机关单位档案管理信息化建设的对策分析

张辉

【摘 要】档案管理作为机关单位工作中的一项重要内容，通过加快档案管理信息化建设，可以最大限度节省人力与物力的消耗，促使档案管理更加完整与规范，为今后档案资料的利用奠定了良好基础。但是当前机关单位在档案管理中还有很多问题，尤其是对信息技术的作用发挥不充分，不利于提升档案管理的质量与效率，也为机关单位各项工作的顺利开展带来了不利影响。基于此本文将简述机关单位档案管理信息化建设中的问题，并提出了机关单位档案管理信息化建设的策略。

【关键词】机关单位;档案管理;信息化建设;对策

一、机关单位推进档案管理信息化建设的重要作用

机关单位档案管理的信息化建设，即是指在开展档案管理工作时，将以实体档案为重点管理内容的模式转变为以信息化形式的档案管理模式，以便于提升档案管理的便捷性与实用性，为机关单位提供更加优质的服务，促进档案管理工作的全面发展。在建立健全档案管理体系的过程中，档案管理部门应该结合信息技术手段的合理应用，创新档案管理工作的研究与合理分析，便于日后对单位档案管理的保存与查询等，进而不断提升档案管理的整体工作质量，完善信息化档案管理体系。故此，机关单位应该高度重视档案管理信息化建设的重要意义，并从多渠道完善信息化建设体系，建立健全档案管理模式，促进档案管理的长远发展，确保机关单位提供信息资源支持。

二、分析当前机关单位信息化档案管理中存在的不足

2.1机关单位档案管理缺少实用型人才

毋庸置疑，人才作为社会生产的第一生产力，档案管理人员在机关单位的档案管理中占据着至关重要的地位，其自身的工作水平与工作能力等直接影响着档案管理的工作效率。为了确保管理部门能够提升档案管理的信息化水平，档案管理者既要全面掌握档案管理的基本工作流程，还要熟练应用信息化技术操作方法，如可以独立、熟练地操作信息化技术与设备等。然而，当前机关单位的档案管理人员并未对档案管理部门的培训工作高度重视，一些档案管理者仍然惯用纸质档案管理模式，无法将信息化技术与档案管理工作进行有效融合。除此之外，一些档案管理者在实际工作中仍然着态度怠慢、不等问题，无法真正落实档案管理信息化建设，在工作中缺少专业性与责任感，严重制约着档案管理工作的发展，限制了档案管理机构工作水平的提升。

2.2档案管理信息化建设环节不够完善

机关单位的档案管理信息化建设存在滞后性，缺少规范统一性。在众多机关单位档案管理的信息化建设中，档案管理软件并未实现通用与协调统一，系统性、连接性较差，无法实现信息资源的共享。一般来说，档案管理无法借助于一个管理软件进行检索文件与管理档案信息，同时由于档案管理工作内容复杂繁多，使得机关单位的档案信息化电子建设困难重重。

2.3机关单位档案管理信息化建设缺乏统一规范

现阶段，各个机关单位高度重视档案管理信息化建设，但是在信息化系统建设过程中，多数机关单位所使用的档案管理系统不能和其他部门有效统一，系统兼容性、适应性较差，难以利用同一个部门的档案管理系统，实现多种档案信息的检索和查询。再加上现阶段机关单位档案管理内容越来越多，工作流程越来越复杂，机关单位档案管理信息化建设缺乏统一规范的问题，制约了档案信息化电子化进程，使得档案资源难以实现共享，降低了档案的利用效率，不能发挥其应有的价值。

2.4未建立有效的档案数据库

以往的档案管理工作仅仅是对于档案信息资料的搜集和录入，对于现阶段档案工作而言，如何从档案资料中挖掘出更有价值的信息已经成为档案管理工作的核心，而建立有效档案数据库对信息档案知识挖掘来说，既是必要环节，也是关键环节。但是我国的机关单位普遍还未建立适合自身的档案数据库，因此很难为后期的档案资料知识挖掘提供帮助

三、提升机关单位档案管理信息化建设的对策

3.1加强档案管理人才引进和培养

有道是巧妇难为无米之炊，档案管理的信息化建设离不开档案人才的引进和培养，所以机关单位要在加大力度对现有员工进行培养的同时，还要加强对于档案人才的引进工作。具体而言，机关单位可以建立内部竞争机制，按照业务能力和掌握新技术的水平择优选拔档案部门的主管领导。与此同时，机关单位还要加强对于现有人员的招聘工作，确保以后招聘的新入职员工的综合素质能够满足信息化建设的要求。此外机关单位还应当定期邀请行业专家和导师对现有档案管理人员进行培训，从而提升档案管理部门的整体实力，促进档案管理信息化建设的发展。

3.2增强档案管理人员的专业技能，促进档案管理信息化的嫁接与移植

一直到目前为止，我国大部分的机关单位依然使用传统的方式进行建设，很多机关单位的管理人员的管理方式还是很陈旧的，没有办法更好地满足人们的日常生活需要。因此随着社会的不断发展，我国机关单位中的档案不仅数量越来越多，而且种类也逐渐地开始了变化，机关单位的管理人员应当找到新型的管理手段来进行档案管理，全面提高管理人员的认识水平，使其深刻理解到档案管理信息化建设的重要性。

3.3实行新型档案数字化管理模式

档案管理数字化是新的档案管理方法，主要是电脑存储为主要，把纸质档案利用扫描仪、照相机等设备数字化转变，再存储到电脑当中，通过扫描仪、分类、整合、修正的零星数字化文档转变为完整完善的数字化档案资料库，还需要在电脑上录入名称、年月日、卷宗编号等，方便以后的搜索和查找[2]。这种新型的档案数字化管理方法的推进，在传统纸质档案管理上更好的实现整合优化，建立健全庞大的档案资料库，用便捷的方式大大减少了档案管理人员找寻档案的时间，提升机关单位的工作实效。

3.4注重檔案信息资源的开发利用

档案信息资源建设是档案信息化建设必不可少的，如果缺少可以利用的档案信息资源，档案管理信息化就没有办法建成。首先，以档案的目录为主体进行全部档案的建设，对机关单位中各部门之间分散的信息进行整理。档案资料的整理应该在“统一领导、分级管理”的档案管理体制之下实现现有的国家档案资源的有效配置，方便适应档案资源的社会共享。其次，利用数字化对档案资料进行处理，保证实体的纸质档案资料全部的转变为数字化信息资料，对于相应的图片，需要采用技术性能，保证图片的完整完善性。最后，根据电脑信息化管理平台再对档案信息进行分门别类，尽量运用最简单的方式呈现出相关档案信息，帮助档案管理人员提高工作实效。

四、结束语

随着近代社会互联网的广泛发展以及在新时代下对管理档案发展的要求不断提高的新形势下，机关单位档案管理的工作也逐步得到向技术化和信息化方向发展。所以加强机关单位档案管理信息化建设是趋于一种必然的形势。只有打破传统的档案管理理念，不断地创新和改革机关单位的档案管理信息化建设，才能使机关单位档案管理的水平和服务的效率得以提升，使档案管理工作能够得到与时俱进地发展和适应这个时代发展的潮流。

【参考文献】

[1]王俊.提升机关单位档案管理信息化建设的方法策略[J].智库时代，2012（48）：42-43.

[2]陈宇.提升机关单位档案管理信息化建设的策略[J].现代商贸工业，2018，39（36）：48-49.

[3]尹章.浅谈机关单位档案管理信息化建设的提升策略[J].办公室业务，2016（20）：85.

[4]梁慧.提升机关单位档案管理信息化建设的方法策略[J].山东档案，2017（05）：46-47.

[5]罗红丽.提升机关单位档案管理信息化建设的方法策略[J].办公室业务，2018（19）：59.