浅析企业文书档案鉴定工作

邢娟

四川省阆中蚕种场 四川阆中 6 37 400

在社会发展以及科技发展过程中，对于文书档案管理工作的要求越来越严格。文书档案管理工作直接关系到档案信息的利用价值，为了做好文书档案管理工作，就要综合实际状况探究现阶段文书档案管理存在的问题，完善管理对策与手段。为了提升文书档案管理质量，需要不断地完善档案管理工作内容，综合实际状况制定科学完善的管理模式，进一步加强文书档案工作的监督管理。通过合理改进，解决各种问题与不足，进而提升文书档案管理工作整体的质量与效果。

1 开展文书档案鉴定工作的必要性

文书档案鉴定是文书档案管理工作的重要环节之一，它对于提高馆藏档案的质量、优化馆藏结构、缓解库房及人员紧张状况、充分发挥文书档案查考、利用效益都有着积极的作用。同时，开展文书档案鉴定工作可以推动档案信息化建设，对日后档案管理现代化具有深远意义[1]。鉴定工作的必要性主要表现在“目前迫切需要”和“未来发展需要”两个方面。

随着企业的飞速发展，文书档案数量急剧增长，档案库房容量与档案数量增长存在矛盾，如何优化馆藏档案同时又丰富馆藏，用较少的投入取得更大的效益，是摆在档案工作者面前的难题。只有科学地开展档案鉴定工作，去粗取精，保存真正有价值的档案，剔除失去保存价值的档案，才能有效缓解档案数量激增与库容有限的矛盾，从而减少库房的无效占用，节约库房空间。

笔者所在企业一直提倡提升劳动效率、人员优化的要求，这是企业顺应时代进步的选择。充分利用现代管理技术手段是开展档案管理工作的趋势，包括库房管理工作。利用计算机技术，采用档案库房动态存储方式进行管理，将档案人员从库房人工操作中解脱出来，向智能化操作转变，是今后库房管理的发展趋势。而此项管理模式改变的基础也是档案鉴定工作。只有在优化馆藏、档案资源数字化的基础上，才能真正做到优化库房管理，实现管理智能化[2]。

2 企业文书档案鉴定工作管理措施

2.1 全面分析

依据相关行业规范，结合企业文书档案实际，全面分析每一份文书档案（文件）各方面的价值，以判定其是保存或销毁。一是档案本身。分析应从文件来源、记载内容、形成时间、文本特点及载体形式等，以判断其现实价值。二是档案关联性。即被鉴定档案与其他领域相关的档案间的联系，整体评价其是否具有保存价值。三是坚持全生命周期理论，分析归档文件当前的查考价值，也要兼顾归档的单位、企业、社会潜在利用价值。

2.2 重历史

鉴定企业文书档案应尊重“企业文书档案是企业发展历史的原始记录”这一特点，用历史的眼光认识文书档案、评价文书档案价值、判定文书档案存或毁。即将企业文书档案放在其形成的历史大背景中，分析其内容及形式，以及企业文书档案间的关系，结合眼下和未来利用综合评价，作出是否保存的意见。不能以现在的标准去评价已经保存下来的文书档案。

2.3 不唯职能

事物是运动、发展变化的，企业文书档案是从文件转化而来的，文件是其前身，档案则是其归宿。作为企业文书档案的鉴定工作，要严格遵守“反映企业主要职能活动和基本历史面貌”的文件材料，都应纳入企业文书档案保管范畴，不能机械地唯职能，应考虑企业生产、发展实际，根据现实及历史需要科学划定企业文书档案永久、30年、10年等不同保管期限。

2.4 以服务利用工作促进管理鉴定工作，解决人才不到位问题

通过建立方便查阅人员的档案利用服务体系，在服务机制、手段、方式上创新，充分利用现代化信息技术手段，提高档案网络便捷服务和信息共享水平等途径，提高档案服务利用工作效率与质量。通过采集大量服务利用数据，对数据进行科学分析，可以清楚掌握到哪类档案利用率较高，哪类档案基本无人问津。这些数据信息对日后开展档案管理鉴定工作有重要参考价值[3]。通过加强服务利用工作来倒逼文书档案管理鉴定工作，促进档案人员管理鉴定能力的提升，实现档案管理工作各环节的相互良性促进，提高档案业务整体水平的提升。

档案管理部门要大力开展文书档案鉴定人员的培训工作，通过多种形式和途径，提高鉴定人员业务能力，培养出一批专业理论素质高、知识面较宽、档案工作经验丰富的文书档案鉴定人员；并在此基础上建立一支由领导、档案工作者、专业技术人员组成的专门的文书档案鉴定小组，为文书档案管理鉴定工作做好组织上的准备。

2.5 优化系统为开展管理鉴定工作提供支撑，解决实际操作有难度的问题

认真研习国家最新规范，如有要求、分类、保管期限等内容变化时应及时修订企业内文书档案管理规范，并做好文书档案管理操作系统内相应模块的调整。完善文书档案管理操作系统中涉及保管期满计算的相关信息，开发设计合理的文书档案期满案卷信息采集及提醒功能。通过实践积累经验，逐步完善文书档案管理鉴定理论体系和操作指南。

2.6 把握收集方法

在多年的企业文书档案收集工作中，摸索出一套行之有效的收集方法：三纳入。把企业文书档案收集纳入到部门、企业各级领导议事日程，纳入到部门或企业管理人员的职责范围，纳入到企业年度计划和长远发展规划之中。四同步：在部署、检查、总结、验收企业各项工作中，同时部署、检查、总结、验收企业档案收集管理工作。三环节。重点把握三个重要环节，对企业基建工程、技术研发创新、科研成果等鉴定、验收时要有档案人员参与；对属于收集范围的文件材料提前做好审核、把关，签署意见。对文件资料提供不完整、不准确的项目，坚决不予验收、上报，文件资料也不予收集。

3 结语

文书档案管理鉴定工作不是孤立存在的，管理鉴定作为文书档案管理工作中的一个环节，与其他环节组成一个有机联系的整体。只有充分认识到文书档案管理鉴定工作在其中起到的作用和发挥的功能，才能更好地做好文书档案管理，提高管理水平。