浅谈新形势下事业单位档案管理的改革

谢迎杰

（秦皇岛市北戴河区人力资源和社会保障局，河北 秦皇岛 066100）

档案管理工作流程复杂，包括收集信息、整理信息、鉴别信息等环节，为单位的日后发展提供参考。随着互联网技术的发展和普及，传统的档案管理模式已无法满足事业单位的发展要求，这就要求结合时代特征，革新档案管理模式，以此提高事业单位的资源利用率，推动事业单位可持续发展。

一、事业单位档案管理改革的意义

（一）打破传统档案管理工作的束缚

在互联网技术不断发展的背景下，其凭借诸多优势进入人们的生活和工作。为顺应现代社会的发展趋势，事业单位的档案管理工作也要进行改革，打破传统工作的束缚。现如今，很多单位都已认识到互联网的重要性，开始将信息技术用于档案管理工作中，实现信息化的管理目标。随着互联网、大数据处理的普及，档案管理工作得以完善，进一步体现了先进技术对档案管理改革的重要影响[1]。

（二）提高各部门的工作效率

在档案管理工作中融入共享服务器、终端电脑、电子数据系统、内部数据库等技术，建立科学、完善的信息管理体系，借助信息平台记录、分类、整合单位的工作信息，能够减轻工作压力，提高工作效率。档案管理部门的工作人员，掌握着丰富的信息资源，在信息平台的构建过程中，需要将其作为重点，这对于提高各部门的工作质量，推动事业单位变革具有重要作用。

（三）规范档案管理工作

在事业单位的经营发展中，需要对大量的数据信息进行分析和整理，为各项工作的开展提供支持。受传统档案管理模式影响，需要相关人员进入档案室，按分类查找资料，并分析和整理，增加员工的工作压力，降低工作效率[2]。事业单位的信息量大，且具备流动性，使得传统的管理模式无法满足单位需求。将管理模式、信息技术结合在一起，构建信息化平台，在线搜索数据资源，不但能够节约工作时间，还能提高工作效率。对于传统管理工作所出现的问题，现代化管理模式的应用，可减少工作疏漏，规范管理流程，为事业单位的健康发展奠定基础。

二、新形势下事业单位档案管理的改革策略

（一）完善档案管理流程

档案管理流程的完善，是指对档案管理业务流程的重新构建，分析每个环节的工作情况，发现存在的问题，并制定有效的措施进行解决。新形势下，事业单位档案管理的要求是从本质上革新，因此档案管理业务流程也要从本质上改革，具体表现为：（1）优化业务流程，完善各部门的业务衔接流程，理清各部门的业务关系，动员全体员工参与到档案管理工作中。审核档案管理流程，比如档案录入、维护、编排、监管等，科学规划每个环节。（2）规范业务流程标准，规定档案管理体系，基于档案管理的具体情况和要求，对各项资源和职责进行科学的分配，明确每位员工的职责和岗位范围，将长远发展理念引入管理流程的制定中。

（二）加强工作人员的培训

首先，使单位员工认识到档案管理改革的重要性。其次，邀请专业人员开展交流会、讲座，提高工作人员的技能水平、工作能力，为事业单位各项工作的开展奠定基础[3]。同时，重视员工综合素质的提升，使其了解到自身水平对单位发展的重要性，从而端正态度，提高工作质量，切实为单位的发展贡献力量。在事业单位的发展过程中，要结合单位的经营现状、发展方向，不断培训、开发和档案管理相关的专业人才，提升工作人员的技术水平。严格考核、筛选工作人员，提高档案管理质量。

（三）改善档案管理工作环境

由于档案管理工作未直接涉及单位效益和未来发展，导致相关人员不够重视此类工作。对于搜集到的数据资源，也没有独立的档案库存放。即便个别单位设置了档案库，但是由于环境恶劣，无法调动员工的工作主动性，降低工作效率。对此，需要重视档案管理工作环境的改善，配置与之相匹配的设施。合理使用信息技术，确保档案管理工作的规范化、安全性。另一方面，还能减轻工作人员的工作压力，提高数据资源的分析效率，实现改革档案管理的最终目标。

（四）拓展档案管理服务能力

首先，拓展档案管理服务功能，以往的档案管理工作只是对信息进行查看和检索。在信息技术不断发展的背景下，其服务功能要利用信息技术拓展，按类别分类和筛选，为档案使用者提供更多的优质服务。在档案管理工作的开展中，还要增设其他的功能，例如根据数据提供档案信息，设置高级检索，便于档案使用者更快、更精准的获得信息。其次，拓展档案管理的服务内容，以往的档案管理服务是等待使用者自己查阅和调用，提供的只是数据仓库。而新型的档案管理服务模式，应转变被动服务的理念，逐渐向主动服务方向发展。

（五）构建网络信息平台

档案管理改革的重要内容是，构建网络信息平台，充分利用互联网技术，这对档案管理工作的方式、流程等方面，产生着重要影响。通过采用先进的管理理念、规范的管理原则，为单位档案管理工作的改革提供参考[4]。根据事业单位的具体情况，构建合适的网络信息平台，整合档案管理内容，收集相关信息，充分发挥档案管理工作的实用价值。另一方面，数据信息的收集，还能加强各部门的交流，提高档案管理效率，实现网络信息平台的最大化价值。

三、小结

综上所述，新形势下事业单位档案管理的改革，在打破传统模式局限、提高工作效率上具有重要作用。具体工作中，完善档案管理流程，加强工作人员培训，拓展档案管理服务能力、改善工作环境、构建网络信息平台，不但能提高相关人员的工作意识，激发员工的工作热情，还能提高档案管理工作质量，提升事业单位的竞争实力。