新时期机关单位档案管理改革与创新分析

魏发强

摘 要：档案是宝贵的信息资源，在知识经济时代，档案管理自然需要加强建设和推进。只有对于档案进行科学化的保护与充分的调动利用，才能够使档案得到充分利用，将档案的潜在价值激发出来。新时期档案管理工作需要不断创新，不断完善，摒弃过去的传统档案管理方式，只有这样，才能实现档案的科学管理和利用。

关键词：新时期;机关单位;档案管理;创新思路

1 机关单位档案管理的发展趋势

1.1 档案管理的信息化

息化技术发展的关键时期，信息化时代背景下机关单位的档案管理工作开展积极采用信息化技术，通过信息化系统平台的创设加强与机关单位各个部门的沟通与联系，使得机关单位中各项工作的开展都能在信息化系统平台上拥有清晰明确的记录、总结与跟进说明。

1.2 档案管理的电子化

机关单位档案管理系统平台的构建要求管理人员将各项档案资料信息都转化成数字化模式储存在系统平台中，由系统平台进行统一的管理，档案管理的电子化可采用电子扫描技术将纸质资料、图片等转化成高分辨率的电子信息，降低管理成本的同时提高了档案管理效率。

1.3 档案管理的实用性

现阶段的机关单位档案管理具有一定的实用性，信息化系统平台对档案管理的统计、整理与分析，能够快速整合各项档案数据，并将档案数据根据自身需要统计成各类图表的形式，应用与机关单位的各项事物决策、工作开展的数据基础等，大大提高了档案信息的实用性。

2 新时期机关单位档案管理现状

2.1 对档案管理工作的重视力度不足

通过近年来机关单位的发展情况可以看出，对档案管理的重视力度不足已经成为管理工作中最为棘手的问题。在现代机关单位管理工作中，档案管理工作极为重要，既是相应决策的重要参考资料，也是职工和单位在自身权益进行维护过程中所需要应用到的一个权威凭证，理应得到更多的关注。而在机关单位的实际发展中，这一关键性的认识比较容易被大家忽略。从普通的档案管理人员到相关的单位领导，很多单位人员都缺乏对档案管理工作的正确认知，认为档案管理可有可无，使得人事档案在机关单位的发展方面的作用没有得到充分的发挥，工作质量自然也就会受到严重的影响。与此同时，人力、物力和财力等方面没有充足的保证，单位制定的各项举措实施不到位，档案管理工作呈现出比较混乱的状态。

2.2 缺乏比较专业的管理人员

档案管理工作由于其自身的工作特点，所以需要相应的管理人员应当具有较高的个人素质以及专业能力，由于人们对于档案管理工作存在着一定的误区，认为档案管理工作人员只需要具备良好的工作态度就可以了。而在实际的档案管理工作过程中，档案管理人员个人的素质以及专业能力对于档案管理工作有着重要的影响，如果仅凭档案管理人员的个人经验以及传统的管理方式，而缺乏一定的能力，那么在经过长时间的工作之后，档案管理人员的个人工作意识就会受到影响，并且还会降低档案管理人员的责任意识以及安全意识，并且还会使档案管理水平的提升受到影响。

2.3 档案管理资源开发不完善

新时代科技发展得到极大的进步，无论是工作还是生活，信息化的现代科技都给人们带来了极大的便利，然而目前我国仍然有大部分机关单位在进行档案管理过程中对信息技术重视程度不足，并没有将信息技术有效地运用在档案管理工作当中，部分单位甚至存在档案室条件相当落后的情况，一些先进的档案存储及资料整合技术并没有真正的用武之地。

3 新时期机关单位档案管理创新思路

3.1 加强档案管理人员培训力度

机关单位应进一步完善档案管理人员的长期培训机制、绩效考核机制以及晋升机制等等，定期组织档案管理人员参加档案管理、互联网信息技术等不同领域的培训活动，拓宽档案管理人员学习掌握最新档案管理知识和技能的途径，提高档案管理人员专业知识体系的先进性与科学性，实现档案管理人员专业素养与工作能力的共同提高。通过组织开展创新教育活动来强化档案管理人员的创新意识，提高档案管理人员的创新能力。通过职业道德等方面的培训活动来促使档案管理人员端正工作态度，强化档案管理人员的责任意识。最后，机关单位还应创新档案管理人员招聘机制，提高对档案管理人员的招聘标准，尽量招聘那些档案管理专业毕业的已经有丰富档案管理经验的优秀大学生，这些都有效提高了档案管理队伍的整体素质与能力。

3.2 改进档案管理体系

对当前机关单位档案管理体系进行全面的改进完善，明确其是整个单位各部门运行的前提条件。这个过程中应结合实际对相关国家法律法规要求进行全面总结分析，从管理人员角度出发，增强相应管理工作的灵活性和实效性，注重对人性化理念的引入，单位应要求工作人员对相关资料做好全面的保密工作，对所收集资料进行定期校验，明确电子网络防火墙的等级，使机关单位档案资料安全性得到保障。结合管理流程进行适合当前新时期发展的档案管理模式构建，全面推动管理机制的创新发展，以此使我国机关单位档案管理水平得以有效提升。

3.3 创新档案管理信息化建设，提高档案管理水平

无论是哪个单位的档案管理人员，将档案管理工作做好都是他们分内最重要的工作职责和工作任务，假如工作人员在这方面的管理认识不足，样样都会在现代化档案管理工作中留下很大的缺口和隐患。然而如果从实际工作来分析，想要做好档案管理必须从两个方面的工作内容着手：其一，从单位自身角度出发，单位领导需要结合单位的实际情况来掌握单位运行的基本状态，同时依据相应的数据来做出一些决策;再者从社会发展的角度进行分析，社会各界都可以根据真实的档案记录来分析当前的机关单位运行的状态或者是历史运行状态，这就很好地为不同机关之间的合作提供了一个比较初步的形式。

4 结语

综上所述，档案管理工作作为机关单位管理的重点，新形势下面对其在档案管理中的不足，还需要进一步优化档案管理的手段，积极顺应档案管理行业和机关单位管理的改革需求，落实机关单位档案管理的信息化发展，同时还需要积极进一步优化现有的档案管理团队，提高档案管理的整体水平和效率，这对于我国机关单位的改革和发展都具有重要的意义。

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