项目档案工作融入工程建设研究

文/上海核工程研究设计院有限公司 刘兆刚

项目档案工作是工程建设的重要内容，应融入工程建设，与项目建设管理同步。但在实际工作中，项目档案工作经常出现与项目建设管理脱节的现象。项目建设是一个复杂多变的过程，从启动到收尾有一个完整的生命周期，如何在变化的过程中把握住项目建设规律和节奏，将项目档案工作穿插落实到项目建设管理的各个环节，实现项目档案工作与项目建设管理的良好融合，是本文研究的重点。

一、项目档案工作与项目建设管理脱节的原因

建设项目档案在项目建设过程中形成，与工程实体一样，是项目产出的重要成果。项目文件是项目档案的前身，具有文件自身的本质属性，同时被赋予了建筑产品和建筑生产的某些特性，项目档案的形成离不开工程管理人员和档案管理人员的相互协作。但在实际工作中，项目档案工作常被项目管理者和工程管理人员忽视，未有效纳入项目建设整体规划与实施，而档案管理人员缺乏一定的专业知识和项目管理能力，不能有效利用项目管理手段对项目文件的形成进行管控，使得项目档案工作与项目建设管理脱节，导致项目文件完整性、准确性、系统性和规范性出现问题。项目文件问题的产生轻则增加项目成本，影响工程进度，重则延误工程竣工验收和移交，使项目在经济上遭受重大损失。项目管理人员应采取有效措施，避免项目档案工作与项目建设管理脱节现象。

二、项目档案工作与项目建设管理的对应关系

项目建设管理是为实现工程项目的目标，利用系统的观点、理论和方法对工程项目进行的决策、计划、组织、控制、协调等管理活动。项目生命周期理论、项目五大管理过程和十大知识领域是项目建设管理的核心内容。 在工程建设阶段，项目档案伴随着项目管理活动和工程实体产生，按项目生命周期理论的项目策划决策、项目准备、项目实施、项目竣工四个阶段划分，如表1所示，各阶段产生的文件类型如下：

表1 建设项目生命周期内需归档的文件类型

项目档案工作的主要活动有建立档案管理机构、档案制度规范建设、确定归档范围、编制归档计划、项目文件过程控制、项目文件收集、整理、归档和移交，与项目知识领域密不可分，在项目生命周期内将项目档案管理活动划分为启动、规划、实施、监控、收尾五个过程。项目档案工作与项目生命周期的四个阶段、项目管理过程和项目知识领域的对应关系如表2所示。

表2 项目档案工作与项目建设管理的对应关系

三、项目档案工作融入工程建设的几点建议

表2所示的对应关系为项目档案工作融入工程建设提供了操作指南，由于项目管理的复杂性和动态性，仅有对应关系是不够的，管理中还需要发挥人的主观能动性和创造力，建议做好以下几个方面的工作：

（一）加强项目档案分管领导的统筹引领。项目档案工作融入工程建设应遵循“统一领导、分级管理”的原则，项目档案分管领导在融入工作上起着统筹引领的关键作用。分管领导应具有丰富的项目管理经验、一定的档案专业知识和良好的沟通协调能力，在融入工作上善于利用自己的管理权限和平台获取必备的资源，及时掌握项目动态，总揽融入全局，在关键节点上把握好融入时机，为融入工作提供可靠的技术指导、工程管理信息和资源支持，协调相关方的高层，推动融入工作落实到各个层次和环节。

（二）发挥工程管理部门的归口管理作用。针对不同的项目管理任务，项目设置了对应的工程管理部门，这些部门在管理活动中承担着执行者、组织者的角色。项目档案工作是项目管理和施工活动中的一部分，档案工作跟着工程业务走，工程管理部门在做好项目文件的形成、收集、整理和归档工作的基础上，需行使归口管理职能，发挥项目档案工作融入工程建设中的组织和协调作用。如在项目招投标和合同签署时，商务管理部门应该及时组织档案管理部门参与，将项目档案管理要求纳入合同。在项目计划制定时，项目控制部门应组织档案管理部门将项目档案移交计划列入其中。

（三）提升档案管理部门的主动参与意识。档案管理部门往往具有较强的档案专业知识，缺乏必要的项目管理知识，对项目管理动态和工程技术业务知识不了解，推行项目档案管理要求时比较被动。在项目档案管理要求落实到工程建设的过程中，档案管理部门承担着监督、指导、检查、培训、考核的职能，是项目档案工作融入工程建设的桥梁和纽带。档案管理人员应主动学习项目管理知识，提升项目管理能力，加强工程技术业务知识的积累，积极参与项目建设的重要会议、重大活动、阶段性检查验收和竣工验收活动，参与项目质量监督、检查，利用合同履约评价、费用支付、顾客满意度评价等手段为项目档案管理服务。管理过程中发挥主动意识，对于发现的问题及时纠正，及时切入指导和培训，促进全员档案意识和档案工作能力的提升。

（四）利用好项目信息系统平台建设。随着信息化的迅猛发展，信息系统在工程建设中得到了广泛的普及和利用。项目管理活动基本实现了信息化，项目管理信息系统在流程节点上体现了档案业务和工程业务的结合，项目文件如不符合档案管理要求，业务流程将不能向下流转，为项目档案工作融入工程建设提供了良好的平台。由于工程建设环境的复杂性，一些工程建设项目的管理和施工活动还在通过纸质文件流转，既不利于融入工作，也不适应项目档案电子化发展的趋势，需要管理者组织，信息管理部门、工程管理部门和文档部门携起手来，充分发挥信息技术的先进性和项目管理人员的创造力，共同建设高效的项目管理信息系统，为融入工作服务。

四、结语

建设项目档案工作融入工程项目建设是一个复杂的、动态的过程，是一项全员、全过程、全方位的工作，不可能一蹴而就。融入程度的深浅决定着项目档案工作的输出高低，影响着项目管理的整体绩效。在建设项目生命周期内，项目管理者要高瞻远瞩，以自然融合为目标，将融入工作视为重要任务来抓，使项目档案工作真正成为项目建设管理不可分割的一部分，从而实现项目建设管理的高效运作。