“大数据”时代的档案管理新特点

【摘 要】由于信息技术发展迅猛，人们已经向高科技时代迈进，在不断的发展和建设中，人们迎来了大数据时代。在大数据时代的影响下，档案管理中存在一些问题，影响了档案管理工作的高效开展，档案管理只有与时俱进，将档案管理和信息化相结合，建立信息网络型管理体系，并对管理工作进行创新和改善，才能提升档案管理的工作效率。先进的档案管理手段使人们的信息更加安全，也使档案管理人员的工作变得更加简单。本文主要阐述了大数据时代对档案管理的影响和档案管理的新特点，分析档案管理中存在的问题，并提出几点加强档案管理在大数据时代中建设的具体措施。

【关键词】大数据时代;档案管理;信息化建设

为了适应大数据时代，档案管理工作和信息技术相结合，建立了档案管理信息体系，对传统的档案管理体系产生了一定的冲击力，推动着档案管理不断的进行改进和完善。在大数据时代中利用信息技术和科学管理方法帮助档案管理工作人员进行工作，改善传统的管理模式，促进管理工作的效率的提高。

一、大数据时代对档案管理的影响

（一）大数据时代下信息化管理是必然趋势

大数据时代的到来是建立在信息技术基础之上的，在不断的发展中档案管理进行信息化建设是必然的趋势，只有将管理工作和信息技术进行结合，建立信息化平台和电子数据库，才能跟随时代发展的步伐，开展高效率的工作。其次是由于档案管理的各类的档案都是要进行永久保存的，传统的纸质档案具有局限性，很容易丢失或破损，对于档案管理人员来说浪费时间且毫无工作效率的。因此，进行档案管理信息化建设，将所有的档案转变为电子数据，进行永久储存，以便于工作人员今后的利用。

（二）大数据时代为信息化管理提供技术支撑

随着互联网的不断发展，出现了云服务，云储存等功能，将其应用到档案管理中，为电子档案建立云备份，促进档案信息化建设的发展。此外，和传统的纸媒档案相比，电子档案的利用价值更高，能够将大量的信息汇集在一起进行规整分类，便于工作人员在工作中的查阅和利用，提高了档案管理部门的服务质量和效率。

二、大数据时代的档案管理的特点

大数据时代的到来为档案管理带来了大量的数据信息，在此背景之下，档案管理只有做出改革和创新，才能更好地适应大数据时代的发展特点。针对大量的数据信息档案管理一时间并不能进行全面且有效的整理，对数据的分析也仅仅停留在表面，新时代的到来，为档案管理提供了信息技术支撑，为档案管理提供了强大的存储空间，利用档案管理和信息技术对大量的数据进行整理和分析，明确数据的利用率和价值，并进行分类归档，推动档案管理信息化建设的进程。

三、大数据时代档案管理中存在的问题

（一）档案管理管理制度和责任机制比较落后

随着信息技术的不断发展和大数据时代的到来，对档案管理体系出了更加严格的要求，在当下档案管理中，由于管理制度和责任机制比较落后，严重影响了档案管理的工作效率和服务质量，档案资料中的文字内容和数据都存在一定的纰漏，严重影响了档案的应用价值。部分管理人员没有明确自身的工作内容和责任，导致一些档案信息的丢失。部分档案管理部门还是以传统的文字检索方式为主，导致检索、查找工作效率慢。

（二）档案管理人员的专业素质有待提高

档案管理人员是参与到档案信息化建设的主体，是重要的组成部分，但是在当下的档案管理人员普遍存在专业素质不高的情况，实际操作能力较差，在档案管理信息化建设中无法给予更多的支持，对信息化建设也没有太多的认知，阻碍了档案管理信息化的快速发展和建设。此外档案工作人员的专业知识没有得到及时的更新，也就意味着档案信息化建设缺乏及时的专业理论指导，不利于信息化系统的建设和及时更新。

四、大数据时代加强档案管理的主要措施

（一）加大资金投入，促进档案信息化建设的研发

档案管理的信息化离不开资金的投入和建设，对人们的生活也产生了极大的影响，因此政府和部门领导需要重视起来，提供大量的资金支持，引进先进的硬件设备和信息技术，帮助档案管理部门建设信息化平台，开展全面化的信息化服务。加入各个信息系统，建设部门内部资源专属数据库，实现资源的共享，并为数据库设置权限，保障档案信息的安全性。若是在进行建设的过程中出现资金不足的情况，还可以吸收民间资金投入到建设当中。此外还需要为档案管理提供丰富的人力资源建设，保障档案管理工作的服务质量和管理效率。

（二）提高档案管理部门对档案信息化的认知

档案部门应当对传统的档案管理方式进行改革和创新，使得部门领导和管理人员意识到档案管理信息化建设的优点，敢于摒弃掉传统的观念，转变惯性思维，并建立档案管理的信息化、网络化和管理化的整体观念，才能在开展档案管理信息化建设时提供一份助力。在档案管理信息化建设的过程中，需要注重结合大数据时代的特点，利用储存量大和时效性的新特点开展管理工作，推动档案信息化的建设进程。

（三）加强对管理人员专业素养的培训力度

要加强对档案管理人员的培训力度，主要从专业技能和职业素养两方面出发。首先是在专业技能方面，不仅要提高管理人员的管理观念，还需要渗透各种信息设备的操作方法，使得工作人员能够熟练的操作信息化设备，进行线上服务和网络化服务，能够在短时间内为群众办理完业务。其次是职业素养，要求工作人员要明确自身的工作内容和责任，并秉着热情服务的服务原则，为群众提供更加优良高效的服务。在培训过程中，注重培养工作人员的责任心，做好思想教育工作，逐步提高管理人员的职业素养。

（四）制定相应的管理制度

要想提高档案管理的工作效率，首先要在档案管理部门内部建立完善的管理制度和责任机制，保障档案管理部门高效运行。在管理机制的建设中，需要坚持以人为本的原则来制定管理制度，要求管理人员严格的按照制度开展工作。其次需要建立责任机制，使得管理人员明确自身的工作内容和工作定位，将具体的责任落实到每个人身上，一旦出现问题，对责任人进行追责并进行处罚。此外还可以建立激励制度，对表现突出的管理人员进行奖励，有奖有罚，才能促进内部工作的团结和稳定，推进档案管理的不断发展。

五、结语

总而言之，在大数据时代的背景下，档案管理要善于结合时代的特点进行创新，结合信息技术开展档案管理的信息化建设，并在信息技术的基础上建立数据库和信息共享平台，不仅方便了档案管理人员的工作，还有助于今后档案的利用和储存。此外还需要建立有效的管理机制，对档案进行统一管理，分类保存，利用严格的管理制度对工作人员进行约束。加大对工作人员专业素养的培训力度，建设强有力的管理队伍，对档案管理在新时代中的改革提供强有力的帮助。

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作者简介：张雪（1982—），女，江苏省宿迁市人，学历：本科，单位：江苏省宿迁市公安局宿豫公安分局指挥中心，研究方向：大数据时代档案应用。