基于大数据时代的档案管理信息化改革研究

黄 立

（宁乡市人力资源公共服务中心 湖南·长沙 410600）

0 引言

自结绳记事起，人类就已经开始创造并使用数据。随着云时代的到来，人类生产创造的数据量正呈喷井式增长趋势。这是一个机遇与挑战等价共存的时代——大数据时代。大数据时代，如何开启数据智慧，已然成为政府提高其核心竞争力的重要依据。当档案管理遇上大数据时代，传统纸质档案管理模式已不能满足时代发展的需求，亟须管理者顺应时代发展，改革创新档案管理方法，推动档案管理信息化，开启电子档案管理数据化时代。

1 大数据时代档案管理信息化的必要性

传统纸质文档不易被无痕篡改，极好地维护了档案信息的真实性；纸质档案还具有较高的法律效力，“白纸黑字”一目了然，容不得抵赖。但纸质文档需要较大的存放空间和较多的人员配给，以便较好地管理档案信息，空间、人力资源需求量大；纸质文档的保存和维护也需要耗费较多的财力，且易受自然环境特别是自然灾害等不利因素的影响，易丢失损毁，降低了纸质文档的价值；纸质文档还不易分享，受地域条件限制比较大，此处文档只能供此处人员查阅，文档使用效率低。

电子档案区别于传统的纸质文档记载方式，档案信息依托计算机技术，被以电子信息的形式存储于相应的数据库系统中，记录和传输速度加快，极大地解放了管理者的双手，提高了管理者的工作效率；降低了印刷、装订、维护、修订等成本，还节约了纸张、笔墨、存储空间等实体资源，经济环保；也提高了信息的存储量和使用效率；还突破了传统纸质档案管理的地域限制，更易分享；给档案使用者的查阅带来了极大的便利性。但是电子档案容易被无痕篡改，挑战了档案信息的真实性和权威性；网络黑客和网络病毒的无处不在，极大地威胁到电子档案信息的安全性和保密性；电子档案管理程序和系统参差不齐，相关立法也不完善，缺乏统一性，给电子档案的管理和维护带来了挑战。

综上所述，纸质档案和电子档案各有其优劣性，纸质档案和电子档案管理并不是竞争关系，而应是合作互补关系。新时代下，信息网络技术高速发展，传统的纸质文档管理模式不再适用，但也不是全盘否定，而应充分利用和发展电子信息技术带来的电子档案的便利性去弥补纸质文档的不足，共同促进事业单位档案管理工作，为社会和人民谋福利。

2 大数据视角下档案管理现状

2.1 档案管理模式单一化，未能充分发挥纸质档案和电子档案各自的优势

事业单位档案管理模式容易出现两个极端，即单一管理模式：纸质文档或电子文档各行其是。保守派认为传统纸质文档管理方式更能确保档案信息的安全性、真实性和权威性；现实派却认为我们应该顺应时代的发展，大力发展电子档案管理新方法，使得档案管理信息化，充分利用科技的发展来提高档案管理工作的效率，提高档案信息的全面性、高效性和共享性。武断否定任何一种方法都是不妥的，明智之举是取其精华，优势互补，才可实现双赢。

2.2 电子档案相关管理规范不够完善，制约了电子档案价值的体现

相较于传统纸质档案，电子档案相关规范的制定及完善还存在较大空白区，规范性远远不足。这使得电子档案的开放范围比较窄，无法适应人们对大量档案信息开放查阅和使用的需求。同时，由于法律完善度不够，导致电子档案管理体系也不规范统一，容易造成信息泄露等安全问题，档案信息的完整性和有效性也未能得到充分体现。立法不足也制约了电子档案权威性和有效性的发挥，无法达到传统纸质档案相等的法律效力。加速电子档案立法的革新和规范的优化迫在眉睫。

2.3 网络安全技术不成熟，导致档案信息泄露问题时有发生，信息安全性有待提高

随着网络技术的普及和迅猛发展，随之而来的个人信息遭窃取和非法贩卖的现象却屡见不鲜。由于电子档案信息的传递依托互联网平台才能实现，而网络毕竟是虚拟的电子空间，容易给黑客和病毒以可乘之机，顺势盗取、破坏、甚至恶意损毁档案信息，威胁到档案信息的安全性，甚至给用户带来人身财产等损失，给社会造成恐慌。因此，互联网平台的定期维护、相关信息技术的开发和革新，对提高电子档案信息的安全性和机密性尤为重要。

3 大数据思维下档案信息化管理的优化策略

3.1 充分利用大数据系统，档案信息电子化的同时发挥传统纸质档案的优势，让档案管理“活”起来

现阶段我们仍处于传统纸质档案向电子档案过渡的时期，仍旧无法摆脱对纸质文档的依赖，也不能完全依赖网络技术实现对档案信息的全电子化管理。目前互联网技术仍在发展阶段，很多技术都不够成熟，各种运营管理模式也不够完善，有待探索优化。当然，我们也应该抓住大数据这个时代机遇，对档案管理工作进行革新。明智之举是既要发挥电子档案的优势，也要利用纸质档案去弥补电子档案的不足，同时对电子档案管理模式进行持续更新优化。

首先，应该充分利用新时代下的大数据系统，建立专门的电子档案管理体系，全面收集、整理、归纳各类档案信息，利用大数据分析功能对档案信息进行深度挖掘和分析汇总，了解档案的使用现状，以便作出针对有效的调整，并不断完善，实现“精准”服务。例如可以通过互联网跟踪人们的网络行为，对不同档案信息的点击访问量进行统计，分析推测用户对不同档案的需求，后期主动向用户推送个性化的消息，既缓解了网民置于海量档案信息而茫然不知所措的窘态，节约了他们上网浏览的时间，也实现了“精准”服务，提高了档案管理工作者的效率。也可以通过开发网络自由论坛的形式广泛征求群众意见，最好能构建面对面网络互动平台实现人-人对话，并安排专业人士在线实时解答用户的疑问，提供专业化智能服务，提升用户的在线体验感，切实做到以人为本，以用户需求为导向，提供真正高质量的服务。同时，档案管理工作者不应只是信息的机械搬运工，而应善于利用各种网络平台，如微信公众号、微信小程序、手机APP、微博等媒介捕捉民众意愿和民生动态，加强与公众的互动，给用户提供更多的正向体验，激发用户更多的潜在需求，从而推动档案信息服务的高效有序展开。

其次，针对一些特殊的档案信息，如国家党政机关等的机密性文件，具有文化传承意义和历史价值的档案信息，具有特殊法律效力的房产基建等存档信息，必须要有原始纸质文件存档并归好类备案在册，以确保信息的原始性、真实性、权威性、有效性。同时，纸质文档相较于电子文档具有更高的观赏价值，用户现实体验感更佳，这是虚拟的电子档案所无法比拟的。例如一些图书馆、博物馆等的纸质文档信息就具有不可替代的价值。

最后，为确保档案信息的全面性、完整性和安全性，全面梳理档案资料，避免信息重复，对纸质文档进行归类并电子化备份，给档案信息上双锁，提高档案信息的利用率，保护信息的原始价值，减少纸质文档遭意外而损毁造成的损失，构建相应的数据库系统，加快档案信息的规范化管理。例如可以利用电子扫描技术将使用率较高的文档信息电子化，实行在线存储，或者将利用率较低，体积较大的文档信息刻录成磁盘，实行离线存储，从而满足不同种类的使用需求。

3.2 加速电子档案管理体系的规范化和人员配给的专业化，提高档案管理的科学性和有效性

没有规矩，不成方圆。电子档案管理工作尚处于发展初期，各种制度体系还不够完善，管理方法还不够规范化，人员素养也参差不齐，为了提高电子档案信息管理的质量，必须对电子档案管理体系和人员配给进行革新。

规范有效的数据采集和储存是档案管理工作顺利推进的基础，因此，首先要将电子档案信息的收集、存储、整理工作规范化。在对档案信息进行收集整理时，要明确数据的归档类别、保管期限、实际用途、保密级别、存储格式、储存路径等，分门别类建立电子档案数据集，构建规范有序的数据库系统和管理服务平台，便于使用者能够方便快捷地检索、查阅到自己所需要的信息。

其次，大数据时代，对档案管理工作者也提出了更高的要求，档案管理人员综合素质的提升对提高档案管理工作的效率和质量也起着至关重要的作用。档案管理工作者不仅要对信息保持较高的敏锐度，同时还应具备专业的电子信息管理技能。一方面，档案管理岗应该录用具有电子信息管理专业知识背景和能力的人才，坚持“引进来”的原则，提升电子档案管理队伍的整体素质，为后续构建档案管理电子化的数据库系统提供人员支撑；另一方面，档案管理单位应该不吝资金投入，坚持“走出去”的原则，鼓励加强档案管理人员的业务培训和技能培养，同时加快电子档案职业技能学习平台的构建，促进多方交流合作，全方位提升档案管理者的综合素养。

3.3 完善网络技术保护，保证档案信息的安全性和权威性

电子档案的安全性保证对一些保密性较强的档案信息显得尤为重要，比如一些人事档案涉及到档案拥有者的家庭成员概况、家庭住址、上学工作信息、资产认定、健康状况、宗教信仰等个人隐私，一旦泄露特别是被图谋不轨之人利用，进行敲诈勒索甚至人身威胁，后果不堪设想，所以必须采取有效措施加快电子档案安全性的保障。

一方面要加强电子档案传递过程中的网络监控，例如，将电子文档进行加密传输，并设置用户权限，实现定点服务，防止文件在传输过程中被恶意拦截和人为篡改；另一方面，要不断优化网络环境，提升技术保护，例如，采用防火墙技术、使用水印和电子印章等措施加强对电子文档法律效力和权威性的保障。

4 总结

本文针对大数据时代的特征，对档案管理工作的信息化如何革新和优化，提出了几点建议，旨在提高事业单位档案管理工作的效率，并充分发挥传统纸质档案和新时代电子档案各自的优势，实现互补和双赢，从而给用户提供更优质、更智能、更人性化的档案信息个性服务。