渭河下游防洪工程竣工资料整编和归档存在的问题及对策

王 莉

（陕西省江河水库工作中心，陕西 西安 710018）

0 引言

水利工程科技档案产生于整个水利基本建设过程中，是从水利项目的提出、可行性研究、设计、招投标、施工、监理及竣工验收等过程形成的具有保存价值的文字、图表、声像、图纸、计算材料等不同形式与载体的各种历史记录。竣工资料的整编质量反映了单位的工程管理水平，加之国家明确规定大中型水利工程在竣工验收之前，都要进行档案专项验收，档案验收不合格的项目不得进行竣工验收。因此搞好档案的收集、整编工作尤为重要，陕西省江河水库工作中心在建设管理中积累了大量的工程资料，对工程资料进行规范化管理对于提高水旱灾害防御能力、提高工程管理水平有重大意义。

1 渭河下游防洪工程竣工资料形成的基本情况

自1997 年渭洛河下游治理工程开工建设以来，国家先后投资完成了渭洛河下游近期治理工程、三门峡库区陕西返迁移民防洪保安工程、2003 年渭河洪水下游灾后重建应急工程、渭河综合整治工程四大项目防洪工程建设任务。共加高培厚防洪堤防172 km，整治河道工程48 处，续建加固坝垛890 余座，修建支流河口交通桥7 座，支流防倒灌3 处，堤防加宽及堤顶路面绿化30 km，建设水文水位站3 座及信息服务工程建设。完成工程总投资17.1 亿元。

近几年，陕西省江河水库工作中心为提高工程竣工资料整编质量，使其顺利转化为档案，并及时发挥其在工程建设与管理工作中的作用，将档案资料整编管理工作列为工程建设管理工作的重点，纳入每年的工作目标任务中。安排专人负责收集、整理工程档案资料，并建立健全工程档案管理制度，同时制定《基本建设工程竣工资料整编办法》，在工程建设实施过程中，工程档案资料主要由建设单位文件、监理管理文件及施工管理文件材料三大类组成，各单位在工程建设过程中，工程资料的收集整理按照统一管理、分级负责的原则，分别负责收集、汇总整理各自形成的工程过程资料，最后由中心负责对整个工程资料统一整编归档。截止目前，累计共完成275 个单位工程的竣工资料整编归档工作，形成工程档案资料共8500 余卷，图纸6900 张，照片320 册。

2 渭河下游防洪工程竣工资料特点

渭河下游防洪工程竣工资料包括工程前期计划文件材料、工程设计（初步设计、施工图设计）、工程建设管理、工程施工、工程监理、试运行、工程竣工验收等各个阶段中形成的资料文件。

2.1 工程的建设周期长

水利工程项目从前期的计划到竣工验收，由于受征地、外界条件等多种因素的影响，大多数项目均需要跨年度完成，有的附属工程项目由于受外界因素等影响被迫更改变更设计，延误施工时间，鉴于以上因素，工程在建设时间上延长后，记录和反映工程建设的文件、图纸以及影像资料的时间也随之延长，造成了建设周期较长。大多数项目均需要跨年度完成，记录和反映工程建设的文件资料、图纸以及影像资料繁多。

2.2 工程资料数量大

在承担的四大项目建设中，有堤防工程、河道治理工程、桥梁工程、防倒灌工程、路面绿化工程、水文水位站及信息服务等工程。在整编过程中对工程竣工资料进行了详细的分类，分别为工程建设前期文件材料、建设管理文件材料、施工文件材料、监理文件材料、竣工验收文件材料以及未中标单位投标资料，共7 大类。因此，在整编归档过程中形成的档案种类多、数量大。

2.3 档案利用价值高

渭河下游防洪工程档案资料形成的各种各样的文档材料、全面系统的反映了工程建设与管理的详细情况，对工程质量评定、工程竣工后的管理和维修养护都具有重要的利用价值。即使在工程竣工多年后，档案资料仍可以为其他新建工程提供宝贵借鉴和重要的参考作用。

2.4 工程档案复杂而多变

四大防洪项目在承建的过程中，涉及的工程项目多、投资大、类型多，因此档案就越复杂。按照工程的结构特点及施工部署进行项目划分，如：桥梁工程、防倒灌工程、路面绿化工程的规模大，一个项目要划分为几个单位工程，一个单位工程又划分为几十个分部工程，项目划分数量大，涉及面广、流程复杂，是造成资料多而复杂的因素，有些工程设计初期主要是拆迁征地、群众利益等因素，或者实际开工又发现与设计情况不同，造成变更比较多，更改设计图纸内容多，整个工程有太多不确定因素以及不可抗拒力，这些因素的制约和影响，也会导致档案发生较大变化，造成档案复杂而多变。

3 工程竣工资料整编和归档存在的问题

近几年，随着技术发展及管理水平的不断提高，档案管理工作逐步走向规范化、系统化、信息化。在竣工资料档案整理及管理过程中，档案验收虽取得一定的成绩，但还存在一些不足。从参与以上四大项目建设的58 个施工单位、9 个监理单位的竣工资料整编情况来看，主要有以下问题，影响档案质量及竣工验收的进度。

3.1 案卷的编目及装订不规范

科技卷内目录的编制包括序号、文件编号、责任者、文件题名、日期、页号及备注。个别施工单位填写目录不齐全，字体大小不统一，组卷要根据文件多少分册装订，按照档案要求每册不超过200 页，分册存在页数过多的现象，导致装订过厚，备考表中填写说明不完整、因漏打页码后又补填的页数要注明添加的几页说明情况，以及立卷内容中包括文字材料、照片、表格及附图的张数情况要写清楚。案卷题名要简明准确的表述卷内科技文件材料的内容，原则不超过50 个字，不能表述过于简单或者太繁琐。案卷要采用三孔一线的方法装订，长度以160 mm为宜，在案卷的左侧中不装订，个别施工单位案卷没有按规标准装订，不整齐美观。

3.2 工程竣工资料组卷不合理

竣工资料的组卷原则应遵循科技文件形成的规律和成套性特点，保持案卷内文件材料的有机联系，分类要科学，组卷合理；各分部工程的管理、技术、质量保证资料按单位工程进行组卷。个别施工及监理单位对管理文件和技术文件的内容分类不是很熟悉，工程技术、质量评定资料分类不科学合理，归档时要按照分部工程的开工先后顺序进行性组卷，施工日志单独进行组卷不能和质量评定资料装订在一起，超过20 mm 时要分册装订。质量保证资料不能和管理资料合在一起，如桥梁、防倒灌工程的质量保证资料单独成卷超过20 mm 时可分卷。

3.3 材料记录不完整

声像材料是在施工管理过程中产生的以声音和影响为记录方式，以录像带、照片、光盘等为载体并辅助以文字说明的历史记录，是具有保存价值的声像档案。个别施工的照片没有用档案专用像册，记录照片的五要素（基本内容、人物、时间、地点、事由）不完整。照片档案总说明记录过于简单，没有交待清楚工程照片包括哪些内容，备考表中立卷人、检查人未签字。

3.4 竣工图纸绘制不规范

竣工图是整个工程项目档案的重要组成部分，是工程竣工验收重点检查的对象。个别施工单位在绘制竣工图时，因技术人员的绘图水平不高，不按照国家颁布的有关竣工图纸编制办法绘图，随意在原设计图上更改标高、尺寸等；对结构形式、工艺、平面布置等发生重大设计变更的工程项目，没有按照规定重绘制竣工图，将重新绘制原因和有关变更依据，写在竣工图的说明项内。在标题栏中要注明是竣工图阶段、缺少监理单位加盖的“竣工图确认章”，有些单位的技术人员甚至不清楚在什么样的情况下怎么加盖竣工图章和监理确认章。

3.5 缺少既懂工程又懂档案管理的复合型人才

各参建单位虽然都配备了档案管理人员和技术人员，大多数人员具有较好档案管理的专业知识，但个别单位的资料整编人员不精通工程建设方面的专业知识，或者参加工作时间短，对工程技术不熟练，对于工程竣工资料由那些组成并不明确。有些工程技术人员不熟悉档案管理的有关规定及规范，平时不注重工程资料的收集及分类，往往是资料整理质量不高的根本原因。两者没有很好地结合起来。

4 规范竣工资料管理工作的建议

4.1 建立健全的组织机构

工程项目开工前，要建立相应的工程资料管理机构，并制定有关工程档案资料管理办法，确定负责资料工作的领导人和责任人，尽量安排业务能力强、既懂档案管理知识又懂技术的人员承担档案资料整编工作，而且资料管理人员还要相对稳定，尽可能不变动。如遇工作变动，各单位负责资料工作的人员须先交清原岗位应归档的所有文件资料。尤其要重视资料的完整性，另外要严格实行“三同步”管理制度。

4.2 进行经济鼓励发挥人员的积极性

由于水利工程建设工期长，中间产品的质量检查资料、各单元评定资料及绘制竣工图纸工作量较大，各单位应从综合奖励中列支用以奖励资料整编认真负责的人员，提高资料管理人员的积极性。

4.3 加强资料整编人员及档案管理人员的业务专业培训学习

从工程建设一开始，对资料专职人员必须让他们熟悉掌握档案方面的规范及规定要求。在平常的工作中能严格按高标准搞好基础资料，加强资料管理和整编归档的培训学习，不断提高业务水平。施工单位要定期对工程技术人员和档案管理人员进行档案及水利专业知识业务培训，及时更新掌握档案及水利专业知识的相关规定、规范。建设单位主管业务处室及档案管理部门要定期对每个在建工程的资料管理进行指导、督促，从而更有利于归档工作的开展。

4.4 发挥档案信息化在资料整编的作用

当今社会已进入信息时代，按照国家档案规范及信息化建设要求，全面开展水利工程技术档案数字化工作，利用计算机建立信息资料管理系统协助日常管理。全部的卷内目录和案卷目录要全部录入档案管理应用系统中，比以前原有笔写要美观整齐。将一些重要的文件、原始资料通过扫描的方式或者刻光盘延长保管期限；对于丢失资料可以从计算机打印，提高资料检索效率；为实现档案信息化管理打下良好基础。

4.5 强化工程档案的日常资料管理工作

日常的资料管理工作好坏，是影响竣工资料整编和归档质量的根本因素。平时要注重施工原始资料的收集、分类存放，专人保管；如记录按规范要求填写，文件规格统一、对设计图纸和设计变更加强管理、做好登记。对于会议纪要及施工日志要有专人记录，保证基础资料规范、系统及完整性，在完工整编时可以减少很多工作量。日常资料管理中应注意的事项很多，工程的签证单要及时办好手续，做到技术资料与工程建设同步。

5 结语

竣工资料的收集整编对于水利工程档案管理意义重大。水利工程单位资料管理人员必须做到工程资料内容的真实、系统、完整性，以保证资料档案的科学规范；管理单位要建立健全的组织机构进行经济鼓励、加强资料整编人员及档案管理人员的业务专业培训学习、强化档案信息化建设，全面提升管理水平，推动水利档案更好的服务于水利建设与管理。