关于档案信息化建设的几点思考

◎苏嘉庚 杨湘慈 刘思逸

（石家庄邮电职业技术学院 河北 石家庄 050021）

信息技术的便捷性，得到社会各界的认可并全面普及。各行各业都在不断完善信息化建设，档案管理工作的信息化建设进程也有必要与时俱进，实现进一步的整合及完善，这样才能从根本上提高档案管理的工作效率。

一、档案信息化建设的意义

第一，信息化建设是实现档案管理工作转型的首选路径。信息时代，各行业对档案有了更加广泛的需要和用途，档案的完整度及实效性显得特别重要。因此，档案管理的方式必须改革，只有加快档案管理信息化建设进程，才能实现档案管理工作的成功转型。

第二，信息化建设是发挥档案信息社会服务价值的重要途径。目前，不仅企事业单位、政府职能部门重视档案信息，社会公共服务机构及个人也开始对档案信息有了更多的需求；很多非涉密的档案资料，个人可以通过正规渠道查阅，这充分发掘出了档案信息的社会服务性质。在这个过程中，档案的信息化建设就显得尤为重要。

第三，完成档案信息化建设能够优化社会资源结构。随着社会经济的快速发展，各类档案信息已经渗透到了社会生活的各个方面，档案的利用率在逐渐攀升，丰富的档案信息成为强化社会服务、保障群众利益的工具。为了能够让这部分档案发挥更有效作用，加快档案信息化进程已经成为目前档案管理工作的重点内容。

二、加速档案信息化建设进程的几点思考

（一）加大档案信息化建设资金投入

随着信息技术的更新换代，社会上的信息每天都在发生变化，为确保档案资源的时效性和完整性，档案管理部门必须将最新的信息收录到信息数据库当中，确保档案中收录的信息具有更高的价值；而这些工作同样离不开资金的投入。同时，信息技术一直存在网络安全隐患问题，只有不断完善网络安全体系建设，设置更强的安全防护系统，才能确保现有档案信息不被轻易获取。此类日常管理的资金投入，也应划入档案信息化建设的资金预算内。

（二）完善档案信息化基础设施

在建设档案信息化体系过程中，专业的硬件、软件及系统是必不可少的基础设施，只有设施的不断完善才能确保信息化体系的稳健运行。首先，在软件方面，需要找到最适合的平台，并且能够和平台建立起长期稳定的合作关系，这样能够节约很多软件开发和维护的时间，适合的软件系统能够有效提高档案管理的效率。在硬件方面，必须确保硬件设施的质量安全，通过规范渠道采购硬件设备，确保硬件系统能够安全、稳定的运行；此外，硬件系统也有使用周期，为了提升信息系统的使用效率，需要根据实际情况及时更新硬件设备，如果发现有问题的硬件也要及时更换。另外是系统配置问题。档案管理所需的信息化系统不但能够完成各种档案管理任务，还要具有超大的内存储备空间，这样能够方便大量的档案信息得到长期的完整保存；在实际操作过程中，如果软硬件设施及信息化系统出现问题，必须及时与管理部门取得联系，迅速作出应对。

（三）制定规范化的档案管理制度

档案资料实现信息化管理，其管理方法及步骤需要有固定的模式；操作人员必须按照规定完成各项工作，才能确保档案管理工作的高效性。信息化建设就是为了建设一个高效、规范的档案管理体系，避免重要档案资料不会被损毁或遗失，方便有需要的人员查阅。因此，在日常工作中，要制定完善的管理制度，将责任落实到个人，不允许任何人随意更改操作步骤，利用管理制度监督管理人员按照规定的步骤完成工作内容。要特别注意的是，制定规章制度要全面考虑问题，以加强工作人员的责任意识为主、处罚措施为辅，让工作人员认识到档案管理工作的重要性，自觉遵守档案信息化相关制度。

（四）加大专业人才培养力度

从事档案信息化建设的工作人员不仅需要专业的档案管理工作经验和能力，还需要精通计算机方面的知识，这样才能胜任完善建设信息化档案管理体系的重任。在日常工作中，档案管理所涉及的内容很多，档案资料的收集、统计、分类、管理等工作都需要管理人员具有专业的档案管理工作能力。在档案管理和使用过程中，工作人员要熟练使用计算机，通晓信息化管理方面的知识，能够做好日常的系统使用及维护工作，及时将档案资料收录到信息化管理系统当中。因此需要聘请专业的档案信息化建设人员，加强对现有档案管理工作人员进行岗位培训，激发全体工作人员对本职工作的热爱，通过各种方法在人力资源上保证档案信息化建设的顺利进行。

（五）利用信息技术实现档案资源共享

档案信息化建设的主要目标之一，是实现档案资源共享。因此，相关部门需要在有限的条件下尽可能投入更多的人力、物力来实现这一目标。首先要制定完善的数字档案信息目录，人们可以通过目录来筛选所需要的内容，工作人员要将现有档案信息内容详尽收录其中，并且配有对应的图片信息，这样能够有效提高档案信息的使用效率。要拓宽档案资源共享渠道，利用远程查阅功能提高信息系统的乏味功能；开始网络评估体系，采用链接方式整合档案资源，进一步完善档案内容，实现档案资料一站式在线阅读。信息技术改变了人类获取信息的途径，信息化建设要让这种便捷服务体现在档案资源共享方面，让更多人受益。应将档案信息管理体系与办公系统无缝集成，实现办公室内的信息整理、分类，提高办公效率。同时要对档案资料进行系统化的整合、加工，形成更加符合时代发展需要的资料内容。

三、结语

档案资源是全社会的重要财富。以丰富的档案信息作为参考依据，可以使很多问题找到解决的突破口。比如在制定工程项目的建设方案时，需要当地气候、地质、人文等多方面的档案信息材料；资料越详细，施工方案就能越精准，项目的质量和社会效益就会越明显。由此可见档案资源的重要性和档案信息化建设的重要性。只有实现档案的信息化管理，不断完善信息化建设体系，档案资源才能发挥出更大的作用。这是时代发展的需要，更是档案管理工作人员应肩负起的社会责任。