浅析图书资料的信息化管理特点

盛正莉

【摘要】图书资料作为企事业单位知识库的重要组成部分，长期以来一直为企事业单位的发展起到指点迷津的作用。本文将通过对我国企事业单位图书资料保存现状的分析，阐述现行的图书资料管理方式，结合互联网时代所带来的信息化管理模式，探讨图书资料管理过程中涉及到的信息化管理特点。

【关键词】图书资料  信息化  管理特点

图书资料的信息化管理对于一些企事业单位来说，还是一种需要不断学习的管理方法。这就需要企事业单位结合实际，掌握图书资料的保存情况，才能弄清信息化管理在图书资料保存及使用过程中的作用。如何使信息化管理融入图书资料保存及使用等各个环节，更好地为企事业单位服务，是本文着重关注的焦点。

一、企事业单位图书资料的保存现状

（一）图书资料通常由图书室进行管理

众所周知，对于我国相当数量的企事业单位而言，图书资料的管理方式仍然比较原始。如很多县城的城区规模较小，因而事业单位规模也较小。受到县城本身的条件限制，图书资料的管理方式和省会城市甚至一线城市相比，存在着较大差距。如一些县城的卫生健康委员会由于在疾病防控及城市、农村卫生清理等方面的工作不够细致，导致卫生健康方面的图书资料更新不及时，同时缺少和其它卫生健康机构的联网需要，使得现有图书资料很少有机会和其它卫生健康机构进行共享。

（二）因知识更新，新旧书籍经常混放

图书资料的更新速度虽然不及网络上的信息发布速度，但随着企事业单位的工作需要和发展需要，对于一些知识陈旧、不合时宜的图书，根据实际情况随时会进行清除，并及时替换为更新版本的图书，同时将含有重点知识和企事业单位密切相关知识的图书作为优先购买对象，优先安排，这样就经常出现新旧书籍混放的现象。具体地说，在新种类书籍更换频率较慢的情况下，新旧书籍混放对于图书管理的影响还不是很大，只需要图书管理员经常检查新书籍放置的位置，并及时根据实际需要进行整理，必要时可单独存放在一起。如果企事业单位在一定时期内快速发展，形成了对新知识更大数量的需求时，这种情况下新书籍大量替换旧书籍就成为必然要求。如果图书管理员不能及时对现存书籍进行整理，尤其是在大量新书籍不断插入旧书籍保存位置时，就不可避免地会存在大面积的新旧书籍混放的现象，这样也给书籍的管理工作带来了较大的难度。

二、互联网时代下图书资料的信息化管理特点

（一）相较于传统保存方法，信息化管理优势突出

信息化管理的最大优势在于，它能够在很大程度上替换人工的图书资料管理环节。具体地说，在图书资料的筛选环节，传统办法是通过人工方式统计现存图书资料情况，并将其中陈旧或者不需要继续使用的图书资料筛选出来，然后手工编成列表，作为采购新品种图书资料的依据。这个过程虽然看上去不算复杂，但费时费力，而且容易出错。而通过信息化管理方式，就实现了电脑对图书资料筛选的自动化和高效率。在电脑上可以通过相应的图书管理系统，对现存书籍的情况进行自动统计，经过一定的程序算法自动筛选出不需要的图书资料，并快速地列出参考名单，从而在购买新种类图书之前提供重要依据。同时相较于传统管理方式，在信息化管理环境下，往往可以通过建立数据库的方式对现存图书资料进行有效管理。一方面可以借助互联网和其他企事业单位建立数字连接，对共性的图书资料进行共享，另一方面可以为读者借阅图书资料提供更大的便利，即读者可以脱离传统的在图书室内查阅资料的限制，而是通过电脑甚至手机对图书室现存书籍进行查找以及在线试读，无形之中提高了图书资料的利用率。

（二）图书资料检索方式更加快捷高效

在图书的检索环节，由于信息化管理的融入，检索方式发生了质的飞跃。传统图书检索的方式类似于查阅工具书，即按照中图分类法对图书分成社科及自然科学等几大类，然后在每大类之下细分成几小类，以列表的方式标记对应图书的位置。而使用电脑的图书管理系统后，图书检索完全高效化，无论是图书管理员还是用户，只需要在检索界面的对话框输入所要查找的书籍名称，电脑就会自动列出现有的图书名单，完全减少了人工方式的繁琐和易出错的问题。如对于卫生健康方面书籍，针对卫生健康机构的特点，电脑上的图书管理系统能够事先分析卫生健康工作者的职业内容，包括对疾病预防以及卫生保健方面的管理监督等，结合国家最新的卫生健康方面的政策，和各级卫生健康委员会对下属卫生健康机构的具体要求，优先推送卫生健康方面书籍，为卫生健康机构有效使用针对性强的卫生健康书籍提供便利，促进当地卫生健康工作落实到位。

（三）实现了高度整合图书资料

信息化管理对于整合图书资料而言，具有天然的优势。典型例子便是在各大图书馆应用的数据库系统，对于不少公共图书馆而言，图书馆特色数据库的建设目前已经比较成熟。和传统的典藏资源相比，特色数据库的建设通过数字化和自动化的系统搭建方式，能够实现图书资料和读者的基本个人信息的完美整合，借助相关图书信息管理系统的数据分析及处理能力，能够在数据开发、数据收集、数据加工等方面实现多种类型的图书资料服务。而对于目前的读者而言，个性化需求已经是越来越普遍的现象，这也很大程度上反映在图书资料的借阅当中。信息化管理在满足读者个性化需求这一点上，能够起到极大的促进作用。它可以根据不同年龄以及不同爱好的读者，优先筛选适合对应种类的图书，并直接在检索终端展现在读者面前，这样就为读者提供了很大的便利。

（四）降低了图书资料管理成本

信息化管理在图书资料管理成本有效控制上也是有目共睹的，信息化管理需要相应的设备作为图书资料管理的硬件支撑，如实力较强的图书馆每次在进行信息化管理水平提升之前，需要考虑一些具体准备工作。包括购买稳定的通信线路，确保图书信息的交换更加顺畅;升级计算机设备，通过更高配置的计算机及服务器等大容量的存储设备的有力支持，保障对应的图书管理系统的高效运行。图书资料实现高度数字化之后，对于电子媒体的保存整理，尤其是特色视频及音频资料，以及电子书等等，都会成为现存纸质图书资料的有力补充，从而降低传统图书资料的购买及保存成本。

三、结束语

图书资料的信息化管理目前还是一个比较新的课题，它很大程度上脱胎于互联网，因此发展时间比较短促，仍然有着较大的发展空间。它能够解决传统图书资料管理下图书室管理不充分以及新舊书籍经常混放的问题，同时也表现出了独有的突出优势，它使资料检索方式更加高效，能够高度整合资料，降低管理成本，因而随着互联网深入发展，图书资料信息化管理将发挥更突出的作用。