从档案管理走向档案数据管理

沈帆

摘 要：随着社会经济的飞速发展，我国正处于经济转型时期，因此，对机关事业档案管理工作提出了更高的要求，档案管理工作作为机关事业单位工作中的重要组成部分，加强档案管理工作效率，可以有效提高整体机关事业单位的整体工作质量。本文主要对机关事业单位实现数字化档案管理工作的优势进行阐述，并对数字化档案管理工作开展中存在的弊端进行分析，进而给出相对应的解决策略，希望给相关人员提供参考建议。

关键词：机关事业单位;档案管理;数字化

机关事业单位每天需要面对大量的工作量，档案管理工作是其中非常重要的一部分。档案管理中会蕴含着大量的资源，直接关系到单位的发展与进步。因此，机关事业单位需要积极改进档案管理工作模式，保证为各项工作提供最及时、有效、实用的资源信息，作为各项工作开展的基础保障，保证各项工作可以顺利开展，所以机关事业单位需要重视数字化档案管理工作，最大限度提高档案管理工作的效率。

1 数字化档案的涵盖内容

传统档案管理方式主要通过纸质信息存档，先将传统纸质的档案信息利用多媒体、扫描以及拍照的方式保存下来，之后通过整理归纳，结合网络的优势将档案信息进行共享，这种方法储存下来的档案就是数字化档案。针对数字化档案的特殊性，需要利用最先进的技术进行管理，工作人员可以随时的查阅与使用。通常数字化档案会完整地存储在一个数据库系统中，对这些档案妥善的保管与利用，进而提升档案管理工作的效率[1]。

2 机关单位数字化档案管理的优势分析

2.1 实现自动化办公流程，资源不会被浪费

在机关单位档案管理工作中，传统的管理方式已经无法满足目前工作的需求，需要不断地引进更多人员，对办公软件进行定期的维修与保养，这样的方式大大提升了管理的成本，同时在很大程度上会降低管理效率。当实行数字化档案管理工作之后，档案由之前纸质档案转变成为图片、视频存储在计算机中，方便以后的查找与调取，这样的方式节省了大量的时间与精力，提高了档案管理工作的效率。

2.2 充分利用档案信息，实现资源共享

利用先进的科学技术对数字化档案进行处理，将这些档单归纳整理存储在电脑中。机关事业单位在日常工作中会大量使用档案资料，不同部门都可以利用网络渠道对档案调取、使用。同时数字化档案管理工作需要为各个部门提供有效的信息，成为各部门工作开展的重要依据。数字化档案管理工作可以将资源进行共享，方便各部门的工作人员在不同的时间与地点都可以随时使用和查看。

2.3 加强档案管理质量，工作人员综合素质得到提升

在机关事业单位中实施数字化档案管理模式，可以提升档案管理的质量，数字化档案管理工作想要顺利开展，需要凭借先进的网络技术与电脑设备等，所以，档案管理工作人员的工作对象发生了变化，由之前纸质整理到现在的数字化整理过程，这就要求工作人员需要扎实的专业知识，同时还要有高超的业务能力，可以熟练并且正确的操作计算机设备，定期对设备进行维护与修理。近几年，数字化档案管理工作中，软件系统在不断的更新换代中，档案管理工作人员要不断学习，掌握更多的专业知识与技能。

3 机关事业单位实现数字化管理存在的问题分析

3.1 缺少专业的档案管理专业人才

大多数机关事业单位想要完成数字化档案管理工作，通常会与一些有实力的档案存储公司进行合作，机关事业单位只需要提供管理、监督以及指导服务所需的人力，从此可以看出，机关事业单位缺少数字化档案管理的专业人才，有一些机关事业单位会挑选一些工作人员兼职来管理数字化档案，导致数字化档案管理人才结构不合理，导致高层次、高技能、创新型的专业人才严重缺乏，受到经费、人力资源等方面的限制，大部分机关事业单位缺少自主培养及吸纳高素质的人才的能力，所以说，机关事业单位数字化档案管理工作开展是否顺利，人才是主要的影响因素。

3.2 档案管理观念陈旧、技术落伍

机关事业单位的主要工作重心全放在本职工作中，对档案管理工作缺少足够的重视，忽视档案的利用率，缺少对数字化档案管理工作与本职工作之间促进作用的认识，会认为档案管理工作无关紧要，所以对档案管理工作准备的不充分，技术也跟不上时代的脚步，即使这些机关事业单位已经实现了数字化档案管理，但是在实际工作中外接技术以及管理模式仍然会存在一定的弊端[2]。针对不同的机关事业单位，数字化档案管理的需求与方式有一定的差异性，在实际工作开展过程中，没有充分结合本单位的实际特点制定工作流程，无法采用科学的管理方法进行数字化档案管理。

3.3 数字化档案管理缺少统一标准

目前，机关事业单位针对数字化档案管理软件的种类与质量差异很大，有的软件缺少管理功能，然而还有一些软件在信息流通上缺少完善性，市面上购买的软件多少会存在安全系数低以及稳定性差的弊端。同时，针对机关事业单位数字化档案管理工作缺少统一、全面的管理标准，对档案信息的收集与管理方法比较落后，经常会存在档案的目录信息与实际细则不匹配的情况，由于档案管理人员的专业素质不高，缺少档案信息安全存储的意识，会造成数据的丢失与损坏，已经成为技术开发过程中，机关事业数字化档案管理工作中非常难解决的问题之一。

4 机关事业的单位数字化档案管理工作开展的对应策略

4.1 加强数字化档案管理工作人员的专业素质培养

机关事业单位会按照一定的流程性开展工作，一切工作内容都是按部就班的进行，对档案管理工作人员缺少创新意识的培養，在数字化档案管理工作中，机关事业单位档案管理人员不能再使用传统的档案管理方法，需要进行不断地改革与创新，结合本单位的实际情况，不断创新管理方法[3]。同时，为了提高数字化档案管理工作人员的专业素养，需要在单位内部定期举办培训活动，聘请一些优秀的管理人员来本单位进行授课，让工作人员掌握数字化档案管理工作的流程与重要性。不仅如此，还要加强工作人员对计算机的使用技能，通过报班学习的方式，学会计算机的操作技能，掌握档案信息的调用与分享，通过这样的方式解决了档案管理人员在工作中存在的问题，实际工作过程中可以建立科学合理的奖励方案，提高工作人员的积极性，进而提升数字化档案管理工作的质量与效率。

4.2 加强技术扶持工作，及时对软件更新与升级

数字化档案管理过程中需要注意档案信息的安全性，因此，需要进一步提升安全防护技术，以确保数字化档案信息的安全性。数字化档案主要通过网络以及计算机进行储存，因此，需要保证存储的安全性，否则，当遇到病毒或者黑客攻击之后，就会造成机关事业单位重要信息的流失，给各项工作的开展造成极其不利的影响。因此，在数字化档案管理过程中，需要结合本单位的实际情况，科学合理的安全杀毒软件，设置防火墙或者限制访问的权限，对软件及时更细与维护，将档案资料备份，以免出现意外之后，造成资料的丢失。另外，对软件与硬件要及时升级，实现档案资料的共享与使用。机关事业单位不仅要重视数字化档案管理工作，还要对软件以及硬件进行定期的维护与检查，了解软件中存在的问题，确保软件的安全性。即使机关事业单位实施数字化档案管理工作之后，也不要丢弃传统的纸质档案，这样会起到一个双保险的作用，为数字化档案管理工作提供保障。

4.3 制定科学统一的数字化档案管理标准

只有机关事业单位具有统一的档案管理标准，才会保证数字化档案管理工作顺利开展，首先，需要对档案信息进行详细的归纳总结，例如，员工的个人档案、公司的财务报表或者以往的工作计划，都要按照一定的分类进行存储。其次，要明确标注出档案的提交时间与格式，针对档案信息的调取与应用需要制定出标准化流程[4]。

近几年，我国机关事业单位的各项工作都在快速发展，档案资料越来越多，分类也是越来越详细，纸质档案正在逐渐转化成为数字化的档案信息，但是整个过程比较复杂，导致档案管理工作的任务越来越大，因此，需要机关事业单位针对数字化档案管理工作，需要对员工进行合理的分配，建立相对应的管理机制，保证人人有事做，提高整体的工作效率与质量。

4.4 建立具有数字化功能的管理系统

机关事业单位需要结合本单位的实际情况，建立有效的数字化管理系统，其中包括的内容主要有设备的选择、设计、档案整理、软件应用开发、查询系统、安全保护措施等。只有在档案管理系统的建立下，才会有效开展数字化管理工作，建立稳定成熟的档案管理系统可以让数字化档案管理工作节省大量的时间与精力。

5 结论

综上所述，档案作为机关事业单位中的重要组成部分，因此，档案管理工作在机关事业单位中具有十分重要的位置，为了保证各项工作顺利开展，各部门可以有效的合作共享档案信息资源，提高机关事业单位的整体工作效率，提出档案管理工作的改革与创新方法，加强数字化档案管理模式。近几年，信息时代在飞速的发展与进步，机关事业单位越来越重视数字化档案管理的重要性与地位，摒弃传统纸质管理模式，实现数字化档案管理。但是在数字化档案管理过程中仍然会遇到各种各样的问题，需要不断地创新与研究，加强档案管理人员的专业素养与业务能力，让其掌握先进的办公技能，制定统一的管理标准，保证数字化档案管理工作有序开展，为机关单位各项工作的开展提供保障。

参考文献

[1]张黎一.机关事业单位数字化档案管理工作策略探究[J].科技风，2019（26）：217.

[2]王桂蓮.浅谈关于机关事业单位数字化档案管理工作的思考[J].科学与信息化，2019（23）：166.

[3]裴莉.关于新时期机关事业单位档案管理工作的创新性思考[J].卷宗，2019，9（11）：74.

[4]卢秋蓉.机关事业单位数字化档案管理现状与优化对策[J].办公室业务，2017（8）：167.