公路工程档案资料管理现状及信息化管理创新的思路探讨

林雪飞

台州天宏工程管理有限公司 浙江台州 317200

随着经济的不断发展，公路建设的数量也越来越多，而建设部门对工程施工的质量要求也更加严格，同时对公路工程施工技术资料的整理和收集工作要求也不断提高。对于公路工程现场的工程技术资料管理人员来说，只有意识到工程资料编制整理工作的重要意义，并真正具备相关的专业技术，才能做好资料的整理分类工作，使公路工程资料科学地分类归档。

1 公路工程档案管理工作的重要性

接触到杭绍台高速公路工程建设以来深刻意识到一个公路工程所涉及到的施工方面问题只有细致地记录和保存施工活动的相关内容，才能保证项目工程顺利、有序开展。面对如此多复杂的施工程序、施工技术实施，以及变更项目资料所产生海量的数据资料，这些资料不仅可以直接体现活动的开展情况，而且可以为质量管控提供数据支持。只有建立科学、完善的管理制度，将档案管理工作落到实处，才能真正提高企业内部管理控制的水平。目前，国家针对公路施工档案管理工作已经提出了相关要求，在开展工程建设施工的过程中，必须严格做好档案资料管理工作，否则可以认定为工程不合格。相关规范的提出和实施极大程度地提高了企业档案管理工作的严谨性和科学性。项目只有通过规范化、标准化、合理化的施工才能达到相应的质量控制标准，通过档案资料对工程施工过程进行记录，可以为后续的质量控制工作奠定基础。作为原始的施工资料，工程档案资料包含了项目的全部信息，不仅可以为实际施工提供指导，而且可以为后续检修工作提供依据。

2 公路工程档案资料管理中的问题分析

2.1 公路工程档案资料管理重视度问题

需要注意的是，公路工程档案资料管理属于工程建设工作的重点，直接关系到企业的整体发展状况。当前，中国较多相关企业部门对工程档案资料管理提出了明确要求，在一定程度上获得了成效。然而，联系具体发展情况来看仍有较大进步空间，究其原因，与对档案资料管理工作不够重视有关，缺少相关的管理标准，所以无法充分发挥出各项资源的应用价值，比如人力资源、物力资源、财力资源等，限制公路工程建设的发展。

2.2 档案管理制度不合理

公路工程项目档案是公路建设的重要组成部分，在开展工程项目档案管理工作前，需要制定科学合理的管理制度。许多工程档案缺漏都是由于没有科学的管理制度造成，不合理的管理制度难以对接工程的正常施工过程，甚至会导致竣工验收工作难以进行，也给后期公路预防性养护工作和公路修复工作带来极大的影响。目前，许多档案管理制度由于不完善，在实际操作过程中，档案管理人员对工程施工进程难以把握，整体认知不足，造成档案管理不全面等问题。

2.3 行业标准不统一

在公路工程施工建设之中，不同的公路建设项目对于内业资料的管理并不一致，由于目前在我国的道路交通工程的相关行业规范之中，并没有对公路工程建设施工过程之中的内业资料整理水平进行明确的规定，这就造成了不同的内业资料负责人和不同的施工监理单位管理之下的内业资料水平参差不齐。在标准不统一的情况之下，出现最多也是最为明显的内业资料管理水平低下的表现是，内业资料表格的填写方法和填写标准的差异化，在不同的公路工程施工过程中，表格形式千差万别，甚至对于同一公路工程建设中的不同标段，也存在着一定的书写差异。即公路工程建设中内业资料管理标准的不一致，一定程度上导致了当前内业资料管理水平混乱。

3 公路工程档案资料信息化管理措施

3.1 加大宣传，提高意识

档案管理工作最终都是由人完成的，人才是档案管理工作中最为重要的执行者，档案的收集、整理以及形成等各个环节都需要人的参与。而只有“人人都参与”的工作氛围才能推动企业档案管理工作良性发展。在工程项目的准备阶段应该明确档案管理工作的负责人，并且将工程文件资料的收集、整理、管理工作纳入到项目正常管理工作的过程中去，明确相关工作人员的岗位职责，保证档案管理工作和项目建设工作同时进行，将档案管理工作贯穿到项目工程建设的始末。同时，在企业内部加大宣传教育的力度，保证所有的工作人员都掌握档案资料的日常知识和档案法律法规内容，避免工程竣工后发生资料不完整、不准确的现象。

3.2 加强对公路工程档案资料管理的重视，构建档案资料管理系统

公路工程档案管理的宗旨为信息化管理，需合理使用新型技术，如计算机和网络技术，以此有效消除以往处理方法中的弊端。要求企业管理人员提高管理意识，联系档案资料管理状况构建相应的信息化管理部门，设置专业管理人员，并且编制相应的档案资料管理机制，将工程进度方案、现场资料、资料检查等工作有机集合起来，使工程档案资料管理工作更加科学、合理。如此一来，可为形成“现场资料+审批+填报”等为一体的信息化系统打下良好基础。同时，应有效地运用技术方法将工程档案资料导入编制系统，以便于在发现问题后立即做出相应的调整，减少竣工验收期间档案资料工作量。按要求进行工程公路档案资料审查、审批，同时对公路工程建设阶段的相关数据信息加以统计、分析处理，确保工程档案资料保持完整和真实。此外，应加强对公路工程档案资料管理工作的重视，做好档案资料信息管理系统保护工作，合理设置防火墙及操作权限，定期对信息系统加以检查、维护，进而在第一时间明确问题，并采取相应的对策处理问题[1]。

3.3 实现档案管理的信息化，使档案管理更具科学性

信息技术的快速发展，在各行各业中都有了良好的应用，公路工程项目档案管理也不例外，信息化、计算机技术的应用可以给档案管理工作带来极大地便利，减少了工作管理人员在传统档案管理工作中的许多步骤，使动态化的档案管理工作更方便，大大节省了人力、物力，财力，大幅度提高了工作效率。按照档案管理体系的指标进行收集和整理，实现档案标准化管理。促进档案管理信息化，提高档案管理的科学性，项目档案管理应高度重视信息化工作，注重将建设期间的项目建设管理信息化与档案信息化有机结合起来，运用到实处，率先部署工程质量管理信息系统，建立档案人员组织机构，为工程质量管理提供实时监控手段，提高档案管理手段的科学性。在竣工文件编制阶段，工程质量管理信息系统中各种数据通过后台导入公路工程项目竣工文档管理系统中，形成电子文档，以解决档案信息在建设期纸质资源浪费与不便利用的问题[2]。

3.4 保证资料数据的准确性

施工材料数据的准确性决定着工程建设质量的好与坏，错误的信息往往会错误地引导公路工人进行相关工作，使他们采取错误的行动，一旦出现有假造的施工信息，可能从某种程度上导致工程质量降低以及事故发生。相关的质量评价应该根据行业要求调整，而建设文件应该用标准语言来制定，也就是说，在现代社会道路建设项目中，必须改变过去的错误观念。如果将来发生一些问题，所有在工程中记录的信息都是证据，工程师在输入资料文件时必须保证其真实性和准确性[3]。

3.5 借助新技术，创新管理

首先，企业的管理者必须正视现代技术在施工技术资料管理中的作用，并且积极将信息化管理思想、模式以及方法引入到本企业档案信息管理工作中来，加大投资力度，建立完善的电子文件资料库，提高档案管理工作的信息化和标准化水平。从工程立项到工程竣工，每一个环节都会产生相应的工程档案资料，传统模式下档案资料的收集和整理由不同的单位或者部门负责完成，这种模式效率较低，而通过建设数字化网络平台，提高档案资料的共享度，不仅可以释放劳动力，而且提高了档案资料的管理效率。在建设信息平台时注意将档案管理信息系统作为中心，完善档案数据管理库，保证更好地完成档案资料的收集、归档和整理，建立信息查询连接，实现档案信息的动态化管理过程，提高档案信息服务的有效性和高效性[4]。

4 结语

将信息化技术应用于公路工程中，可为工程档案资料管理工作奠定基础，所以企业方面应明确该项工作中存在的不足，然后合理应用并发挥出信息化管理的最大作用，防止发生人力、物力、财力资源发生浪费情况，实现公路工程档案资料信息化管理创新的目的。