从企业维权看档案开发利用成效

段三红

摘 要：水电建设项目因多种因素，存在变更索赔、劳务纠纷、提前超额预付相关款项、档案高质量按期移交等争议问题。本研究以此为背景，深挖档案维权的重大意义;从技术变革创新带来新挑战、智能管理研究形成新思考、发展方式转变提出新要求等方面，阐述档案管理体制机制和档案收集模式创新、管理创新的内涵和意义，提出档案精准开发利用前景。

关键词：档案维权;智能协同;收集模式创新;开发前景

1 案例概述

猴子岩公司的档案维权主要体现在司法诉讼、工程审计、保险理赔、设计优化等诸多方面。现以司法诉讼为例展开论述。2016年7月25日，某施工承包人（简称以下乙方）向四川省康定市人民法院提起诉讼请求：判令被告国电大渡河猴子岩水电建设有限公司（以下简称甲方）在尚未支付某工程项目工程款范围内，向原告支付1100万元的工程款。乙方利用档案进行法律维权，最终案件撤拆，为公司挽回经济损失1100万元。

2 实施背景

2.1 创新前现状

水电建设项目因多种因素，存在变更索赔、劳务纠纷、提前超额预付相关款项、档案高质量按期移交等争议问题。猴子岩公司遇到类似麻烦。某施工承包人在业主尚未支付项目工程款范围内，要求业主向其支付1100万元的工程款。

2016年8月30日，甲方委托律师事务所了解案件情况并收集证据。2016年9月中上旬，甲方财务处、合同处会同律师事务所8人次到甲方档案室或相关参建单位查阅、收集材料，甲方诉讼团队充分利用某工程项目相关合同类档案4卷，支付、结算类档案4卷，2011年8月～2015年相关工程款支付凭证类档案216卷及其它资料，含照片、视频、档案系统及招投标、合同、结算等业务系统数据等电子文件，合计约168万字、8万张报表，查证翔实的相关合同、中间支付、完工结算等关键信息，提出了对相关司法民事裁定书的复议申请及违反法律规定及法定程序侵害我公司权利的异议，促使司法机关撤销民事裁定。终为甲方减少经济损失1100万元。

2.2 创新需求、动因

1）技术变革创新带来新挑战。猴子岩公司管理创新正在引发新的变革，由此将新的技术知识与管理方式、“互联网+”思维引入公司档案管理体制及工作机制之中，档案收集模式随之由零散性向智能化、网络化、个性化发展。企业档案工作只有敏锐把握科技创新发展趋势，加强管理创新与自身革新，才能提升档案可持续发展和服务能力。

2）智能管理研究形成新思考。猴子岩公司综合分析企业经营环境、发展条件，积极研究水电企业档案智能管理，形成了“业务量化、统一平台、集成集中、智能协同”的总体思路。

3）发展方式转变提出新要求。猴子岩公司为增强档案工作围绕中心、服务大局的能力，加快建立完善档案管控模型，构建内在驱动机制，让各业务部门及参建单位自发地进行整改提升，激发提质增效内生动力和活力。

3 创新做法

3.1 创新内容及实施过程

1）公司档案管理体制机制和档案收集模式创新。为妥善解决猴子岩水电站建设项目低价中标、后期索赔、诉讼、档案移交等争议问题，公司创建《项目问题一揽子解决方案》，对承包商的合理诉求，及时签订补充协议，同时修订《猴子岩公司工程变更与索赔管理实施细则》（国电大猴计〔2015〕45号）、《猴子岩公司档案管理办法》（〔2018〕13号）等10多个项目管理文件，让项目合同款控制在有效范围内，档案高质量按期移交得到保证。

2）通过招投标平台对承包商实行黑名单禁入制度。通过招投标平台等管理手段，将扰乱市场行情低价中标、恶意索赔、档案意识淡薄的承包商踢出局，凡进入黑名单的承包商，在规范可控的后续水电建设市场禁止入内，提前铲除了档案管理的隐患，归档质量及效率提高25%。

3）公司实施档案智能管理“业务量化、统一平台、集成集中、智能协同”。公司依托工程质量、监理监管、隐蔽工程监管、计划管理、经营管理等项目管理体系业务平台及运行监管平台，通过内部审核、管理评审、监督审核等强大的组织推动和平台控制，使档案工作融入到工程建设、经营管理业务环节，推动档案工作同企业发展相协调。

3.2 对比分析

1）公司档案管理体制机制和档案收集模式创新前后对比。在工程建设管理初期，因公司体制、机制有待完善，约有40%的承包商因合同价款及支付方式引发争议，参建双方需反复磋商几个月甚至一年的时间，才能协调解决，协调不了的，则诉诸法律。承包商提出变更索赔等合理诉求时，因无法提供有效的影像文件、电子文件及档案材料，使索赔流程异常漫长甚至协调无果。公司档案管理体制机制和档案收集模式创新之后，各参建单位的档案意识增强，广大建设者明确各方的权利和義务，主动留存并细化申请、批复、合同等纸质凭证和音频、视频、照片等声像凭证;各业务平台形成的电子文件、档案材料规范，单证齐全，证明材料充分，使金额核定有据可查，索赔损失精打细算，为参建各方合理维权提供了完整的证据链条，使工程结算、档案移交流程顺畅，高效便捷;同时拓宽了猴子岩公司在档案系统深度、精准开发利用上的巨大空间。

2）公司实施档案智能管理“业务量化、统一平台、集成集中、智能协同”前后对比。公司实施档案智能管理“业务量化、统一平台、集成集中、智能协同”等业务平台及监管平台之前，各业务系统之间数据相对独立，共享、协同性较差。实施智能管理之后，各业务系统集成集中，数据智能协同，电子文件、电子档案或直接在业务系统存档，或由业务系统推送至档案系统整编。公司实施智能管理，加强了企业文件形成全过程的协助、指导与监督，保证了企业形成的文件规范、齐全、完整、可控。海量信息智能协同为档案深度开发、精准开发利用提供了大数据挖掘的广阔前景。

4 效果及影响

1）猴子岩公司的档案管理通过传统手段和管理创新，档案资源开发利用硕果累累。据不完全统计：工程建设项目司法诉讼为公司减少损失1320万元;2014年～2018年工程审计为公司减审金额305.24万元;因地质灾害等获保险理赔1133.00万元，仅上述三项不完全统计，已为公司减少经济损失2758.24万元。

2）将新的技术知识与管理方式、“互联网+”思维引入公司档案管理体制及工作机制，打破传统工程档案管理垂直式信息传递模式，管理者可直接获取现场第一手生产数据，减少不必要的损失及额外成本，解决指令传递失真、决策流程滞后等低效问题。猴子岩公司的档案开发利用斩获第一手数据，同时与大数据挖掘、专家系统联合应用，使企业营运绩效预期可提升15%。

3）档案管理模式发生改变。企业将工程数字化技术应用于工程建设全过程，以全方位、全生命周期、智能管理为特征，充分利用先进的现代测控、网络通信、工程三维技术、虚拟现实技术和现代坝工理论，实现工程管理和档案管理“自动化、信息化、智慧化”。预计在5～10年，档案管理模式改变将部分颠覆企业组织形态和工程项目管理模式，企业可增加10%的经济回报率。

参考文献

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[2]张颖.试论档案管理工作在工会维权中的作用[J].工会信息，2017（09）：37-38.

[3]张芷筠.档案开放利用中公民档案利用权利保障研究[D].郑州大学，2016.