关于人事档案管理的创新研究

柯秋娜

国网福建省电力有限公司尤溪县供电公司 福建三明 365100

随着社会经济的不断发展，人事档案管理工作的重要性日益增强，电力企业也在此方面进行了积极的探索和改革，取得了一定的成绩，积累了宝贵的经验，获得了社会良好的反响。

1 当前国有企业人事档案管理工作中存在的问题

1.1 人事档案的信息化水平低

人事档案的人、财、物投入不够充分，严重阻碍了人事档案信息化的发展。一方面，领导不够重视，人事档案的信息管理系统得不到采用，计算机技术的优势无法在人事档案管理中得到运用。另一方面，人事档案管理者的综合素质不高，只会在计算机上简单的输入姓名、目录，其他的工作程序只会手工操作，这些都阻碍了信息化的实现[1]。

1.2 人事档案管理存在隐蔽性，对人才流动十分不利

人事档案管理存在较大的隐蔽性，对人才流动十分不利。传统人事档案管理始终强调员工档案信息的封闭性和隐蔽性，存在着明显的流动不合理的情况，对整个企业或机构的人力资源配置缺乏帮助，员工没有自由选择的权利，大大降低了工作人员的工作积极性；其次，员工档案往往是由领导把控，对员工本人的行政安排仅仅是领导一己之言。

1.3 人事档案管理内容不充分，缺乏实际应用价值

传统人事档案内容包括员工的工作经验、思想品德、学历，但是在现实中实现完整及时的整理和记录很困难，无法满足企电力企业人力资源管理的需要；其次，档案内容真实性缺乏审核，很多伪造学历，虚报信息情况的发生。

2 企业人事档案管理的创新策略

2.1 以信息化促进人事档案工作的现代化

单位应该建立方便群众查阅的人事档案信息系统。在信息系统中形成涵盖职工姓名、性别、出生年月、入团、入党时间、参加工作时间、学历经历、工作经历、职称、工资、考核等情况的数据库[2]。前文中提到职工本人对人事档案并无知情权。这种完全的“保密”对管理也有一些弊端。本着“以人为本”的理念，近年来关于本人对人事档案知情权的研究也开始涌现。笔者认为信息化工作的开展是在不违背相关法律法规的前提下促进本人对人事档案知情权实现的重要途径。人事档案信息系统可以通过筛选、设置查看权使职工能查看本人人事档案目录以及档案中记载的出生年月、入党入团时间、职称评审时间、组织上形成的考核鉴定材料的结果等人事信息。通过权限的划分和加密，本人可以实现对人事档案的知情权，但无修改的权限。如对相关信息存在疑问，可以提供佐证材料，进一步提高归档材料的真实性。当然，信息化工作的实现也减轻了人事档案管理者的负担，进一步提高了效率。

2.2 完善人事档案管理制度

为了提高当前电力企业人事档案管理水平，就必须规范和完善人事档案管理制度，寻求适合我国国情的现代化管理制度。电力企业应当结合自身情况，建立现代化人事档案工作的规章制度，强化管理人员的服务精神，在人事档案管理工作中做到有章可循。首先，建立完善的《人事档案工作职责》，既可以防止各部门之间相互推诿，又有利于提升管理水平和规范人事档案管理。其次，建立规范的考核机制，对工作表现好的进行奖励，调动管理人员的工作积极性，提高管理人员的工作效率，促进电力企业人事档案管理工作的开展。最后，实施相对集中的管理体制，将档案管理纳入到日常的工作考核中，合理监督管理人员，有效确保人事档案的完整性和规范性。

2.3 努力实现人事档案管理的规范和统一

发挥人事档案管理的效率，强化管理水平，结合实际情况强调人事档案管理的更加规范化以及统一化目的的实现意义显著。各级政府在遵守相关法律法规的基础上，致力于人事档案的规范化、统一化，不忽略人事档案管理过程中存在的任何一个质量问题，切不可出现不科学管理，保障每一个人才的资料通通得到完善真实的记录，结合不同人群完成分别管理。改善由于人才流动过于频繁出现的档案跟进不及时问题，将人事档案管理的实效性大大提升。人事管理制度结合实际需要分类管理，不具备人事档案管理条件的人员也可以享受到同等的社会福利，档案身份界限消除，致力于全社会公民化人事档案管理制度的建立[3]。

2.4 搭建人事档案管理信息数据库

基于时代不断发展的背景下，大数据技术为开展人事档案管理工作提供了一定的支持，企业在发展的过程中应当购置信息化电子设备，搭建数据库，合理地利用电子扫描技术，保证纸质档案与电子档案能够同步更新，逐步实现无纸化办公的基础目标，实现智能化管理的发展，有效提高人事档案利用率。在进行档案管理的过程中，通过信息化平台，能够对员工的基本信息以及工作能力进行全面地分析，还能够避免数据丢失的问题发生，立足于实际情况，制定完善的调配方案，将员工的优势发挥出来。各个部门应当逐步加强对人事信息核查的管理力度，进一步确保人事档案信息的真实性、准确性。企业应当设立专门的档案管理工作人员，保证管理人员能够明确自身基本职责，在遵循我国基本法律、法规的基础上，不帮助任何人进行人事档案的弄虚作假。与此同时，安排专门的管理人员利用信息化技术进行资料上传，合理地利用计算机的防护功能，进行重要数据的恢复，制定完善的管理模式。

3 结语

综上所述，反思当前广大电力企业人事档案管理工作，无论是从制度方面还是模式方面都存在较大的不足，影响企业自身的发展。不符合现代社会发展的需要，同时削弱了企业的竞争实力。因此，在新的历史发展时期，创新人事档案管理制度和模式迫在眉睫，必须从思想层次上重视人事档案管理，反思传统管理模式存在的不足，然后融入更多现代化的管理策略，提升人事档案管理质量，让人事档案工作成为助力企业腾飞的重要引擎。