浅谈如何优化机关室藏档案管理结构

张凤丽

(黑龙江省航务勘察设计院，黑龙江 哈尔滨 150001)

1 做好档案收集工作

1.1 归档的文件材料应齐全完整

所谓档案的齐全完整，就是指归档的文件材料能够全面地、真实地反映本单位的工作面貌，看一年归档的文件材料，就能了解这个单位一年来的基本工作情况，看全部档案就能知道这个单位的整个历史。

一个机关应归档的文件材料种类很多，大体分为四部分。

一是上级机关的文件材料，包括上级机关颁发的属于本机关主管业务并要执行的文件，以及普发的、非本机关主管业务但需执行的法规性文件；上级召开的需要贯彻执行的会议的主要文件材料；上级机关转发本机关的文件，本机关代上级机关草拟并被采用的文件的最后草稿和印本，以及上级机关、党和国家领导人、人民代表检查本机关工作形成的各种重要文件材料(包括音像材料)等。

二是本机关的文件材料，包括本机关负责召开的工作会议、专业会议、机关党组及行政领导会议的文件材料；本机关颁发的各种正式文件；本机关及其内部各组织机构形成的工作计划、总结、报告、统计报表、财务与会议文件、人事工作文件，以及反映业务活动和科学技术管理的专业文件材料；本机关的请示与上级机关的批复文件，下级机关的请示与本机关的批复文件；本机关领导人公务活动形成的重要信件、电报、电话记录，从外机关带回的与本机关有关的重要文件材料；本机关的各种规章制度，以及反映本机关成立、合并、人员编制、历史沿革、合同、协定、财产、物资、档案等方面的文件、凭证、账册等材料；……