新时期事业单位档案管理信息化建设创新探讨

摘 要：随着信息技术迅猛发展和互联网时代的到来，信息化网络化已卷席各个领域。在这样的大背景下，事业单位档案管理也应随着时代发展步伐进入信息化时代。事业单位档案管理信息化就是指打破以往的传统档案管理模式，运用网络技术信息平台来实现档案管理数字化和信息化。

关键词：事业单位;档案管理;信息化

一、 引言

社会发展带动科技进步，档案管理趋于信息化。电子档案开始取代纸质档案。目前，档案管理人员和管理方式还不能适应新形势下档案管理的需求，从而导致管理中出现多种问题。为确保事业单位档案管理工作的有效进行，单位需要针对管理中出现的问题，进行管理方式的创新和管理人员的培养。

二、 引进新设备，及时更新软件系统

设备是档案管理信息建设的重要基础，事业单位要引进具有先进功能的计算机硬件设备和智能检索软件系统，并且要定期进行维护和升级管理，保障档案管理信息化建设能够不断地得到优化和进步。比如可以将纸质档案内容转化为电子文本、图片等形式，促进管理方法的多样性和实用性。要关注市场档案管理软件、硬件市场，保障管理设备的先进性，同时事业单位档案管理部门内部也要加强对档案信息化的技术研发和探索，促使档案管理信息化建设与事业单位自身更加适应，从而最大限度地提高档案利用效率，提高事业单位的档案管理质量。

三、 提升业务能力，实现服务共享

档案管理工作的特点决定其业务性，在相关工作中对管理人员的专业能力与业务水平有着较为严格的要求，首先，在档案收集、整理、筛选、编制、保存等工作环节中应当以熟练的操作方式对其进行处理与掌握，通过科学、合理的管理方式创建档案工作，并通过定期检查推动事业单位档案管理工作水平及能力的提高。管理人员在新时期内运用创新方式、加强相关业务学习，通过对法律规章、国家政策、文献编撰等工作的掌握与应用，熟练操作信息化办公技术，进而发挥创新途径在事业单位办公管理中的有效性。事业单位档案管理网站的建立随着信息化技术的应用提上日程，针对人民群众的实际需求，通过服务体系的建立与完善，设置档案自主查询、档案实时动态等板块，为人民群众提供信息共享的服务，以准确、实时的信息为主，保证人民群众能够获得第一手消息。事业单位档案管理人员为及时提取、加工对人民群众有效的信息，以先进信息技术为基础，构建档案管理信息共享平台，进一步推动相关管理工作的顺利开展。

四、 顺应大数据，优化信息管理手段

首先，在当前进行档案管理时，需要根据工作情况严格落实档案管理工作规划的开展，以事业单位的实际发展状况为基础，制订良好的档案管理服务模式。其次，在事业单位的档案管理中建立相应的档案管理网站，利用大数据背景实现档案管理的电子化和信息化，也就是说在当前的事业网站中建立相应的档案管理网站非常必要。一方面能够为内部员工提供档案资料的查询工作，另一方面还可以及时发布相关的管理需求，为档案管理工作奠定基础。通过对档案管理平台的设置，建立相应的相关网站，实现了员工对自身档案的填报和修改，加大了档案管理的高效性，也展现了良好的资源共享作用。最后，在事业单位的档案管理时，需要保障电子档案的数字化发展。当前的档案管理主要以数字的形式展现，以往传统型的管理方式已经不能满足现代化的发展要求，也就是说事业单位需要建立档案管理的数字化网络，实现对档案管理的数字化展示，在通过相应的整理之后，录入到相关系统，建立电子内容网，实现对资料的整理与分析。而工作人员也可以依据设置的电子内容网加大对电子档案的处理和分析。

五、 增强档案管理安全工作，保证信息安全

信息化档案与传统档案的存储方式有所不同，传统档案以纸质为主，通常都会储存于档案库房中;但是信息化储存档案是利用计算机中的存储介质进行储存工作。网络储存既有优点也具有缺点：优点是可以把档案信息资源进行永久保存，并且查阅或者调动都比较方便;缺点是由于是先进的计算机技术，这样很容易遭到不法黑客的入侵，造成数据破坏、信息泄漏、变卖。而介质存储的优点则是不容易被盗取，存储体积小，容量大，但是缺点是对于档案的调用不便，而且介质存储对于环境的要求较高，且存在一定的报废风险，不能被广泛利用。根据二者的优缺点，可将档案适当分类，将机密数据信息用介质储存，将不重要的信息存入网络储存，这样可有效地保证资源的安全性，节省投入、便于工作。

六、 打造数据中心，加强动态监控

在进行资料和档案的管理时，要求工作人员必须要有敏锐的洞察力，并且做到与时俱进，积极将数据融入数据中心，打造良好的数据应用平台。通过数据和资料管理人员与技术部门的科学化设计，展现对信息管理方式和方法的科學性，体现数据的相关特点，并结合相关经验实现对数据的整理，确定数据中心的模块和布局。在数据中心确立之后，可以利用数据中心实现对事业单位资料和信息的覆盖，提升工作效率，减少档案资料管理的成本投入，保障档案和资料的安全性。而档案资料的管理人员成为数据中心的掌舵者，其工作能力需要合理提升保障数据价值的生成。

七、 结语

综上所述，事业单位档案管理信息化建设，是一个系统建设的过程，其中会出现很多问题。因此，针对这些问题，事业单位要有针对性地提出解决对策，这样才能推进事业单位档案管理信息化建设，才能保障事业单位能够健康稳定发展。

参考文献：

[1]陈伟华.大数据时代事业单位档案管理工作的创新思考[J].城建档案，2019（6）：74-75.

作者简介：

王兰芳，女，湖南省永州市东安县新闻网，助理馆员，研究方向：档案管理。