论新形势下研究生秘书专业化建设

■陈胜珍/江苏师范大学文学院

随着研究生招生人数迅速增加，在校生规模日益扩大，高校在实践中逐渐形成了以“学校——学院——导师”三级管理为主的研究生教育管理模式，以往统筹管理研究生工作的研究生院，逐步将研究生招生、培养、就业派遣、学位点建设等事务下放到二级学院。在此背景下，很多高校在二级学院设立了研究生秘书岗位，作为学校、学院、导师、学生联系的交叉点，专职管理研究生工作。

社会分工论认为：社会分工是社会进步的必然途径和方式，社会分工的细化程度一方面反映了社会发展水平的高低，另一方面也反向影响着社会进步的速度与质量；职业是社会分工的结果，同时也是人类社会生产和生活进步的标志。研究生秘书岗位应研究生教育的蓬勃壮大而生，必须密切关注研究生教育新形势的变化。

一、何谓新形势

当前研究生教育改革不断推进，研究生秘书在以往繁杂琐碎的常规工作基础上，又面临着新的挑战。

（一）招生规模迅速扩大，研究生教育结构不断优化

研究生招生录取人数从1978年1.1万人，到2017年增长至80.6万人，增幅约为75倍，以江苏省为例，2017年全省普通高校共招收研究生6.4万人，较上年增幅为19.97%，招生规模扩展迅速。且2018年1月8日，国务院学位委员会办公室对2017年学位授权点审核结果进行了公示：新增34个博士学位授予单位、新增30个硕士学位授予单位；新增博士学位授权点656个，新增硕士学位授权点数量有2083个，这表明今后一段时间，我国研究生教育规模仍将继续扩大。

另一方面，研究生教育结构发生重大变化。2017年，全国共招收硕士研究生72.2万人、博士研究生8.4万人，其中，专业型研究生首次超过学术型研究生，成为研究生教育主体。再以江苏省为例，2017年，专业学位与学术学位在校硕士研究生比例从3年前的4：6调整为接近5：5。此外，因非全日制研究生招生，从2017年开始纳入统考，其录取方式及培养管理过程均产生了新的变化。研究生教育结构日益丰富优化，给研究生秘书工作带来了新的要求。

（二）研究生培养标准不断提高，培养过程日益规范

2019年初，演员翟天临不当获得博士学位、华南师大篡改考研成绩、山东师大发错试卷等事件，将研究生教育问题推上了风口浪尖，这一方面反映了全民素质水平的提高及新媒体的迅捷传播，让高等教育从以往的“象牙塔”走向大众，接受着社会的审视考核，另一方面也反映着“象牙塔”深处，研究生培养管理依然存在着诸多问题。

但总体而言，近年来，针对研究生招生及培养，教育部及各省教育厅出台了多项措施，如招生过程中全程录音录像，所有程序必须经过层层审核，以达到明确标准、规范过程、确保质量的要求。标准的提高、过程的细化、全民的监督，无疑对研究生管理人员的素质及专业化水平提出了更高的要求，研究生秘书作为基层工作人员，则会直接感受到工作量和精神上的双重压力。

（三）“双一流”建设带来新挑战新机遇

如果说招生规模的扩大、培养标准的提高，是研究生教育管理不得不重视的基础问题，那么2017年1月由教育部、财政部、国家发展和改革委员会印发的《统筹推进世界一流大学和一流学科建设实施办法（暂行）》，则为促进我国高等教育发展整体上进入世界中上水平和世界第一方阵，部署了新的重大战略，让各招生单位意识到，发展高等教育，既要平稳有序，也要积极主动交流合作，盘活创新。研究生教育国际化，因其对开拓研究生学术视野、提升研究生科研能力与实践能力的重要作用，已越来越受到高校重视。而承担国际国内高校沟通、交流研究生生选拔、在外研究生管理等工作的研究生秘书，既要应对不断细化的常规事务，更要与时俱进，对内公平公正，做好交流研究生的思想安全教育，预防各种意外发生，对外树立良好的学校形象，积极推进交流工作的顺利进行，

二、当前研究生秘书专业化建设现状

一般认为，秘书工作具有以下特征：机要性与群众性相统一；综合性与专业性统一；事务性和思想性统一；被动性与主动性统一；经常性与突击性统一。涉及到研究生秘书工作，则是既要在招生等机要工作中做好保密措施，又要热心服务考研学生、在读研究生、导师等；既要能统筹安排多种事务，又要在本职工作上体现过硬的专业素质；既要周到细致考虑各种琐碎事务，又要把握好工作方向和尺度；既要坚决贯彻学校、学院各项方针政策，又要积极思考改进工作方式、提高工作效率；既要熟悉常规性事务，又要灵活应对各种突发情况。在此基础上，还需要紧密关注国内外高等教育新形势变化，进一步提升综合素质，促进专业化建设。

（一）研究生秘书专业化建设内涵。

教育社会学家霍伊尔（E.Hoyle）在《教师角色》一书中提出 “专业化是一个职业群体经过一段时间后成功地满足某一专业职业标准的过程，它涉及两个一般是同时进行并可独立变化的过程，就是作为地位改善的专业化和作为专业发展、专业知识提高以及专业实践中技术改进的专业化”。专业化是通常用来指一个不完全专业性职业不断地满足一个完全专业性职业的标准的动态过程。

研究生秘书作为高校专职研究生管理人员，其专业化建设是指，在职业生涯中，通过一定的专业培训，获得研究生基层管理工作的知识、技能，具备良好的为师生服务的意识，拥有一定的专业自主权及明确的专业思想信条，具有参加进修的机会，从而逐步成长为一个专业的高校研究生秘书的过程。

（二）专业化建设初具成效

当前形势下，研究生秘书专业化建设已经初具成效。第一，司职人员学历层次、知识结构等综合素质有所提高提高。以往高校为稳定教师队伍往往安置其家属担任行政人员，随着研究生工作精细化程度的提高，高校逐渐面向社会公开考试招聘专职人员，一般要求硕士研究生及以上学历，实践表明，人员综合素质的提高有力地促进了研究生教学管理的发展。第二，队伍稳定性增强。过去因高校管理工作不够细化，行政人员经常身兼数职，有时甚至让在读硕士研究生管理本科生，在读博士生管理硕士研究生，导致工作队伍频繁更换，工作方针缺乏一贯性。直至研究生秘书成为研究生管理专职人员，术业有专攻，队伍稳定性大大增强。第三，有初步的人力资源开发与选拔机制。因事业单位体制改革，很多高校研究生秘书身份从以往的事业编制人员，转为可进可出的人事代理合同制职员，工作积极性快速加强。此外，为促进行政人员在学术与行政岗位上双向发展，众多高校在建立行政人员晋升机制的基础上，又实施了丰富的优惠政策，鼓励其在学业上深造。

（三）专业化建设存在问题

首先，从研究生秘书工作内容来说，角色时有冲突，职业认同感低。研究生秘书处于学校工作的最基层，既是协调者、执行者，又是组织者、管理者，服务对象研究生院、主管院长、导师、研究生等利益诉求时有冲突。且招生工作等事务保密性强，稍不注意，就可能后果不堪设想，导致研究生秘书身心俱疲。其次，虽然工作强度高，工作压力大，但由于“研究生工作具有辅助性、服务性的特点，不像高校教师教学科研成果价值可以直观体现衡量，故社会认同感及自我认同感低”。再次，从研究生秘书专业素质来说，对新形势把握不够明确，知识结构更新缓慢。由于招生规模的扩大，以及高校对管理人员科研能力要求较低，研究生秘书绝大部分精力用于凭自身积累经验，处理日常琐碎事务，自我专业意识薄弱，创新能力不强，对研究生教育管理系统性规律把握不足。最后，从研究生秘书成长环境来说，缺乏长期有效的人力资源管理与开发制度。“从高校人力资源管理层面来说，针对教师的人力资源管理与开发制度已经较为完善，但行政人员则还在培训制度、晋升制度、薪酬制度等方面缺乏长期有效的管理机制”。以培训制度为例，行政人员在入职培训之后，基本就依靠积累工作经验处理事务。而高校教师入职培训熟悉工作程序后，高校教师还有海外进修、各类学术会议等众多深造机会，这就导致研究生秘书成长缓慢，工作职责不够清晰，工作目标不够明确。

三、新形势下研究生秘书专业化建设目标及途径探析

（一）目标

研究生秘书专业化建设的目标在于，通过国家、学校、学院、研究生秘书个人的共同努力，使其具有崇高的专业伦理精神，能获得上级领导、导师、研究生等服务对象的认可；具有系统而明确的管理学、心理学等复合型知识结构，采用科学的管理方法和手段，走上现代化管理的轨道，成为一个稳定的长期职业，能定期参加培训进修，不断提高专业素质，拥有长期的战略性选拔机制。

（二）途径

（1）完善人事分配方式，科学定位研究生秘书工作内容。二级学院应根据招生规模，合理安排研究生管理工作人员。招生人数较少的学院，可以安排研究生秘书统筹兼顾多方面工作，招生人数较多的单位，应考虑同时设置研究生秘书和辅导员，前者主要负责教学、科研等事务，后者可以专门承担研究生的党团建设、就业等工作，同时既要避免角色交叉形成冲突，也要防止角色空白无人负责。

（2）建立长效培训机制，更新研究生秘书知识技能结构。“流水不腐，户枢不蠹”，研究生管理相关事务琐碎繁杂，重复度高，极易产生倦怠情绪，为此，高校应建立长效的培训机制，提供多样化的国内外培训交流机会，督促研究生秘书不断提高自身思想政治道德水平和职业素养水平、不断更新教育管理理论和本学院各学科前沿知识储备、不断熟悉研究生教育新局面和新趋势。

（3）制定战略化人才选拔机制，增强研究生秘书专业化建设主动性。高校以科学的人力资源管理理论为指导，制定战略化人才选拔机制。首先，通过可进可出、可上可下的选用制度，提高研究生秘书危机感；其次，通过薪酬、职称等多样化的奖励制度，激励研究生秘书主动加强服务意识、沟通意识、创新意识，进一步放开眼界、勇于探索，系统性提高研究生管理能力，使自己在研究生管理领域有所成就；最后，通过科学、完整、均衡的评估监督制度，降低甚至杜绝泄密等不良事故发生概率，为研究生秘书成长提供平稳安全的高校环境。

加强研究生专业化建设，有利于切实地贯彻“以生为本”的教育理念，有利于更好地协调研究生教育管理各项工作的具体落实，有利于提高研究生集体认同感与归属感。尤其是面对当前研究生扩招、互联网时代信息迅捷传播、“双一流”建设等新形势所带来的机遇和挑战，国家、学校、学院亟需共同努力，通过多种途径克服困难，进一步促进研究生秘书专业化建设，激励其加强职业认同感、更新知识结构、提高专业素质，才能建立一支稳定、专业素质过硬、服务意识强的研究生秘书队伍，满足不断丰富和细化的研究生教育管理工作需求。