浅析数字化对档案利用工作的意义探究

吴宇红

摘 要：档案是社会实践的真实反映，是社会发展的必然的现象，因此，档案也具有权威性。信息时代背景下，数字化技术逐渐成熟，将数字化技术应用到档案管理当中，可大大提高档案利用效率。通过数字化技术可提高档案储存安全性、检索快捷性、使用高效性，下文就对数字化技术对档案利用工作的实际意义详细分析，旨在为进一步优化档案利用工作奠定坚实基础。

关键词：数字化;档案利用;意义

档案具有“代代相传”的作用，其是对历史发生的真实记录，是不可忽视的文化事业。档案包含人类精神记忆，为现实研究提供历史依据[1]。而数字媒介的发展，使得档案管理的发展空间进一步扩大，可采用先进的载体及传输方式强化对档案的管理，充分提高档案利用效率，促进数字化档案事业可持续发展，成为时代潮流。

1 档案及数字化技术

档案是人类活动的记录，其形成具有真实性和权威性，为现实研究提供历史依据，为国家发展提供参考。当下，档案还为行业技术交流、人才培养等提供支持，其多方面的高价值受到社会重视。因此，如何科学保护、利用档案成为新时期重要话题。采用数字化技术对档案进行管理，可建立索引系统，将各个档案典型特点展现出来，便于查阅和使用[2]。

数字化技术以计算机、光缆、卫星为支持，表达信息技术。数字化技术将声音、语言、图像等信息转变为数字算法的1、0，为用户展现出虚拟的现实系统，可还原档案基本面貌，打破时空的限制，异地共享资料、实时传输资料、快速检索资料等都是数字化技术的特点。

数字化技术应用到档案管理中，将不同档案转化为数字信息，储存后以网络形式连接，形成数据库，实现资源共享，提高档案利用率。

2 档案数字化发展对档案利用的地位分析

开展档案数字化符合当下信息时代发展需求，“互联网+”背景下，信息瞬息万变，是属于数字的微小时代，计算机技术基本实现普及，对人们生活及学习方式造成巨大改变，只有顺应信息时代发展，了解新时期档案利用需求，才能促进档案管理可持续发展[3]。

信息时代背景下，人们明显重视档案的管理及利用，档案在各个领域中利用明显增加。同时，人们对档案利用的时间提出新要求，要求档案能够准确、快速显示出来。此外，数字化技术的优越性使得人们对档案的优化利用充满期待，将档案和数字化联系起来，旨在通过网络编辑的方式实现档案快速检索、快速统计、快速储存等操作，进一步优化档案利用工作。

数字化信息发展，使得传统纸质档案文件管理不能满足多元化经济发展需求，档案管理及利用必须推陈出新、吐故纳新，优化原本检索方式，以多手段满足档案利用需求。将数字化技术引入到档案利用中，提高利用效率及质量的同时，也使得档案利用更加科学、规范，充分发挥出档案管理的实际价值[4]。

3 档案数字化对档案利用的积极意义

今后时代发展中，纸质档案虽然仍有一定使用率，但是数字化档案将大量推行。档案数字化操作，将办公自动化、网络化联系起来，促进信息技术进一步发展，二者相辅相成、共同发展。

3.1 可推动实现互联互通资源共享，提高工作效率

1）数字化的档案信息储存在计算机数据库中，建设数据库中就配有对应档案管理软件，需要查询档案则可直接通过软件检索查询，任何地点、时间，只要有网络，则可登录软件实时查询，便于不同环境下的档案利用。需求者在IE浏览器中输入程序的网址地址、点击回车，进入到登录界面中。采用数字化档案其不受纸质档案的束缚，不再是“孤本”，相关人员可以通过操作计算机，同步管理档案信息，确保信息及时储存录入，迅速传达到需求趋于，展现出突出的档案信息时效性。

2）数字化档案要配置较为严格的管理及利用标准。为方便人们更好应用数字化技术，其资源往往以通用格式的展示。当下，数字化计算机对应的硬件和软件均可以畅通无阻的被复制，档案资源针对使用需求，可打印为纸质，满足不同使用需求，打破传统档案利用的局限。数字化技术使档案管理的及利用发生质的改变，有效提高利用效率，确保档案资源可为行业发展提供更多切实可行的服务。

3）数字化档案经过一次输入后，后续可无限制次数使用，不需要再次翻阅纸质档案，减少人工翻阅对档案造成的不可逆伤害。数字化技术解决这一问题，使用人员通过点击鼠标，完成对档案的智能检索。瞬间搜索到档案，再通过下载，查阅档案。 采用数字化档案，其档案傳输下载速度突出，优势显著的。

3.2 有利于保护原纸质档案

一些较为珍贵的纸质档案将受空气及查阅次数影响，可能发生氧化，受到人工破坏，及时非常重视纸质档案储存环境，其档案仍然会受到影响，实际储存时间较短。而采用数字化技术对档案操作，将原本档案录入到信息系统中，档案自身不会受到氧化或人为翻阅导致受到破坏，且数字化技术下，只要储存硬件不受到破坏，则档案可以长久储存、反复使用，储存寿命大大增加，不存在翻阅档案对纸张造成的磨损，起到对珍贵档案的保护功能，同时也可以避免档案受到篡改。

3.3 阅读便捷

档案数字化处理后，将档案信息转化为数字信息，以计算机查询代替手工查询，可确保查询的准确性和可靠性。经数字化处理后的档案，其阅读方式也发生改变。阅读档案可以通过计算机设备在线阅读信息，减少档案利用中档案实体的辗转操作，使得档案利用服务具有高度灵活性及高效性。随着智能移动化设备进一步发展，人们可以随时随地在有网络的情况下登录到检索系统中，按照自身要求检索到需查看的档案，在线阅读，获取档案信息，落实档案安全传输。因此，相较于传统纸质档案管理，数字化更加便捷、快速，为大众提供更加方便的利用服务，提高档案价值，创造效益。

3.4 有利于档案管理工作持续发展

以数字化技术管理并利用档案，是档案管理工作发展的必然趋势。在信息化时代背景下，通过数字形态对档案操作，使得档案载体大大则更加，容量也进一步提高，管理费用及成本降低，性价比突出。纸质档案若受到破坏，则承载的信息基本无法恢复，而数字化技术下的档案则可通过备份解决该问题，减少外界破坏对档案造成的影响。此外，传统数字档案管理利用中，查阅需翻阅上百卷档案，工作繁琐、效率低，还有可能出现查找错误、查找混淆等问题。在数字档案信息利用上，计算机针对需求对档案信息筛选，有效提高了档案利用的效率及质量，进一步推动档案管理工作长期发展。

4 强化数字化应用意识，大力推进数字化档案管理

4.1 强化意识

信息数字技术对各行各业造成较大冲击，也为檔案管理工作的发展造成巨大影响。数字化技术是一把双刃剑，建立多媒体档案数据库中，可能由于技术不成熟，存在一些漏洞或需要完善的问题，需进一步加深研究分析。例如，对基本软件、硬件的科学完善、具有数字化技术及理念的管理人员、档案管理是否真实、档案管理是否安全等等，都是数字化档案管理中需要重视的问题。数字化档案其管理简单，利用快速且方便，但是其控制上比传统纸质档案要难的多，多方面因素对数字化档案都将造成影响。例如，科学技术更新、科学人才培养、数字化档案利用的法律法规等，都会对数字化档案管理造成影响。因此，开展数字化档案管理，要有较突出的数字化应用意识，了解信息安全的重要性，以“谨慎”、“端正”为基本工作理念，相应部门设置数字化的档案利用制度，针对社会发展需求对利用制度不断完善、调整，强化对先进数字化文件信息利用技术的研发和应用。

此外，随着时代发展，大众对数字化档案的观念也会不断提升，对数字化档案有中肯的认知，了解数字化档案的重要性。对应档案利用人员要动态性的开发档案资源，使数字化档案管理及利用跟上时代发展潮流，营造良好的档案利用环境，对档案资源科学配置、合理利用，为各行业发展提供真实、可靠的档案依据。

4.2 重视档案数字化及法制化建设

要规范数字化档案建设发展，展现出数字化技术的真实意义，必须按照正确规章制度，落实档案法制化管理，针对实际应用中遇到的情况，参考大众及行业工作人员意见，制定科学的规章制度，以部分强制性规章制度作为约束，提高数字化应用水平的。此外，和档案有关的重要内容。要通过网络媒体的方式进行宣传，建设并完善数字化档案的现代管理体系。数字化档案管理的工作人员需熟悉数字化技术的操作流程，了解档案管理的标准，重视自身档案管理工作。实际工作中，要灵活应对出现的问题，结合实际情况，发现制度中存在的缺陷和不足，完善缺陷不足，适应社会发展需要，促进我国数字化档案管理不断向正规化发展。

5 结束语

综上所述，计算机及网络技术发展对传统档案管理造成严重冲击，将数字化技术应用到档案管理中，落实数字化档案管理，其推动档案管理向规范化、法制化发展，满足社会各行业发展对档案利用的需求。随着数字化档案管理不断深入，社会对档案管理提出更高要求，要求其将档案采集、储存、利用等融合到一起，合理配置档案资源。新时期对应工作人员要认识到自身的责任所在，认识到数字化档案深化开展对档案管理及利用的重要推动意义，积极研发数字化新技术，完善档案管理，进一步提高档案利用效率及质量，提高档案利用效益。

参考文献

[1]张文静.数字化仿真复制在档案工作中的应用探究[J].办公自动化，2018，v.23;No.377（12）：32+55-57.

[2]高平.探究信息时代下档案管理工作的创新[J].吕梁教育学院学报，2017，34（3）：79-80.

[3]王玉红，车晓轩，童晓风.浅析高校档案数字化的意义与问题[J].文化创新比较研究，2018，v.2;No.56（20）：147+149.

[4]赵庆海.浅析档案数字化建设实践与发展[J].赤子（上中旬），2017（1）：195.