探析档案信息网络化发展趋势

摘 要：本文将通过对档案信息化管理的本质进行介绍，并且阐述档案信息网络化发展过程中面临的主要安全风险，进而提出推动档案信息网络化发展的有效策略，以期为有关部门提供可靠参考。

关键词：档案信息;网络化发展;计算机;档案管理

在当前社会步入网络化时代的大背景下，信息网络技术已经被广泛应用于社会的各个领域当中。档案管理工作如今也逐渐引进了越来越先进的信息网络技术，这能够帮助管理人员有效提升日常档案管理效率，最大限度地保证档案不会出现流失。所以，有关部门应当对此予以高度重视。

1 档案信息化管理的本质

所谓档案管理工作，通常是指把需要保存的数据、信息等重要资料合理地进行储存[1]。在此项工作中，最为关键的一环便是将档案进行有效分类，从而方便后续的档案查找以及运用工作。而档案的信息化管理工作，主要是经由把各类档案数据、信息资料转换为数字化的电子档案，并对其加以控制和操作，且使得储存档案的过程实现网络化操作，从而在对其进行有效、系统地加工后，展开电子档案的网络传输工作，以便实现对档案更有效、快捷地进行运用，进而对各类资源进行优化配置，最终使得档案能够被有效共享。在此过程中，有关部门可以在原有管理工作的基础之上，借助先进的计算机技术以及信息技术，最大限度地将档案自身功能发挥出来，从而全面提升档案管理工作的整体质量以及效率。

2 档案信息网络化发展过程中面临的安全风险

把档案数据、信息传送至网络环境当中，其整理、录入、储存以及分类等各项工作均是借助计算机互联网系统实现的。因为互联网自身具有开放性等特点，这使得档案信息网络化发展会存在以下几大安全风险，即：

1）电脑病毒。从本质上来讲，电脑病毒也属于黑客侵袭的主要方式之一，本文将其单独提出的主要原因，是在大多数状况下，许多类型的电脑病毒都属于操作者非主观代入的。在通常状况下，大部分电脑病毒都具备一定程度的隐藏手段，在各类电脑插件或者U盘中被操作人员无意识地带入到档案管理计算机当中，而在操作人员应用信息化档案管理系统的时候，电脑病毒便会逐渐发挥效力。与此同时，一部分电脑病毒会被计算机系统默认识别，随后进入网络共享平台当中，进而向其他计算机中扩散、传播，加之操作系统存在一定安全漏洞，TCP/IP协议也存在一些缺陷，导致计算机自身系统较为脆弱，易受电脑病毒攻击，最终致使系统瘫痪。

2）错误操作。档案信息管理系统如今已经成为各单位、各企业、各部门经常运用的档案数据、信息储存平台，然而在实际操作过程中，还是需要人為操作的。这就使得一旦电脑硬件配置较差、操作人员电脑使用技术较低，便会出现错误操作，使得档案出现流失。一部分操作人员会在不经意间泄露账号密码，也为不法分子的侵入提供了机会[2]。

3）黑客侵袭。在如今全部类型的互联网安全问题当中，黑客侵袭的危害性、威胁性最大。在通常情况下，网络黑客会借助一些高科技方式对计算机系统进行非法入侵，并且会处于高度隐身状态，从而实现对档案数据、信息展开远程破坏，进而使其完整性、隐秘性以及原始性受到影响，以便在对互联网、电脑系统不产生影响的状态下肆意截取计算机中的重要信息，使得档案信息遭到泄露甚至被消除。

4）系统缺陷。互联网自身具备一定程度的开放性，然而档案信息极度依赖互联网展开各项操作。一旦电脑主机、路由器或者服务器出现问题，便会致使档案缺失，进而引发整个系统的瘫痪，其安全隐患极大。

3 推动档案信息网络化发展的有效策略

1）提升管理人员意识。信息泄露属于当前社会信息管理最大的安全隐患之一，一部分档案管理人员会受到经济上的诱惑，将自身所处单位、企业的重要信息泄露给竞争对手、违法分子。另一部分档案管理人员并不具备较高的安全意识，在使用完系统后未将系统关闭便离开电脑，使得其他人员顺利进入管理系统，对信息进行截取甚至更改、删除。隐私对于每一个人都很重要，这就要求有关部门，应当定期组织有关工作人员参加关于法律、单位内部规范等的培训，不断强化其工作素养和职业操守，并以法律途径震慑不法分子。一旦内部出现上述问题，应当对相应责任人员予以严厉的处罚，及时将不法分子交由司法部门处理。

2）充分融合传统管理和信息化管理。有关部门在积极引进先进的信息化管理系统、方法时，不能完全抛弃传统的档案信息管理方法，从而将二者有机地结合到一起。在如今，我国的一部分档案管理部门依旧会沿用传统的管理方式展开档案管理工作，甚至个别部门没有配齐足够的管理人员，加之一部分管理人员自身的专业能力并不高，并不符合时代发展实际需求。所以，有关部门应当充分考虑到自身的实际状况，有效融合传统管理以及信息化管理，进而循序渐进地促使传统档案管理过渡到信息化管理的模式。

3）采用数据加密技术。采用数据加密技术，其主要目的便是促使档案信息库的破解难度被加大（加密技术越繁复，破解难度就越大）。在管理那些重要的数据档案时，有关部门应当设置多重加密，从而保证其不会被公开。如今最常用到的加密方式主要是“双重密钥”，其一层被用到对档案进行加密，另一层则被用到对档案进行解密，这种方式的运用过程中，双方只有在对密钥进行互换之后，才能够将相应数据库打开，而第三方不能从中截取信息。值得注意的是，如今量子卫星已经发射成功，这使得通讯方面的密码更加严密，这就使得黑客在侵袭过程中极易被发现，随后相应密码会马上失效，将保险机制进行重置。有关部门应当致力于将此技术引用到日常档案信息管理工作当中。

4）完善系统防毒体系。对于大部分计算机来说，各种杀毒软件会为其提供一个防火墙，这个防火墙便是档案管理信息系统最可靠的保障措施之一。操作人员可以借助防火墙对硬件、软件进行调动，对电脑自身病毒以及各种网络病毒进行处理。从本质上来看，防火墙属于网络以及档案库的“守卫”，病毒想要侵入电脑就需要通过防火墙，但是先进的互联网通信检测系统可以及时分析抵达防火墙的各种数据信息，使得具备安全性的信息才能通过防火墙，其余的便会被拦截于防火墙之外，进而确保数据档案不会受损。

5）加强归档电子档案。对于档案信息来说，其往往会具备类型各异、较为丰富的信息载体，一般包含了传统纸质版文书类档案、视频档案、图片档案以及音频档案等。面对类型各异的档案，有关人员在充分应用互联网信息技术对其展开处理、管理时，应当对不同档案采用针对性的档案管理指标。这就需要档案管理工作人员按照档案类型科学制定合适的管理规划，以便保证电子档案安全、可靠且完整，进而使档案的信息化管理水准得以全面提升。

4 结论

总体而言，在全新的网络信息化时代当中，档案管理工作在获得越来越多发展机遇的同时，也将面临越来越大的压力。为了进一步缓解档案管理工作人员的工作压力，提升其工作质量以及效率，档案信息网络化发展已成为必然的趋势，有关部门应当及时更新相关系统、知识库、数据库，确保管理水平得以有效提升。

参考文献

[1]邱东莲.信息网络化时代的档案管理[J].智库时代，2019（15）：262-263.

[2]李世芳.浅析信息网络化时代的档案管理[J].办公室业务，2018（13）：67.

作者简介

康萍（1982-），女，汉族，吉林省四平市人，本科，助理馆员，研究方向：档案管理。