数字化档案管理创新工作策略探究

冯文碧

摘 要：随着近年来科技的不断进步，现代化的档案管理工作受到了广大档案管理工作人员的重视，而在开展档案管理的过程中，传统的纸质档案管理方案以及难以满足现代化的档案管理需求。在这种基础上，现代档案管理人员需要意识到数字化档案管理的重要性并予以合理应用，这样才有助于开展有效的数字化管理，使我国的档案管理工作得到进一步的发展和改善。那文中对我国现代但管理工作的问题进行分析并探究了数字化档案管理在应用过程中存在的问题，探讨了数字化档案管理创新工作的策略。

关键词：档案管理;数字化建设;创新工作策略;管理方式

信息技术在现代档案管理中受到了广泛应用，而在现代信息资源的影响下，我国档案信息建设工作已经逐渐趋于成熟，这种快速且高效的信息技术对于现代数字化档案资料管理和资料库的建设来说有积极意义。这种资料管理模式不仅有利于资料的整合，还能够保证各种档案资料的安全，而在日常工作中也需要建立安全的数字化档案管理系统，在相关高技术人才的合理应用下对档案管理工作进行有效维护，这样能够使我国的相关资料得到有效的归纳和总结，对于资源的保护和资料的合理利用来说有积极意义。

1 数字化档案的基本内涵

数字化档案是一种新型的档案信息类型，其中不仅包含了档案的数字化转变，也包含了现代化的信息技术和多媒体技术，而档案的建设主要依赖于我国的现代网络技术和计算机技术，对于档案的长期储存和云储存来说有积极意义。在对相关的数据进行有效的归纳整理以后，将数据完全归于计算机进行保管，其传输使用能够有效通过网络的方式进行传递，而在进行资料录入时，相较于传统的纸质资料库来说，这种保存方式能够将图像、视频和声音等不同形式的记录进行保存，而在进入计算机数据库后，这些资料可转换为数字代码进行记录，日后在网络环境中进行答案利用时也可方便的调取，大大提高了档案管理的安全性和调取时的可用性。

值得注意的是，由于数字化档案管理并非是传统的，直接将档案进行电子保存的方式，而是结合了现代化的云计算系统和大数据控制系统的保存方案，在这种状况下我国还处于初步发展阶段，所以在实际数字化档案管理的创新和建设工作中，还存在一定的问题。

2 数字化档案管理体系中存在的问题

2.1 缺乏有效的领导管理

随着近年来科技的不断发展，数字化档案管理体系对于我国多个行业来说均有较高的指导价值，虽然我国相关行业对于数字化档案管理都有了一定的认知，但总体来说这一技术和行业都处于初级发展阶段，而在这种状况下，相关技术人员依旧选择慢慢摸索的方式来对这一技术进行了解和学习，虽然已经普遍认可了数字化档案管理的合理应用体系，但对于其中的部分专业知识还尚不清晰。就现代研究中发现数字化档案管理中需要攻克的难题还较多，在这种背景下我国的传统管理方式对于这种档案管理体系缺乏足够的领导能力，而缺乏足够的领导能力，就会导致相关技术人员在这一方面缺乏明确的发展方向，所以系统的管理在数字化档案管理体系中还较为缺乏，而科学规范的数字化档案管理在目前技术层面还尚未建立。领导管理的不合理，会影响数字档案管理工作的有效性和档案管理的实际进展。所以不可盲目的对其进行管理，需要根据我国不同行业的档案管理需求和实际状况，进行合理的領导管理方案调整，这样才有助于帮助数字化档案管理建设。

2.2 对数字化档案管理缺乏足够的认知

就目前来说，大多数档案工作人员对于信息档案的建设缺乏足够的认知。建立信息档案是对不同行业的工作状况进行记载的主要方式，也是对各种紧急情况进行预案设置的重要参考资料。那样能够保证在发生不同的档案危机事件时，相关工作人员能够快速明确档案中存在的疏漏，使档案的危机得到控制，这也能保证档案资料在管理时具有较高的安全性。但值得注意的是，大多数档案管理人员依旧沉浸在传统观念中，缺乏足够的现代化信息管理理念，没有建立完善的档案管理意识基础，管理人员也没有在日常工作中做好自身的档案管理习惯调整，这就导致现代档案管理工作人员没有对档案信息形成完善且有效的认知，致使信息档案的数字化管理工作，难以在不同的行业中快速普及。

2.3 数字化人才的缺失

由于数字化档案在建设和管理的过程中需要大量的工作人员，但数字化管理人才在我国人才市场上所占比例极少，并且由于数字化档案管理在日常工作中工作量较大，很容易导致数字化管理人员在市场上出现供不应求的现象。除此之外，由于数字化档案管理在进行资料建设时，需要高技术企业高科技的专业化人才，不仅需要具备足够的数字化管理专业知识，还需要具备一定的科学技术，但在人才市场上仅有少部分工作人员满足数字化管理的需求，所以在这种状况下，人才市场的缺失会导致数字化管理工作停滞不前。而在进行人才培养时，我国大多数高校的培养方案都较为初级，虽然培养出来的档案管理人员具备基本的数字化档案管理技能，但总体来说缺乏足够建立系统的能力，这就导致了现代人才市场上开展数字化档案管理工作的人才缺失。

2.4 硬件投入不足，影响数字化档案管理的效果

随着近年来科技的不断发展，计算机在更新换代的步伐上逐渐加快，而在进行档案管理时，对于计算机的硬件需求也较高，同时这项需求与时代的步伐和档案管理的发展形式具有一定的相似性。但由于我国的档案发展形势处于初步阶段，所以难以跟随时代的步伐，而在计算机硬件上也难以跟上国际上的数字化档案管理体系的需求，对于我国不同行业全面开展档案管理工作来说难度较大。除此之外，由于市场管理的混乱，目前市场上各种档案管理软件功能较为单一，并且质量参差不齐，甚至已经出现与时代发展脱轨的趋势，而数字化档案管理体系的建设受到自动化水平低下的影响，导致效果较差，这也是我国数字化档案管理工作的主要弊端之一。

3 数字化档案管理体系建设的创新策略

3.1 进行规范且动态的管理

首先在进行档案的收集与管理时，档案的资料收集需要保持规范，并且定期建立合理的档案数据库，必要时可对数据库进行更新换代，通过规范且动态的信息录入，能够保证信息档案中的实效性和可用性。而不同的档案，至少每个月或每一季度需要进行一次有效的更新，而每年则需要对档案数据库进行统一的大更新，这样才能保证档案的实效性。其次在进行档案管理时，需要根据现代化的档案管理需求制定完善且科学的管理制度，根据国际上的管理规范，将信息档案的管理方式进行不断调整，努力将不同的档案信息纳入到数据库的管理范畴中，这样能够保证数字化档案的整齐和完善度，最大限度的使数字化档案管理发挥其应有的效果。

3.2 提高相关工作人员的档案管理意识

首先来说应当加强行业信息管理工作人员的档案意识，这样能够保证工作人员在日常工作中按照档案管理标准为不同管理对象建立完善且规范的信息档案，在工作人员的档案意识建立后，需要将行业内所有工作原理的基本资料进行分析，对所有领导者、技术人员进行宣教，并为每一项不同的档案管理内容建立清晰的档案号，这样能够便于后续的查阅和管理。在完成档案意识的建设后，可以通过开展信息档案管理讲座的方式，使行业内的不同管理人员了解信息档案的可用性和有效性，最大限度的使档案管理人员能够积极配合档案管理工作的开展，进一步保证工作人员的素质。

3.3 建立完善的档案数据库

不同行业的档案不仅应当以纸质档案作为备份，还需要应用数据库进行计算机管理。在进行档案输入时，需要便于保存和交流，通过计算机管理的方式能够将云计算和大数据应用其中，通过大数据、云计算统计分析的方式来对档案进行有效管理，这样能够大大提高档案的资源整合度。除此之外，在信息档案计算机管理的基础上，要逐渐趋于网络化发展，有条件的单位可以在网络上建立自己的网站，档案管理人员可以通过专业的数据库路径查阅相关档案的记录，时时访问单位内部的资料信息。值得注意的是，在进行数据库建设时，需要注意数据的安全保护，避免出现数据失窃的现象，以保证档案数据库的安全性。

3.4 加强行业档案的宣传与管理

在进行信息档案的宣传时，其主要目的是使信息能够得到广泛的传播和沟通，而行业信息中心的工作人員需要深入到行业内不同的单位个体中，与单位个体进行有效的信息化交流，并及时解答行业内的单位个体对信息档案存在的疑问，尽可能收集信息档案的利用效果和服务手段的反馈意见，使指档案应用人员和相关的资料管理人员能够积极沟通。，并且告知行业内单位信息档案的作用以及重要性，大大提高行业信息档案的建设效率。

4 总结

数字化档案管理体系的建设是为了发展现代档案管理工作，同时是资源合理利用的关键因素，数字化管理体系的建设能够使档案数据库得到合理应用，只要合理的定制档案收集以及整理工作规则，就能在保证资料收集可信度的同时，便捷的对资料进行调取和修改。数字化的管理方式能够大大增高，资料的检索速度，使资料在利用时效率得到保证，而传统资源在应用时会受到时间和地域的因素的限制，但在网络的覆盖下，通过数字化管理就能够合理的利用不同的资料，尽可能减少管理人员的工作压力并提高工作效率。

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