妇幼保健院后勤档案管理存在的主要问题及对策

吴大臣

（潍坊市妇幼保健院，山东 潍坊 261011）

前言

时代的不断进步，妇女和儿童在社会中的地位也日渐突出，妇幼保健院是服务于妇女和幼儿的重要场所，其后勤档案管理质量的高与低都会影响服务水平，但是实际管理过程中依然存在着诸多问题。因此笔者本文就妇幼保健院后勤档案管理存在的问题做出探讨，同时也提出了一些有效的解决策略，以此来提高妇幼保健院后勤档案管理的质量，从而不断提高我妇幼保健院的整体服务水平以及促进稳定发展。

一、妇幼保健院后勤档案管理存在的主要问题

（一）档案管理制度不健全

一个健全的档案管理制度是任何企业发展中必须遵循的原则，因为只有健全档案管理制度才能提高管理质量，尤其是在妇幼保健院后勤档案管理中，这是确保管理工作顺利高效进行的关键[1]。但是实际上并没有设立健全的档案管理制度，使得档案管理范围不明确且内容界定不清楚，严重影响着妇幼保健院后勤档案管理的质量和水平，一定程度上也会造成档案收集效率不高的问题，从而阻碍我国妇幼保健院蓬勃稳定发展的步伐。

（二）档案管理意识较淡薄

妇幼保健院后勤档案管理效率不理想的另一个因素是管理人员档案意识淡薄，部分人员认为档案管理工作可有可无并不十分重要，很多时候管理工作做得也是不到位，基于这种管理意识淡薄且重视程度不够，就会造成档案资料使用效率不高且信息资源开发不足。再者档案资料分散且重复性出现就会造成重复保存，一定程度上就会造成人力、物力以及空间的浪费，而档案管理人员业务水平的高于低也会影响管理质量。

（三）档案管理硬件资金投入不足

妇幼保健院后勤档案管理工作所涉及的内容往往比较多，是需要先进技术和设备来辅助的，但是实际上部分后勤档案管理中所使用的设备比较陈旧，再者落后的管理技术和空间较小也会影响管理水平[2]。随着高新技术的飞速发展，计算机网络技术也得到推广，妇幼保健院后勤档案管理也应当与时俱进，但是就当前妇幼保健院后勤档案管理情况并没有运用，依旧采取传统的手工收集、检索等方式，这种情况极大地影响着档案管理工作的效率。

二、妇幼保健院后勤档案管理存在问题的解决对策

（一）健全档案管理制度

要想提高妇幼保健院后勤档案管理质量，必须健全档案管理制度，这是确保管理工作顺利高效进行的关键，也是提高妇幼保健院服务质量和水平的有效途径。为此，我们可以通过建立科学合理的档案管理制度体系来提高管理质量，不仅可以改变档案管理范围不明确且内容界定不清楚的问题，还能使档案管理工作内容和范围变得富有条理，让工作人员在进行管理的过程中能够及时找到相应的数据信息，进一步提升妇幼保健院后勤档案管理的质量。当然档案管理制度的设立应当结合实际情况，依据国家已经颁布的《档案法》《医药卫生档案管理办法》等相关法律法规，制定出一套完整、统一、科学且切实可行的管理制度，如此一来可以大幅度提高后勤档案管理的效率[3]。此外，还应对各个科室的数据信息进行统一管理，切不可对其进行分散式的管理，这样才能使档案管理工作变得规范性，进而既能实现提升档案管理工作的质量又能促进妇幼保健院快速发展的目标。

（二）提高档案管理意识

对于档案管理意识淡薄的问题应加强员工学习《档案法》，这是提高妇幼保健院后勤档案管理水平的关键，通过不断的学习档案法工作人员会意识到档案管理的重要性，明白档案管理工作与自身的日常工作有着密不可分的关联，只有不断提高管理意识才能更好地支配管理工作，进一步提高档案资料的使用效率和信息资源开发，使这些档案信息资源能够得到有效的利用和支配[4]。同时为了更好地提高档案管理水平还应实行统一领导、分级管理的原则，这样一来可以避免档案资料管理出现重复性保存的现象，这就为妇幼保健院节省了大量的人力、物力以及空间。此外还应加强员工专业技能培训，因为档案管理人员素质的高与低会直接影响管理水平，所以可以通过技能培训来提高档案管理人员的综合素质。比如，实施进修学习、知识更新等，这些方式都是提高档案管理人员专业技能和素质的有效途径，从而实现提高提高妇幼保健院后勤档案管理水平的目标。

（三）加大档案管理硬件资金投入

随着科学信息技术的飞速发展，计算进技术也被广泛应用，对提高各行各业的档案管理水平具有促进作用。因为对于妇幼保健院后期档案管理硬件资金投入不足的问题，我们应加大在档案管理硬件上的资金投入，不断的引进现代化高新技术来升级档案管理，因为先进技术和设备的引进是实现档案管理现代化的必要条件。同时也要扩大档案管理的使用空间，要确保管理环境的整洁、干燥以及无虫，这样才能确保档案资源的完整性和整洁性。此外，计算机设备的应用可以打破传统手工收集和检索模式，进一步为使用者节省了大量的查找和阅读时间，如此一来不仅可以发挥现代化信息技术的作用，还可以提高整体档案管理工作的水平，最终实现妇幼保健院后期档案管理自动化、现代化的目的。

三、结语

综上所述，妇幼保健院后勤档案管理中存在的问题会直接影响服务质量，所以要想做好新时代妇幼保健院后勤档案管理工作，针对管理中的问题必须采取有效的对策来给予解决，可以通过健全档案管理制度、提高档案管理意识来优化管理，并加大档案管理硬件资金投入，这样才能不断地提升档案管理效率，从而促进我国妇幼保健院能够快速稳定发展。