基层事业单位档案管理常见问题与对策研究

秦恩峰

摘 要：本文主要分析基层事业单位档案管理工作的现状，围绕着基层事业单位档案管理工作专职人员少，档案管理技术设备落后，缺乏先进的档案管理制度问题，探讨档案管理工作改革发展的对策，进一步树立档案管理信息化建设的思路，从而提高基层事业单位档案管理工作的质量。

关键词：基层事业单位;档案管理;改革思路

档案对于促进社会公共事业发展有重要的价值，基层事业单位是重要的档案来源，基层事业单位档案管理工作的质量直接影响着人民群众的生产生活。当前还要根据基层事业单位档案管理工作的问题探讨有效的改革对策，明确基层事业单位档案管理工作的方法，达到提高档案管理工作质量的目标。

1 基层事业单位档案管理工作的常态问题

1）缺少完善的管理制度。在我国事业单位分类改革深入实施的当下，基层事业单位的职能日渐清晰，基层事业单位正在向着规范化的方向快速发展。虽然基层事业单位的业务工作水平日渐提高，但是档案管理工作还有待优化。首先，基層事业单位档案管理工作还要完善管理体系，创新档案管理工作的方法，着力优化档案管理工作的制度。有些基层事业单位缺乏明确档案管理工作规划与管理标准，不能根据新时代国家法规要求、基层人民群众的诉求修订档案管理制度。不能形成正确的档案管理方式。其次，还有的基层事业单位没能完善档案管理体系，不能在信息化的背景下建立健全档案管理工作的制度。缺少档案管理办法与档案管理运行机制，一些基层档案管理人员工作的主动性、积极性不高，缺乏责任心，档案管理运行、使用、风险控制制度不足，档案管理因制定规范问题造成了档案管理混乱的现象。由于缺乏正确的监督检验机制，给档案管理工作带来一定的损失，不利于更好的发挥档案的使用价值，影响了档案资源的质量。

2）缺少专业管理人员。基层事业拥有的编制数量较少，不少基层事业单位缺乏专业的档案管理人员，有时档案分散在各个部门或科室进行自主管理。不少基层事业单位没能建立专门的档案管理工作机构，不配置专职档案管理人员，有时还要依靠临时聘用人员进行档案管理。基层事业单位现有的档案管理人员缺少专业技术能力，不掌握新时代档案管理工作方法。虽然上级机关会组织一些基层事业单位的档案管理培训，但是有限的培训时间不足以全面深化提高基层事业单位档案管理人员的专业素养，培训工作的针对性低。基层事业单位人员紧张，日常工作量不断增加，往往档案管理人员被抽调到其它工作岗位，兼职档案管理人员的临时性工作较多，投入档案管理的精力有限。现有的档案管理人员没有时间研读档案管理技巧，不专业的档案管理人员必然影响档案工作的效率。基层事业单位还缺乏一支优质的档案管理团队，上级档案管理部门与行政主管部门不能加强档案技术力量的整合，没能对现有档案管理力量进行高度的整合。

3）缺少档案管理创新意识。有些基层事业单位档案管理缺乏创新意识，不能根据档案的实际应用需要进行档案管理工作的创新。现有的档案管理工作标准和技术设备不能及时的更新。例如，有些基层的基层事业单位的档案管理工作受传统的模式制约，管理人员仍然热衷于采用纸质时代档案管理方式，不注重将纸质档案进行信息化的处理。还有的事业单位不能基于信息化的档案运行机制和发展趋势进行档案管理制度的修订，没能在新时代执行先进的档案管理标准，导致大量音频、视频、图片数据资源收集管理工作不当。目前基层事业单位档案管理工作还有一定的滞后性，突出表现为档案管理工作效率低，还要优化调整档案管理工作的方式方法，构建科学化的档案管理服务体系，明确档案为社会服务的重点，达到提高档案管理有效性，解决档案管理风险隐患的目标。

2 基层事业单位档案管理工作对策

1）完善档案管理工作制度。解决基层事业单位档案管理混乱的问题，有效的消除档案存储与使用中的风险，达到全面深入收集各种数据档案的目标。还要优化基层事业单位档案管理工作制度，明确基层事业单位档案管理工作的方法，形成综合性的档案管理工作机制。首先，确定基层事业单位档案管理工作的任务与重点，根据档案管理的现实需要制定档案管理工作计划。其次，形成档案管理工作的标准，明确档案管理工作的方式方法，提高事业单位档案管理工作的效率，加大档案管理工作规章制度的改革。其次，合理有效的开发档案资源，加大基层事业单位档案管理技术的投入力度，能够及时的根据上级要求更新档案管理软件，注重在电子信息化档案管理的理念下运用档案管理系统。第三，根据基层事业单位人员少现实，构建专兼职的档案管理工作体系，形成全员参与的档案管理工作机制，明确档案管理工作的重点，达到提高档案管理效率的目标。事业单位应当提高档案管理工作效率，明确档案管理的重点，运用计算机设备开展具体的档案管理工作，围绕着档案的收集、存储、检索、共享设定有效制度，保证各类档案在安全的环境下运行。合理的划分具体的档案管理责任分工与使用权限，自觉的接受上级部门的监督，从而提高档案管理工作的效率，达到提升档案管理质量，消除档案管理隐患的目标。

2）提升档案管理工作忧患意识。基层事业单位是服务人民群众的直接窗口，基层事业单位应当具有档案管理工作的忧患意识，能够从满足人民群众需要数据信息的需要出发，合理的构建档案管理与共享体系。有些基层事业单位人员只熟悉传统的档案管理工作方式，不具备大数据环境下的海量数据信息管理理念，现有的工作方式无法应付已经到来的信息海量存储的时代需要。现有的档案管理工作方式不能满足当前及今后一段时期的档案管理需要。从事档案管理人员会工作量会不断的增加，工作效率相对变慢，面临的档案使用压力越来越大。在这种情况下，基层事业单位的档案管理人员应当提高专业技术素养，掌握在信息化环境下开展档案管理工作的能力，能够根据当前基层群众检索使用档案数据的需要创新档案管理工作的方法。只有树立基层事业单位档案管理人员的交流意愿与自主学习意识，多方进行档案技术的优化与提高，才能有效的应对当前档案应用的工作压力，切实提高档案管理工作的效率，形成综合性和科学化的档案管理工作机制，不断提高档案工作的能力品质。基层事业单位档案管理人员应当进一步提高档案管理工作的有效性，能够扎根基础工作有效提高专业水准，从而保证档案管理工作得到深入有效推广。

3）提供优质档案数据服务工作。基层事业单位是直接服务人民群众的部门，基层事业单位的档案管理工作还要取得人民群众的广泛支持。做好基层事业单位的档案管理工作应当取得人民群众的配合。首先，加大基层事业单位档案管理工作的宣传力度，积极的向社区、服务对象等举办档案展，展示基层事业单位档案资源的价值。形成良好的档案管理共建工作氛围。其次，促进人民群众和相关单位配合开展档案管理工作，围绕着档案管理的技术规范，数据核实工作需要，引导基层群众自觉配合做好档案数据的上报与传递工作。第三，形成共享服务工作机制，加大档案数据资源的服务力度，根据服务对象的需要提供优质的档案资源，从而形成档案数据资源的流动运行机制。只有保证档案数据信息的有效性、安全性和科学性，才能更好的发挥出档案资源的使用价值。

3 结束语

基层事业单位档案管理正处在传统纸质档案管理向信息化档案管理转型的关键期，基层事业单位应当认识档案管理的重要性，围绕着信息化档案管理改革工作目标，着力引进专业的信息化技术设备，根据事业单位的发展情况有效配置专业的档案管理人才，明确基层事业单位档案管理改革发展的思路，切实在上级部门的指导下有效落实信息化档案管理任务，提高档案管理质量。

参考文献

[1]汪芳.事业单位档案管理中存在的问题及对策分析[J].东方企业文化，2015，（15）：95.

[2]张文嘉.事业单位人事档案管理工作存在的问题及对策[J].黑龙江档案，2014，（05）：92.