺乏一定的档案意识，在因为工作晋升、考取职称的过程中，根据相关部门的要求办理档案派遣，才花费一定的时间和精力打听自己的档案在何处，还有一些高职院校学生认为自己不会用到档案，就擅自将自己的档案遗留在院校中。可见，档案需求者缺乏档案意识，对自己人生发展至关重要的个人档案遗留在外，甚至漠不关心。

（二）档案需求者对档案管理人员存在质疑心理

高职院校毕业生年龄尚小，对查阅档案事宜上，会寻求他人的帮助，如由院校教职工陪同办理。档案查阅工作是档案管理人员的常规工作，即便没有他人的陪同，档案管理人员也会遵守规章制度和职业规范，严格按照规定提供档案查阅服务。档案需求者做出这种行为是怀有对档案管理人员不信任的心理，认为由与档案管理人员熟悉的人引荐，查档过程会更加顺利，档案管理人员会认真对待他们的要求，对待他们会更加热情，从心理上认为有保障。

四、调适高职院校档案管理人员心理表现的措施

（一）加强心理暗示，改善档案管理人员的职业倦怠

心理暗示是一种最简单的条件反射，暗示在潜移默化中影响着人的生活，合理地运用心理暗示能够提高高职院校档案人员的职业认同感，能够有效改善档案人员的职业倦怠心理。高职院校领导者应该带头增强档案意识，定期组织管理层面干部会议对提高档案工作质量开展研讨，要在公众场合突出档案管理工作的重要性，提升整个单位的档案管理意识，提高档案管理人员的自主地位和职业认同感。由于个体之间存在差异，在具体工作中呈现出的工作能力也有所不同。高职院校档案管理工作中行使权变管理模式，根据个体差异采取不同的管理方式，这对档案管理工作具有指导作用。高职院校领导使用科学、合理的人力资源管理模式，务必做到人尽其才，根据年龄、工龄合理分配档案管理具体事务。高职院校档案部门需要树立良好的服务理念，具体从以下四点彰显人性化理念：第一，增强档案管理人员的服务意识，能够做到以礼待人，言行举止需要端庄大方；第二，管理人员需要做到以己度人，需要耐心倾听他人的诉求，针对性地找到所需资料；第三，完善档案服务流程，让档案人员有章可依，提高档案管理工作的服务质量和效率；第四，创新思想，拓宽服务渠道，档案管理人员可以利用信息技术提供档案查阅服务。第五，部门领导、分管领导应定期了解档案管理工作情况，关注工作人员情绪心理，耐心倾听，为其提供倾诉的途径。

（二）营造良好氛围，促进档案管理人员之间的交流

高职院校档案管理枯燥单一，管理人员很容易滋生不健康的心理情绪，为此，高职院校领导者需要为档案管理工作人员营造一个宽松、怡人的工作氛围，创设良好的高职院校档案工作氛围可以从以下六个方面进行：第一，档案管理部门需要开展党的群众路线教育实践活动，让全体档案管理人员从思想上认同档案管理工作，提高对档案工作的重视程度，并付出实践，认真践行档案服务工作；第二，档案部门管理者应该协同员工创建品牌档案文化，根据管理人员的性格特点，结合档案工作自身性质树立正确的档案工作价值理念；第三，档案管理人员需要树立全心全意为人民服务的意识，打造热情周到的服务形象，从本质上提升档案管理工作的社会影响力。

（三）秉持人本理念，增加档案管理人员的综合素质

新时期的高职院校档案管理人员，需要掌握扎实的档案专业技术，还需要不断地积累档案管理实践经验，熟悉本单位不同部门的业务工作，利用碎片时间学习计算机、英语、心理学等学科的知识，需要达到一专多能的综合素质。首先，高职院校档案管理人员需要树立终身学习意识，加强档案业务学习，有效利用现有图书馆资源，下载并学习最新期刊，掌握档案管理工作的发展趋势，积极参加交流活动，将所得的理论成果应用于实践工作中。同时，档案人员需要提升自己的心理素质，能够客观地评价他人和事物，在工作中能够保持不以物喜、不以己悲。面对脾气暴躁的档案需求者，以慢制动，循循善诱，有条不紊地提供档案管理服务。同时，做好本职工作需要拥有一个健康身体，拥有强健体魄才有时间和精力研究档案工作的改革与创新。因此，高职档案管理人员需要重视自身的身体健康状态，可以借助院校特有的体育锻炼资源，利用业余时间进行适当的锻炼，既促进了与同事的交流，还能提高身体素质。

（四）提升重视程度，提高档案需求者的档案意识

提升全社会的档案意识是做好档案管理工作的重要前提。全社会档案意识的提高可以为档案管理工作提供良好的工作环境和氛围，同时提高全社会的档案意识也是档案管理工作的重要内容。值得注意的是，提升全社会的档案意识并非一朝一夕之事，需要全社会的共同努力。首先，高职院校领导者需要重视档案管理工作，档案管理部门以及档案业务部门需要寻求高职院校领导者的帮助，加强档案意识的宣传力度，通过在公共场合演讲宣传、咨询、专题讲座、有奖竞猜等方式让社会大众注意档案，为社会人士了解档案提供支持。同时，院校档案业务部门需要以档案业务工作为依托，积极做档案宣传工作，用自己的实际工作成效树立良好的档案服务形象，用热情、负责、熟练的工作风格换取档案需求者的了解、信息与支持。

五、结语

总之，高职院校档案管理人员的心理问题不容小觑，但也不是无法解决。从心理管理学角度去分析事物，需要是档案管理人员具备强健的体魄、良好的服务意识，引导其形成良好的工作态度，才能促进档案事业的发展。