中学档案管理人员的素养提升

李真

摘要：档案在实际生活中发挥着非常重要的作用。其是一种重要的记录形式，在人们各种社交活动中具备重要的保存价值。在中学档案的管理中，档案工作所体现的作用更多集中在记录过去教育活动中教师和学生教学生活所形成的清晰完整信息。简而言之，它是对学校教师和学生过去教学生活的总结。然而，随着社会的不断发展和进步，教育档案和学生档案变得越来越多样化，采用以往传统档案管理方式难以有效做好档案管理。如今大数据时代来临，中学更需要为档案工作创建新的管理计划，由此培训出高素养水平的档案管理人员。

关键词：中学   档案管理人员   素养提升

现代社会不断进步与完善，各行各业的工作人员都面临来自社会淘汰的压力。对于中学档案管理人员而言，其工作的开展面临更高的要求，因此中学档案管理人员的专业素养亟待提升。这就必须大力改善档案管理人员的工作态度和质量，具体需要我们因此紧跟时代发展步伐，勇于改革创新，由此迈入全新时代。中学档案管理是学校当中不可或缺的重要工作内容。因此参与这项工作的档案管理人员不但要求具备相应的学术背景，还需要一定的素养及能力，这样才能切实保证我国中学档案管理事业健康发展。

一、中学档案本身特点

中学档案在内容和类别上较为丰富，其不仅具备一般性质的档案内容，同时还具有相应的特殊性。具体表现为以下方面：（1）档案的内容复杂。中学属于教育事业发展的关键阶段。尽管中学档案的内容结构主要由三大板块构成，但是在板块下面又直接划分为多种不同的小类目，比如专业档案，此类档案在内容上具体包含教师工作计划、课程教学经验总结、教师教案记录、优秀教学过程展示、校务工作登记、学生基本信息、学生情况统计表以及学校组织实践活动的记录等。因此，中学档案管理工作面临许多困难。（2）档案的来源分散。中学档案的形成，一般源于上级单位、校内教学记录材料和管理部门生成文件以及老师和学生信息记录等。其中源于上级单位的档案内容占据中学档案的极少数。此类档案内容经过详细的比较，可知其手续较为完整与期权，在实际操作上更加容易进行查阅使用。通常在校内教育管理部门及相应师生所提供的档案，其在中学档案当中占据绝大比例，能够直观反映学校实际变化情况。然而，此类档案并未接受严格审核和登记，因而最终加剧了档案管理难度。（3）多样的材料和格式。中学档案不仅仅是纸质档案类型，其更多还表现为影像、幻灯片、录音和实物档案等。因此，此类档案材料格式多样的档案，在使用上核查工作非常困难。

二、中学档案管理人员素养提升的作用

在当今的大数据时代，对中学档案进行更有效、更科学的管理是时代发展的必然。如果我们想要更好地发展中学教育，我们必须放弃以前对中学档案分类管理的方法。传统的档案管理多是使用纸制品来实现，排序文件时的记录工作也大多由非专业人员手动完成。这种管理方法效率很低，处理起来消耗的时间很长，总结也非常困難，容易出错，并且档案文件经常丢失。在新形势下，这种情况对中学档案事业的发展非常有害。此外，我们都知道，中学教育的开展属于为国家注入新鲜血液的重要教育基地之一。这种非科学的归档方法只会浪费国家资源，最终将严重阻碍中学档案的发展。在我国中学档案管理工作中，如果档案管理安排专业、高素养的人员进行管理，提供先进的科学管理方案，中学档案的信息化建设将由此变得更加方便与快捷，档案管理工作的发展速度也将由此变得越来越迅速。与此同时，文件管理过程变得越来越透明，允许学生在任何情况下进行监督，这对每个学生的成长都是公平的。

三、当前中学档案管理人员素养低的成因

（一）中学档案管理人员本身专业不足

如今，在大多数中学档案馆运营当中，内部员工几乎都是老员工。虽然他们在档案管理工作方面拥有丰富的经验，但在如今的大数据时代背景下，其明显缺乏关于计算机和互联网方面的专业知识，对计算机与互联网的使用仍然不够熟练;其次，大多数年轻人现在不愿意在档案馆工作，因为他们认为这项工作很无聊，而且在专业要求方面明显偏低。这就从根本上导致了中学档案管理水平严重偏低，整个过程没有专业技术的支持，因而致使信息化建设自然难以取得相应的成效。当员工管理中学档案时，他们多数都无法摆脱传统的文件管理方法，或者他们只能使用一些简单的技术来分类和管理文件，最终导致中学档案管理工作效率趋于低下。

（二）缺乏明确的人员管理制度

如今，绝大多数中学都充分认识到需要改革内部档案管理工作，但多数都明显缺乏科学、有效的管理制度。由此可见，中学的领导者首先缺乏正确的认知理念。由于中学档案管理工作本身属于一项非常复杂的工作任务类型。 档案有很多种类，档案数量巨大，如果缺乏相应的管理制度，则中学档案管理信息化发展将是一项不可能完成的任务。另一方面，在大数据时代，没有可用于建立中学档案信息化的参考信息，因而使得中学档案管理信息化难以持续进行。

（三）档案管理人员电子档案能力不足

在当今信息时代发展背景下，有许多人通过抄袭信息资源来实现其赚钱的目的，特别是学生的信息具有非常重要的利用价值。因此，这种现象的泛滥存在，直接给中学档案管理带来了很大的困难。主要是由于大多数中学档案管理人员都不精通电子档案管理设备的使用方法，因此其并不能有效保护档案，这就导致一些不法分子很容易成功突破档案防火墙，在复制档案内容之后，在此基础上进行非法售卖，此类学生的基本档案信息一旦泄露，必然将由此造成巨大损失。此类问题的产生，绝大多数中学都无法采取及时有效的补救举措。

四、解决中学档案管理人员综合素质较低的方法

（一）提升档案管理人员本身专业水平

在当今先进的电子信息时代下，中学必须做的第一件事就是保持中学档案管理工作应当紧随时代发展步伐。具体要求为老员工提供专业培训，更多的是为他们制定严谨的培训计划，以此来切实有效地改善和提升管理人员。专业技术技能基本上可以使用计算机和移动网络来实现档案信息化的建设。同时，中学领导者还应制定奖励和惩罚制度，以提高员工的工作效率，并在档案室培训和招聘一些专业人员。 信息化建立强有力地确保它吸收一些年轻的新鲜血液，由此来提高档案管理操作的整体效率。

（二）制定科学人员管理制度

通常科学的管理制度在中学档案信息化建设中发挥着重要作用。首先，它可以计划员工的工作任务内容。 其次，它可以有效地克服中学档案管理工作的复杂性特点，使员工的工作井井有条，趋于科学、合理化安排。 同时，中学领导可以运用其他学校的成功经验，抓住其成功的本质，剔除自身糟粕，根据档案机构的特点，制定科学合理的管理制度。

（三）提高档案管理人员的专业素养

中学档案管理人员不仅仅服务于中学，其同时也是为国家服务的工作人员，因此要求其必须具备专业的素养。首先要求应当具备正确的政治态度，要求忠于党的领导。并且，还要求具备最为基本道德素养水平，由此才能切实保证与维护中学教育中每位学生和教师的隐私安全。整个过程要求应当严格遵守我国法律政策，具体严厉杜绝违法的事情，因为中学档案管理工作涉及大量教师和学生未来的发展。所以，中学领导在选择相应的档案管理工作人员时，要求其必须具备相应的专业素养。

五、提升中学档案管理人员素养的建议

（一）培养专业的档案人才

具体要求档案工作人员应具备相对较高的政治素质、专业素质、智慧、能力的综合体现。档案工作者应具备足够的基础知识、专业知识，广博多样化的知识等。在档案管理过程当中深入研究主题知识，由此不断提升档案内容质量，这就需要扩大档案人员视野、增加他们的知识，以实现档案业务水平的提升。

（二）将档案工作纳入中学发展计划

学校档案馆为现代学校从事学校教育、日常管理以及其他各项教育工作開展。要想成为一名合格的当代学校档案工作者，就应该学习学校档案工作，学校档案以及学校建设对学校建设的影响。积极参与学校建设和学校建设的方式可以使学校档案适应学校建设和发展的需要，而不会拖延学校建设的步伐。

（三）增强档案业务专研

学校加强研究，提高学校档案管理水平，加强理论研究和业务培训，不断提高理论知识和理论素养、拓宽思路、拓宽视野、创新思路并获得新的想法。档案的创建和管理遵循课程改革，始终适应课程改革研究，如何提高信息管理水平，提高管理水平，如何利用档案管理促进学校发展，服务学校管理工作开展，为学生和教育教学提供更准确，更快速，更可靠的服务内容。

六、结语

综上所述，在当今大数据时代下，中学档案管理人员必须具备相应的专业素养，在此基础上熟练掌握电子档案操控方法，同时应当切实保证学校各类档案的安全性。要有效利用时代发展特性，结合先进的科技产物，给中学档案管理工作提供更好、更科学的管理方式。

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（作者单位：山东省北镇中学）