事业单位档案管理信息化建设存在的问题与解决措施

徐铮 湖北省野生动物救护研究开发中心

档案管理信息化与国家提出的方针和策略两者之间是有关系的，事业单位是国家的政策实施的部门，如果事业单位所有的材料与资料能够用信息化的方式输入来进行管理，就能方便很多，对于资料的保存和完善提供了方便，同时也能降低对人力和物力的成本，但是根据目前科技水平的发展，我们还不能最大限度的实现信息化建设，所以说在整体的改造和管理的过程中依然存在着问题。

一、事业单位档案管理信息化建设中存在的问题

（一）档案管理信息化的配套设施不够完善

在我国事业单位的档案管理中，事业单位的人员流动性大，所以在档案信息的保留与管理中这一方面有许多的误差，而且事业单位的配套设施也不完善，所以有些材料在收集和整理的时候不够全面，如果往更严重的方面来说，甚至会对档案保存的安全受到影响，并且也会导致工作的效率很低，因此，事业单位的管理层在对配套设施的完善上面要增加重视，但是有些事业单位的管理层没有对这项工作产生重视，这项工作就一直没有落实下来，就不能很好的提高工作的效率。

（二）信息的安全性不到位

和以往纸质的档案管理相比较，网络的发展扩展了信息收集的渠道和方法，一些网络技术也能对信息起到很好的处理作用，能够让收集到的信息资源被充分的采用，并且信息化管理的存储性也很强，存储空间大，还能形成一个数据库，也可以和别人快速的进行信息共享，这样虽然方便了档案的管理，但是也会有一定的网络风险。

（三）工作人员的素质不足

在事业单位上班时间比较久的人，尤其是年龄稍微大一些的人，他们受传统的观念的影响很深，并且也习惯了以前的工作方式，档案管理信息化建设对他们来说是一项新的事物，要让他们快速接受，是一件比较困难的事情，她们的观念无法快速转变，就很难跟上信息化技术的水平，并且信息化的应用这一方面，对于工作人员的信息技术应用来说有着很高的要求，因此，工作人员观念的转变和信息技术的应用也是一大难题。

（四）档案的资源没有被充分利用

到目前为止，事业单位档案管理的制度也存在一些问题，有一部分工作人员对于档案的保密性工作做得很好，但是档案资源的开发与利用这一部分的工作不够重视，这些档案资源没有被充分的利用，没有挖掘他们的潜在价值。

二、事业单位档案管理信息化建设存在问题的解决措施

（一）相关的配套设施进行完善

想要很好的做到档案管理信息化建设，不仅要在人力上下功夫，当然也少不了完善的配套设施，如果仅仅在工作人员身上下功夫，而没有重视配套设施的完善，那么档案管理信息化建设，也没有办法很好的进行，要想拥有好的设备，就要花费更多的资金，不管是设备的购进，还是设备的升级优化，都和资金脱不开关系，只有不断的升级和完善设备，才能让配套设施的安全方面和搜集资料的准确方面得到很大的提高，打个比方说，如果配套设施没有升级或者优化，在工作的时候，输入资料和存储信息的时候，其中一些步骤就会出现一些漏洞，或者是大大小小的错误，一旦出现问题，工作就无法很好的进行，影响工作的进程，也有可能会出现资料被丢失的情况，配套设施如果没有及时的优化和更新，就会影响工作的效率，所以，事业单位必须对配套设施的完善引起高度的重视。

（二）对档案信息进行合理的开发

据我们对目前信息化技术应用的调查结果可知，信息与信息之间的共同分享还没有很好的实现，有一些事业单位所保存的档案文件，保密性较高，无法进行信息共享，对于一些可以开发利用的文件来说，由于种种原因的限制，也没有办法做到很好的信息共享，目前有了解决这个问题的好方法，出现了云计算，云计算可以加入到信息的档案管理中，可以使信息共享，云计算可以储存大量的资料，并且拥有数据库，是一个划时代的产物，所以云计算这项技术可以应用到事业单位档案管理信息化建设中。

（三）定时的对电脑进行检查

还有最重要的一个问题就是信息的管理安全问题，事业单位的很多文件都是机密性很强的文件，如果发生丢失或者是泄露等问题，将会造成很严重的后果，因此，在档案管理信息化建设中，要采取一些方法或者是有效的手段来保证文件的保密性，安装一些杀毒软件，定期的对电脑病毒进行查杀和处理，及时的发现问题，解决问题，以免造成严重的后果。

（四）提高工作人员自身的素质

如果只有好的配套设施，工作人员没有过硬的技术的话，就无法完成档案管理信息化建设这项工作，对于工作人员来说，首先就是要对计算机的操作进行熟练的应用，对网络信息化的一些理论知识也要掌握，工作人员一定要快速转变传统的思想，积极的学习新的工作方法，努力的提升自身的计算机素养和水平，以便于更好的工作，在平常的工作中，计算机操作水平比较高的工作人员，也要积极的给一些计算机操作不熟练的工作人员，灌输一些基本的计算机操作理论知识，并教给他们实际的操作技术，以防他们在遇到问题时，能够妥善的解决。

（五）做好档案的保密工作

根据如今的网络发展的水平，网络信息的传播速度很快，范围也很广，如果事业单位的一些机密性比较强的文件，在网络上随意的传播或者是交流的话，将会对事业单位的信息安全造成非常严重的影响，一方面，事业部门要做好文件的保密管理的机制，对一些机密性比较强的文件进行更好的保密安全管理，可以让工作人员提高对于机密文件保护的重视程度，先从内部进行防护，另一方面就是提高网络安全技术，防止一些心思不正的人去窃取机密文件。

（六）建立完善的档案管理制度

要建立一个完善的档案管理制度，完善的档案管理制度是一项创新型举措，制定一个完善的档案管理制度为档案管理信息化建设奠定了理论基础，相关的工作人员必须依据档案管理制度来进行工作，这样才能避免出错，更好的避免信息的丢失，工作更有依据性和条理性，确保工作的一步步实施，提高工作的效率。

三、结束语

总而言之，在如今这个飞速发展的网络社会，我们必须要跟紧时代的步伐，事业单位也不能例外，想要更好地进行事业单位档案管理的信息化建设工作，就必须改变传统的工作观念，树立一些现代观念，并积极的学习新的操作技能，这样才能更好地实现事业单位档案管理的信息化建设的工作。