信息化建设推动医院人事档案精细化管理

白蕾

（云南省个旧市妇幼保健计划生育服务中心，云南 个旧 661000）

前言：医院的人事档案记录了医院工作人员的相关信息，包含内容相对较多，传统的人事管理已经逐渐显露出弊端，纸质档案管理混乱、信息不全面、资料丢失等等。精细化管理更加符合大数据时代，也更加符合医院日益增加的服务项目以及人员流动，提高医院的工作效率。

一、医院人事档案管理现状

档案是保存信息的记录，人事档案更是留有公司人员信息的凭据。但是现在大部分医院的人事信息都是以纸质版为主，纸质版相对来说“缺点”较多，比如反应信息相对片面，不能全面的、直观的做比较，查找或是共享也极为不方便。医院人事变动相对较多，纸质版的人事档案需要人工处理，修改、分类、整合，消耗了大量的人力物力。尤其是医院，一个分类多、岗位多的单位，处理起人事的问题更是麻烦，这不但要求大量的纸质信息做基础，也要求工作人员工作细心，专业性强。但是有些医院对人事管理相对疏忽，相关工作人员专业性不够，或者是非专业人员顶替工作，人事工作虽是不被人注意，但在需要时整理不当，也会出现很多麻烦。所以现在的医院档案管理相对较松散、不专业。

二、医院人事档案管理精细化的必要性

医院人事档案相对复杂，管理不严谨的现状，使得精细化管理有必要在医院实施。

（一）有利于资源利用和提高工作效率

人事资源便于医院及时掌握医院人员情况，比如学历、家庭背景、已婚未婚等等，当医院需要相关专项服务时，一张张纸质档案的翻阅以及一个个人数的统计都显得极为不方便和消耗时间。纸质版的档案管理相对现在的信息需求显得不合效率。精细化管理大部分采用网络技术和电子化，这样有很多功能，比如单项搜索、分类、相似的选项等等，大大提高了人事资源的利用，而一些相关的专业信息可以在短短几秒内出现，也提高了工作人员的工作效率，便捷而省时。

（二）应对医院流动性大的要求

医院的流动性很大，一方面人事调动相对频繁，另一方面就医人数多，医院的规模不断扩大，部门相关人员数量增加，纸质档案的归置就显得很不方便，精细化管理可以防止档案丢失，还可以精确的使档案到达准确位置。近些年医院也开展了其他服务项目，服务更加多样化，人事信息就显得更加复杂，数量庞大，精细化管理可以有效克服相关问题。

（三）精细化档案管理信息量大

档案反应问题应该全面，传统档案的内容大多体现在员工个人问题，现今情况医患关系复杂，工作量大，所以档案的归纳中应该加入一些跟工作相关的信息，比如技术考评，有何贡献等等。如果这样的信息采集在传统档案管理中，相对难度很大，分类挑选也很复杂，所以当前的网络化信息管理就显得有很大的优越性。这样保证医院人才的全面考察，人员流动相对随意，有助于医院合理安排人员，提高工作人员的技术水平，把员工的价值发展到最大化，也使医院的利益最大化。

三、人事档案管理步骤

（一）建立完整的信息库

医院的就医人数逐渐增加，国家和医院的为民政策也在逐渐完善，越来越多的工作需要在医院落实，档案部需要管理的信息量更加大了，科室档案、病人档案、人事档案等等都归在一个部门管理，这极易造成信息管理混乱、信息丢失、信息分散等状况，这样的情况已经不是很少发生。传统的纸质管理已经不在适用于当今的人事管理了，在信息化如此发达的年代，建立完整的信息化管理系统对医院人员的人事进行集中管理。数据库是建立系统的核心，数据库包含了全部的医院人事信息，把信息根据一定的条件分类，形成固定的储存空间，在储存空间中也要进行一定的分类，分类的依据按照医院的需求，比如日期、格式等等，根据每种分类管理，有效直观的可以反应出相关信息。精细化管理中重要的不同就是功能，医院对人员的基本信息进行录入之后，可以通过搜索功能找出想要的信息。也可以通过统计功能进行相关的统计工作，可以统计人员数量，统计等级人数等等，没有漏洞，促进人力资源管理和利用水平的提升。

（二）建立相关的管理制度

信息库的建立方便了很多的档案管理工作，但是同样需要完善的规章制度，制度要结合当今时代的步伐，迎合信息化的要求，和信息库完美配合，使管理工作事半功倍。首先，应该要对档案信息管理制度进行完善，在医院档案管理部门要逐渐推行信息化工作模式，在对当前医院在职工作人员的基本信息进行整理的时候可以借助计算机系统进行归档，档案管理人员要学会尽快接触各种信息系统，采用计算机技术进行信息的归纳、整理，逐渐摒弃传统的人工管理方式，对人事档案管理过程中的各项工作进行落实。再次，要对医院的档案管理系统的建设和管理进行完善，主要是相关硬件和软件设施的管理，比如计算机的管理、软件系统的管理等等，这些都是建立信息库的基础，没有这些基础设施不会有完整信息库的存在，软件和硬件也要根据医院的要求了配置，相关管理制度也要根据医院的情况而定，方便而快捷的信息库管理制度才是最好的。在建设中也要得到领导的支持，硬件设施和软件都需要一定的资金和人员的支持，精细化管理虽然有很多好处，但是也要付出一定的成本。

结束语：医院人事管理确实应当走向信息化，精细化的管理既方便了医院的人才把握，也有利于人员流动性的增加。在建设相关精细化管理的过程中，信息库以相关制度的建设最为重要，信息库包含了所有的信息资源，相关制度是精细化人事管理的重要保障，两者缺一不可，时代的进步一定伴随着相关行业的改变，更加有利于事业的发展。