干部人事档案管理中存在的问题及对策

杨晓萌

齐河县人力资源和社会保障局 山东德州 251100

1 干部人事档案管理工作面临的主要问题

1.1 干部人事档案管理经费投入缺乏

当下，虽然随着社会的发展与人事制度的不断改革，干部人事档案管理工作已经有了很大的改善与提升，但是资金投入不足这一固有弊病依然还长期存在着。很多企事业单位在资金运转上并不重视对档案管理工作的投入，致使档案管理部门的办公条件难以得到改善，库房管理与很多基础配备均无法达到要求标准，很多甚至无法满足正常的办公要求。其中最值得关注的是两个问题：一是为实现阅档室干部档案管理人员办公室、档案库房的“三室分开”，虽然此“三室”皆是干部人事档案管理工作的实现操作地点，但他们的职能各不相同，如果不进行彼此分离而是混乱排布在同一区域内，那必然会导致干部人事档案管理工作的无序进行，显然会为工作人员的工作带来更多不必要的麻烦；二是为实现防火、防尘、防高温、防水、防光、防有害气体、防盗、防有害生物这“八防”，如上所述，已经可以充分体会到干部人事档案对于干部本人与公司运作管理的重要作用，因此保护好这些档案的重要性也就不言而喻了[1]。

1.2 干部人事档案管理“涂改造假”“微整容”等问题不能忽视

创建于延安时期的干部人事档案，蕴藏着大量珍贵史料，凝聚着党的光荣传统，在不同历史时期为贯彻执行党的干部路线、方针和政策，在教育培养、选拔任用、从严管理监督干部等方面发挥了重要作用。近年发现的干部人事档案涂改造假、篡改等问题，严重损害了档案的权威性和公信力，迫切需要从制度建设入手研究解决，扎紧“篱笆”、筑牢“堤坝”，从根本上铲除干部人事档案造假等问题存在的土壤和条件。

1.3 干部人事档案传递移交问题，没有专人送达或取回

干部人事档案关系重大，在干部的调动、任免等工作方面，都涉及提档、归档。很多部门在转递档案时没有遵守档案转出单位派专人送达或档案接收单位派专人取回的制度，很多是邮寄或由干部本人自带，交接的手续也是草草了事，没有正规的登记方式[2]。

2 优化干部人事档案管理的对策分析

2.1 加大资金投入，增强办公区域的安全性

现在很多重要档案仍是以纸质收纳为主，而纸本身就是一种比较脆弱的材料，容易受到各种因素的影响，造成纸质发黄、发霉，折损磨破等，管理稍有不慎，就会使大批的珍贵材料付之一炬，因此为档案管理区域的安全投资是非常有必要的。想要加强档案管理区域的安全防护工作：一是最应该关注的就是防火工作，因为一旦管理不慎导致起火，那对档案管理工作造成的会是毁灭性的打击。而要做好防火工作，就要通过相关部门的多方比较选择，为本区域配备最适合的消防器材，并安排专门的消防人员轮流值岗，进行消防设备的定期清洁维护与办公区域的安全维护工作，此外，也要提升干部人事档案管理人员的消防素养，使他们能够略懂消防知识，并且能够熟练掌握灭火器等消防工具的使用方法；二是要做好档案管理区域的环境维护工作，安排轮值表，让当值的工作人员对档案室、仓库、办公区域进行清洁与消毒，最大限度地保证整齐与清洁，延长纸质材料的生存寿命，也为自身工作创造一个优良舒畅的环境[3]。

2.2 档案管理接收审核要规范化、完善化

要从根本上铲除干部人事档案造假等问题存在的土壤和条件，加强归档材料的管理。（1）严把“入口关。”归档材料填写不规范、手续不完备或材料上的姓名、出生时间、参加工作时间和入党时间等与组织认定不一致的，材料形成部门应当重新制作。入档材料以原件为主，如因特殊情况需用证书、证件复制件存档的，必须注明复制时间，由复制人签字并加盖材料制作单位公章或干部人事关系所在单位组织人事部门公章，保证档案管理的规范化和完善化。（2）在干部人事档案审核工作中，要坚持“凡提必审”“凡进必审”“凡转必审”，全面规范档案的“建、管、用”，新设专章明确档案工作纪律和监督要求，细化责任分工，强化责任担当。

2.3 档案转接保密化、及时化

干部因工作调动或职务发生变动后，要及时转递档案，并建立档案副本，档案转出前，转递单位要按规定将档案材料收集齐全、规范整理并且严格按照保密手续进行包装封口，并填写《干部档案报送单》和《干部人事档案材料转递单》。转递档案必须由档案转出单位派专人送达或档案接收单位派专人取回，严禁邮寄或由干部本人自带的现象发生。接收单位档案管理员要与转递单位档案管理员当面核对档案内容和信息，认真审核《干部人事档案涂改情况登记表》，并对短缺材料和信息涂改等进行详细登记，经双方确认无误后，分别签署意见，办理交接手续。档案的转递环节不应出现任何问题，也不能有任何隐私泄露。

3 结语

干部人事档案作为干部个人的基础履历，记载着其最重要的个人情况与重大变动，对干部个人的未来发展有着至关重要的作用；此外，又因为干部人事档案是企事业选拔人才、施行升降奖罚的重要依据，因此其对企业的运行与管理也会起到重要的影响。这样重要的工作在现实运作中却不可避免地存在着。诸如管理意识淡薄、设施配备不齐全以及信息化程度不够等问题。因此，充分提高管理层与专职人员对档案管理工作重要性的认识，加大资金投入，创造更加安全、优良的档案保存与职工工作环境，全方位提升干部人事档案管理的大数据信息化水平务必要迅速提上改革进程。这些工作的实现对更好地为人事管理部门提供更加切实有效的档案信息，实现职工竞争的公正、公平，提升企事业管理能力与工作效率意义十分重大。