信息化背景下水利工程档案管理工作探析

【摘 要】本文着重分析水利工程档案的特点和管理现状，阐述水利工程档案信息化管理的重要性，并就信息化背景下如何提升水利工程档案管理水平给出了一些建议。

【关键词】信息化;水利工程;档案管理

在信息化背景下，“互联网+”的运用成为各行业实现高质量发展的突破点。提高档案管理的信息化水平逐渐成了改革大势所趋，相较于传统的档案管理方式，信息化管理可以节省更多时间，并且提高档案管理水平。和一般的档案管理不同，水利工程档案管理具有其专业性，其主要以水利建设和维护过程中产生各类凭证为管理对象，涉及到水利工程建设的全过程。因此，掌握水利工程档案的特点和管理现状，了解水利工程档案信息化管理的重要性，将有利于进一步提升水利工程档案的水平，让水利工程档案发挥最大效用。

一、信息化背景下水利工程档案管理现状

水利工程档案是水利工程建设活动中直接形成的具有保存价值的文字、文件、图纸、光盘等各种形式的历史记录，记载了水利工程从勘测、设计、立项、审批、招投标、施工、监理到竣工各个环节的真实情况，是水利工程建设全过程的真实反映。水利工程档案具有涉及面广、周期长等特点，实现水利工程档案管理的信息化，不仅可以对整个工程建设情况准确记录，也便于后期管理和维护，提高水利工程档案的利用率。当前，水利工程档案管理仍然存在不少薄弱环节：

1.对水利工程档案信息化重视不够

当前部分水利建设管理部门对水利工程档案管理重视不够，主要表现在部分水利管理部门和人员存在重建设、轻管理的思想，经常用临时工作来管理档案或者应对检查和竣工验收，造成档案收集不细致、不完整、不及时、分类不规范等问题，档案管理工作无法贯穿始终。面对信息化的要求，很多部门不管档案特性，只是进行了盲目的数字化工作，不仅浪费了大量的人力物力，而且这样的信息化不能从根本上发挥水利工程档案的作用。

2.档案管理人员信息化管理技能不专

信息化的发展速度迅猛，并且档案信息化的软件更新迭代很快，这就需要档案管理人员具有很强的学习能力及档案专业技能。当前水利工程档案的管理方式大都是工程项目组的人员临时兼任，大都数不具备档案专业管理技能，很难充分把握水利工程檔案信息化建设要求，有的只侧重于施工单位提供档案材料，有的则是兼职档案员简单收集整理材料，不了解水利工程实际情况，导致档案的分类混乱、组卷不合理，影响了工程档案的管理水平和信息化进程。

3.档案管理信息化制度不健全

虽然我国现在的档案管理已经有相关的规范标准，但关于档案管理信息的信息化制度不健全，尤其是水利工程档案等专业档案的信息化建设缺乏相应制度保障。部分水利工程建设部门的制度设计只是一个框架，缺乏完善的信息化建设制度及规范，导致本级水利工程档案信息化数字化建设过于粗糙，下级部门档案信息化又缺乏依据，不利于档案信息化的健康发展。

4.水利工程档案信息化资金投入不足

信息化的建设需要大量的信息基础设施的投入，例如需要配置各种专业技术设备和数字化设备，才能实现档案信息化必须具备的档案信息管理、共享、存储等功能，还涉及到软件更新、后期人才培养等，这些都需要大量的资金支持。当前部分水利工程的建设或管理部门只是靠水利工程项目列支资金支持，只能满足档案竣工验收的需要，不足以支持水利工程档案的信息化，水利工程档案没有发挥最大效用。

二、水利工程档案信息化管理的重要性

1.有助于提升水利工程档案管理质量

建设信息化对水利工程档案的管理十分重要，对整个的工程档案的管理也具有很大的提升作用。我国档案的水利工程档案管理信息化与档案管理能力明显不足，有效的借用信息化手段，尤其是借助信息化技术、大数据技术等功能，将其与档案管理相结合，将有利于水利工程档案管理与工程建设同步进行，有效弥补纸质化档案的不足，不断提高工程档案的管理效率和质量，使其不断朝着科学化、标准化方向发展。

2.有助于促进水利工程档案的共享利用

水利工程的档案资料对今后工作及其他水利工程的建设具有参考指导作用，迅速准确的查询到档案资料才能最大发挥档案效用。显然传统的纸质载体的档案不便查询、不能共享、不便利用，远不能满足信息化背景下水利事业发展需要。随着水利事业的高速发展，水利工程迎来了大投入、大建设时期，水利工程的档案种类、数量、形式日益增多，以往传统的档案管理方式不能与当前的档案管理要求相适应。实现工程档案的信息化管理，有利于提高水利工程档案的利用率，方便部门之间的信息共享，真正发挥工程档案的作用。

3.有助于助推水利事业的高质量发展

新形势下，水利工作的重心转变为“工程补短板、行业强监管”。水利事业的高质量发展对水利工程档案的管理也提出了更高要求。智慧水利建设是推进水利现代化的着力点和突破口，及时收集、处理和分析各类水利工程数据和档案资料，便于为其他水利工程建设提供经验和借鉴。水利工程档案管理是一项重要基础性工作。工程档案的信息化将更加有利于对工程档案信息的分析和利用，更加适应大数据时代和新发展理念，为水利事业的高质量发展提供强有力的技术支撑和保障。

三、提高水利工程档案管理信息化的措施

1.加大水利工程档案信息化重视程度

水利工程档案管理的信息化是有利于水利发展大局的工作，各级水利部门特别是水利工程档案管理部门，应加强对水利工程档案管理工作的重视，摈弃把档案工作当附属工作的错误认识，高站位谋划档案管理信息化工作。要应充分认识到水利工程档案是水利工程项目建设中极其重要的一环，高度重视水利工程档案的信息化工作，加大投入，补好基础设施短板，并且配备相关专业档案管理人才，提高全员的信息化管理意识，充分发挥各级水利工程档案服务经济社会发展的作用。

2.提高档案从业人员的专业素质

不管信息化的进展达到什么程度，人才队伍都是档案管理工作中的重要因素。信息人才是保障水利工程档案管理信息化的关键。应加强信息化人才的培养，或引进的档案信息化管理人才，并开展一定的业务培训活动，真正提高管理人员的信息化管理水平。工程档案管理部门还应该通过各类培训、讲座、考核，增强现有档案人员的档案专业知识，强化其档案管理及信息化专业技能，以保证水利工程档案信息化建设水平。

3.加强档案信息化管理制度建设

完善的档案信息化管理制度，是保障档案信息化工作落细落实的关键，是提高水利工程档案的信息化管理水平的重要保障。要健全和完善水利工程档案管理制度体系，明确各参与单位的职责，完善档案的信息化管理流程，加强水利工程项目的档案管理，让工程档案信息化管理工作可以做到有章可循，有据可依，向着科学性、规范性、高效性方向发展。

4.加大水利工程档案管理资金投入

信息技术日新月异，硬件设施的使用周期也日益缩短。实现水利工程档案的信息化应该是一个长期的过程，这个过程中资金保障尤为关键。资金的投入应包括硬件、软件、人才培训、后期维护等方面。随着我国水利工程的大建设和发展，水利工程档案的管理更加精细化，管理难度也在不断增大，水利部门应加强工程档案管理的资金投入，扩大资金途径，为水利工程档案的信息化提供资金保障。

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作者简介：付琪，男，研究生学历，助理馆员，从事水利行业档案管理及相关工作，单位：湖北省黄冈市水文水资源勘测局。