文化差异对商务函电写作的影响

■刘 雯/河南科技学院外国语学院

一、前言

随着“一带一路”倡议的不断推进，中国对外交流与合作不断深化和加强，同世界各国的贸易往来也日渐频繁。商务函电，作为商务活动中重要的沟通媒介，能够实现信息的高效传递与交换。

对于商务函电写作的研究，大部分学者集中在语言、写作原则和课程设计等方面。杨秋怡（2018）通过对比英汉思维差异，研究其对商务函电写作的影响。魏国平（2005）对商务函电的语言特征、语篇特征、语法特征及词汇特征进行了详尽分析。叶秀琪（2017）对商务函电教学模式改革进行研究，提出了基于 CLIL 模式的 4CS（content，communication， cognition， cultures）教学理念。由于各国文化的不同，商务函电沟通不可避免会面临各种问题，但关于文化差异对商务函电写作影响方面的研究较少。这些问题产生的原因以及如何解决这些问题值得思考和探索。

二、文化差异及造成的商务函电沟通障碍

不同文化有其独特的特点，而沟通障碍的产生是多种文化差异因素交互的结果。

（一）高低语境文化

在现实交流中，交流双方所传递的信息有的主要来自于交际语言本身，而有的则主要来自于交流的场合，即语境。根据信息来源方式的不同，爱德华·霍尔把多样性的文化划分为了两类，即高语境文化和低语境文化。高语境文化是指在此种文化背景中，交际信息的创造和实现不主要依赖于交际语言本身，而主要依赖于语言交流的场合和语境。中国文化、拉丁文化以及日本文化都属于典型的高语境文化。低语境文化是指在此种文化的语言交际过程中，交际信息的创造主要依靠交际语言本身而非交际语境，像美国、加拿大以及多数欧洲地区的文化都属于低语境文化（窦卫霖，2011）。例如，中国人很多时候讲求意会、弦外之音以及语言表达的委婉和隐晦，但是如果这样的语言出现在商务函件中，对于低语境文化的人来说容易出现沟通障碍，因为他们很难理解蕴含在文化背景中的信息。

（二）长期取向与短期取向文化

吉尔特·霍夫斯泰德提出文化差异的不同维度。其中一个维度便是长期取向与短期取向。长期取向的文化关注未来，注重节俭和坚持，能够牺牲眼前或者短时间的利益去追求长远的利益。而短期取向的文化更关注过去和现在，认为此时此地才是最重要的。在霍夫斯泰德的调查中，中国文化属于典型的长期取向文化，在这一维度上的得分为118，而美国得分仅为29，其文化属于短期导向文化（陈晓萍，2009）。这一文化差异体现在很多方面，例如，中国强调长远计划，未来的合作和利益，所以中国人常常说“放长线，钓大鱼”，而且国家和政府也常出台各种长期规划，例如“十三五规划”、“两个一百年”奋斗目标等。但在很多短期文化取向的西方工业国家，短期即时的利益更被看重。例如，企业考核的周期较短，有每周考核、月考核、季度考核等，强调短期绩效。

所以在商务函件中，特别是报盘还盘信件中，中国人常常会说“If you can grant us lower discount， we will place larger orders with you in the future”，甚至有时候为了促成一单生意或者期望后来能够达成合作，在第一次交易时提供很低的价位。而美国人往往看重某一单生意能否盈利，如果利润过低，就很难接受，因为他们认为利润率太低将会是一次失败的尝试，完全没必要。

（三）思维方式及习惯用语的差异

曹赟（2017）认为中国人趋于曲线思维。所谓曲线思维，是一种围绕主题的迂回的思维方式。正如我们习惯于在谈正事之前寒暄铺垫，最后才表明自己的意图或者看法。西方人趋于直线思维，即直截了当的提出问题和观点的思维方式。人的思维方式决定着表达方式和行为方式。很多中国外贸业务员在撰写商务信函时，往往会写得很长以示认真重视。例如，在回复客户的询盘信件时，添加过多关于公司的介绍和客套的话语，最后才才会提到客户所关注的点上。但是外国客户在收到这种邮件后，会觉得是在绕弯子。面对繁杂冗长、主题难寻的信件，客户会认为没有可读性，失去耐心。

有时候还会出现模糊语的情况，例如，我们习惯说“改天有空去你家做客”，但是“改天”可能是明天，一周后，一月后，是不确定的。但是，西方人对于模糊性的容忍度较差。所以，在商务函电写作中，模棱两可的语言会使客户怀疑合作的诚意及公司的信誉。例 如，“Products of our company won several awards and passed national and international authentification.” 这种表达方式在西方人看来是没有参考价值的，因为不够具体，没有可信度。

三、跨文化商务函电写作技巧

（一） 把握商务函件的发送时机

大多数商务函件往来都是通过邮件方式进行的，如何使客户在收到邮件后快速回复是值得思考的问题。外贸业务员发送出去的开发信、建交函等都石沉大海，很大原因是发送的时间不对。有时候客户的邮箱堆积大量邮件，如果不是往来邮件，可能会被当作垃圾邮件处理掉。在这种和国外存时差的情况下，一方面我们需要及时回复客户的邮件；另一方面，设定邮件发送的时间，确保客户在上班后打开邮箱的第一时间，收到我们的邮件，这样客户查收回复的几率会增大。

除了时差可能造成的邮件处理障碍外，目标国家的文化节日等也要考虑在内。例如，在穆斯林斋月期间，他们的上班时间一般是早上八点到下午两点，所以邮件发送最好是在这期间，或者上午十点左右。斋月期间，人们白天不能吃喝，所以上午客户的精神状态较好，下午会出现疲倦，此时进行邮件往来，效果较差。值得一提的是，并非每一个西方国家都过圣诞节，一些阿拉伯国家像沙特、阿联酋、叙利亚等是不过圣诞节的。此外，不同国家庆祝感恩节的时间也不尽相同，加拿大的感恩节在每年的十月中旬，美国的感恩节在每年11月的第四个星期四，而欧洲人则不过感恩节。同样，我们的春节对于外国客户来说是不放假的，所以商务函件往来时应注意文化差异，在遇到节假日时，应提前告知客户可能出现的延迟回复。此外，送上祝福时应注意避免把祝福发错人，或者在错误的时间发送节日祝福，影响交流与合作。

（二）设计商务函电的写作内容

1、明确写作目的

在撰写商务函电时首先要明确写作目的，不管是关于价格的讨论，还是关于交货方式的协商等。基于西方客户直线思维的特点，在一开始，我们可以减少大量的铺垫，直接表明写作目的，例 如“Thanks for your inquiry and prices for your desired products are as follows.”或者“I write this letter in order to……” 此外，写作中最好有清晰的标题，对于客户所关注的点，例如价格、付款方式等可以加粗显示，增加函件的易读性。

2、了解客户需求

商务函电写作虽然不是面对面的谈判，却是另一种形式的沟通、试探与博弈。不同的客户在询价时都抱持一个共同目标，那就是要买到物美价廉的商品或者以最好的价格出售商品。不同的是，一些客户，例如印度地区的客户属于价格敏感型，所以在商务函电写作中，过高的价格会使他们直接放弃。对于这种客户，应直接抛出自己能做出的折扣，并表达合作意愿。欧美以及日本客户，对于产品的品质要求较高，可以重点展示产品细节和优势，必要时候在函件沟通是提到样品寄送。若样品价格不高，可直接在函件中表达“Free samples will be provided for your reference”。如果样品价格过高，可委婉表述我方需求 “The sample will cost 200USD， but we will refund the charge if you confirm the order”。一方面有机会让客户更好地了解产品，另一方面减少损失。

一些国家对于产品的环保要求很高，所以在函件中不要使用泛泛的语言表达产品质量好，一定要充分展示出产品的环保性能并提供具体的参数来吸引客户。对于一些高权利距离文化的国家，客户对于权威的重视和依赖很强。所以如果企业已经和当地的知名企业有合作，可以在函件中提到，这样会使客户更加容易接受。

3、完善写作细节

商务函件的写作格式有很多种，常见的三种是齐头式、缩进式和混合式。针对不同的客户，选择客户常用的格式。

其次，细节方面。例如，日期的写法，英式写法，一般遵循日、月、年的顺序。2019年6月8日，即 8June， 2019或8 June， 2019。 而美式的期表达方式通常为月、日、年，即 June 8， 2019，或June 8，2019。 避免书写为 08/06/2019或者06/08/2019，造成误解。

最后，商务函件的写作，如往来邮件，虽然不似合同般严谨，但在发送之前务必要认真检查，避免语法错误以及重要信息的遗漏或出错。专业准确礼貌的表达将会给客户留下好印象，增加合作的可能性。

（三）摆正商务函电的写作心态

商务活动的进行是基于平等互利的基础。一项对比对母语国家人员和非母语国家人员在商务信件写作差异的研究显示：在这些被调查的非母语国家人员中，44%的人在写作时常常过于礼貌，例如，“I humbly request you to take into consideration my ardent desire to continue my studies”（窦卫霖，2011）。过于谦虚甚至一味讨好的表达会让客户感觉我们对自己的产品缺乏自信，急于建立业务关系，在后期的谈判中将会处于不利地位。所以在商务函电写作中，我们既要礼貌表达，更要自信表达，强调对方跟我们合作能够为他们带来的利益。

四、结语

我国同世界各国交流合作日益密切，商务函电在商务活动中发挥的作用也越来越大。但文化差异，不管是高低语境、长期短期取向、权利距离高低亦或是思维、习惯及表达方式的差异，往往直接影响商务函电的沟通。了解世界各国的文化差异以及他们对商务函电写作的影响，并且灵活运用到商务函电写作中，力求做到谋篇布局符合客户思维习惯，写作内容直击客户内心需求，将所要表达的信息进行准确详细的编码，从而顺利实现跨文化商务函电写作，促进对外经济贸易发展。