浅谈计量标准档案的管理

王彩玲

禹州市质量技术监督检验测试中心 河南禹州 461670

1 计量标准管理的内容及具体作用

1.1 内容

（1）计量标准评定。《计量标准评定方法》中指出：“计量标准评定是指国家质量监督检验检疫总局对计量标准的计量能力进行评定，并对其进行计量值传递的资格进行确认。中华民国及地方各级质量技术监督部门。计量标准的评审包括新计量标准的评审和计量标准的复审。在计量技术机构，特别是省级法定计量技术机构中，考核工作是双向的。就其本身而言，接受国家质量监督检验检疫总局或省质量技术监督局主持的考核，可以建立一套比较完整的计量标准，也可以进行多种外部考核任务。对于测量标准本身，也需要评估[1]。

（2）计量保证和文件管理的设置。一种物理测量工具、测量仪器或测量系统，用于定义、实现、维护、再现一个单位或一个或多个已知的测量值。其目的是通过比较将单位或测量值传递给其他测量仪器。广义上，测量标准还可以包括标准物质、标准方法和标准条件，以保证测量结果的均匀性和准确性。测量标准文件集包括测量标准评定证书、测量标准评定申请书、测量标准技术报告、测量标准重复性试验记录、测量标准稳定性评定记录、测量标准履历表。国家计量检定制度表、计量标准操作规程、计量标准及主要配套设备操作手册、计量标准检验。证书、实验室管理制度、实验室岗位管理制度等。

1.2 作用

档案的作用有以下两个方面

（1）凭证功能：JJF1033、JJF1069对档案管理提出了要求。为满足计量标准考核、审查监督和法制机构考核抽查的要求，证明一个项目的能力，档案馆发挥了很大的作用，并随时查阅技术参数和精度水平。

（2）参考功能：测量标准文件与仪器设备同等重要。实验室人员在日常检定/校准过程中，遇到问题可随时查阅相关文件，极大地促进了检定/校准工作的开展，保证了测量值的准确性和可靠性。

2 档案管理软件在计量管理中的建立

2.1 建立计量管理数据库

数据库主要包括计量标准装置档案、配套设备档案和设备使用档案三个方面。计量标准文件主要包括申请表、施工标准报告、定量传递图、授权证书和履历表。

2.2 计量管理体系建设

这种管理软件系统便于数据的添加、修改、查询和打印。添加和修改是软件管理的重要功能。它可以为已建立的数据库添加或删除新数据，并随时更新数据库。管理软件的设计应允许周期验证，根据需要编制不同的数学模型，满足周期验证的需要，建立相应的软件程序，将原始数据输入计算机，软件能自动处理数据。测量输出数据的统一验证标准，统一制定验证标准[2]。

2.3 查询数据库

数据库是管理系统的重要组成部分。数据库是存储信息的仓库，可以由系统的其他部分使用和管理，并显示给用户。如果数据库没有存储正确的数据，就不能完全保存数据，或者系统找不到所需的数据，那么数据库的设计就是失败的。数据库设计的好坏直接影响到系统的后期开发和实现，也影响到系统的效率。用户的需求直接体现在各种信息的提供、存储、更新和查询上，这就要求数据库能够充分满足各种信息的输入和输出。根据系统的要求设计了数据项和数据结构。以测量标准装置为例，主要包括标准装置编号、标准装置名称、标准代号等数据项。

3 计量标准档案的管理

3.1 计量标准申请进行考核

测量标准需要检验，检验有时限。因此，为了提高计量标准管理的效率，可以尽量缩短考核时间。在新计量标准评审申请和计量标准评审评审申请中，负责评审的质量技术监督部门应及时组织评审，尽量缩短评审时间，提高计量保证管理效率[3]。

3.2 测量标准的有效维护

首先，计量校验仪和主要配套设备可以及时增加和更换。二是要及时有效地监测测量标准正常运行所需的温度、湿度、抗干扰等环境条件和工作场所，确保这些条件符合规定和规范的要求。三是根据具体实际情况，及时更改计量检定规程和技术规范，并按新的计量检定规程和技术规范进行考核。

3.3 建立合理完善的文件控制程序

计量技术单位的管理文件主要用于说明本单位在实施指令管理体系中所有工作文件的内容。除质量手册和程序文件的内容外，还包括记录表、作业指导书等管理性文件。在计量技术机构举办的各类质量活动中，需要在文件管理的基础上开展，要求机构内工作人员严格按照相应的工作法律法规开展工作，确保其质量活动的有序进行。只有在保证组织质量管理体系的有效性和适应性的基础上，测量工作才能顺利进行。因此，管理者需要通过判断体系是否满足组织质量管理的质量方针和目标，以及体系是否更新质量来评价体系的有效性和适宜性。在此基础上，对技术计量工作进行管理[4]。

3.4 加强档案动态管理

探索动态档案管理方法，实现档案一竣工即归档的目标，克服年底档案积累过多造成的损失等问题。该方法简述如下：例如，计量学第二部分的工作总结是一个动态文件。半年总结或年终总结会结束后，立即填写文件目录，附件为书面总结。目录的底部由编制者和审阅者签名，即形成一个完整的摘要文件，并在文件目录中添加一行。

4 结语

随着科学技术的飞速发展，计算机技术和网络技术日新月异。计量检定单位要简化工作程序，降低劳动强度，提高工作效率。利用计算机技术对计量标准文件进行快速、准确、科学、规范的管理。在新的计量管理中，要不断探索，更加谨慎。